วิธีจดบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

บางคนได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่จดบันทึกนาทีในการประชุมซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่เห็นคุณค่าอย่างไรก็ตามการเรียนรู้ศิลปะของการจดบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่เพียง แต่เป็นประโยชน์สำหรับผู้เข้าร่วมเพื่อทำความเข้าใจกับปัญหาการอภิปรายและตกลงในรายการการดำเนินการ แต่ยังสามารถช่วยผู้อื่นที่ไม่ได้อยู่ที่โต๊ะในการตัดสินใจ อย่าดูถูกพลังและประสิทธิผลของการเรียนรู้วิธีฝึกฝนทักษะการเขียนนี้

รายการที่คุณจะต้อง

• วาระการประชุม

• รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม

• ปากกาหรือดินสอ

• Notepad หรือแล็ปท็อป

• อุปกรณ์บันทึกเสียง (ไม่จำเป็น)

เริ่มต้นนาทีการประชุมของคุณที่ด้านบนโดยการเขียนชื่อของการประชุมที่ตั้งวันที่และเวลาที่มันถูกจัดขึ้น

ทำรายการผู้เข้าร่วมประชุมที่ได้รับเชิญซึ่งมีชื่อชื่อและแผนกที่ตนแสดงพร้อมกับผู้ได้รับเชิญ แต่ไม่แสดง แสดงรายชื่อของวิทยากรรับเชิญหรือผู้นำเสนอด้วย

สร้างหัวข้อย่อยสำหรับแต่ละวาระและจดบันทึกเมื่อการสนทนาเกี่ยวข้องกับหัวข้อนั้น จดการอภิปรายที่สำคัญและพยายามหาชื่อบุคคลที่เกี่ยวข้องกับประเด็นสำคัญใด ๆ

หลังจากการอภิปรายในหัวข้อให้จดบันทึกขั้นตอนถัดไปที่ตกลงกันไว้หรือการตัดสินใจที่ทำไว้ในระเบียบวาระการประชุมนั้นเพื่อรวมการดำเนินการที่แนะนำโดยบุคคลที่ถึงกำหนดวันที่ผู้รับผิดชอบหรือแผนกสำหรับการนำไปปฏิบัติ ฯลฯ นี่เป็นส่วนที่สำคัญที่สุด กระบวนการตั้งแต่แผนปฏิบัติการใด ๆ จากการประชุมจะได้รับจากส่วนนี้

สำหรับปัญหาหรือจุดอภิปรายใด ๆ ที่ยกขึ้น แต่ไม่ได้รับการแก้ไขให้เพิ่มลงในส่วนที่แยกต่างหากของหน้าเว็บนาทีที่มีข้อความระบุว่า ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถดูเหล่านี้ได้ในภายหลังและโฮสต์การประชุมสามารถตัดสินใจว่าจะจัดการกับวิธีแก้ปัญหาของรายการเหล่านี้ได้ดีที่สุดอย่างไร

ในตอนท้ายของรายงานให้เขียนข้อตกลงที่ตกลงกันไว้ในวันเวลาและสถานที่ประชุมถัดไปพร้อมกับข้อมูลอื่น ๆ ที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องทราบเพื่อเตรียมการสำหรับเซสชันถัดไป

สุดท้ายตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมที่ได้รับเชิญทุกคนไม่ว่าจะได้รับหรือไม่ได้รับสำเนารายงานการประชุม เป็นกฎง่ายๆที่ควรลองและแจกจ่ายรายงานการประชุมภายใน 24 ถึง 48 ชั่วโมงหลังจากการประชุม ด้วยวิธีนี้หากบางสิ่งไม่ถูกต้องหรือมีบางคนผิดพลาดก็สามารถแก้ไขได้ในขณะที่ยังสดอยู่ในใจของผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน

เคล็ดลับ

• เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีรายชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมที่ถูกต้องเนื่องจากอาจจำเป็นต้องทราบภายหลังว่ามีใครเข้าร่วมและมีส่วนร่วมในการตัดสินใจที่สำคัญในการประชุมอย่าลืมเขียนชื่อและวันที่ที่คุณใช้เวลา ชื่อพา ธ ของตำแหน่งที่สามารถพบนาทีได้หากจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์บนคอมพิวเตอร์

การเตือน

มันเป็นการดีที่จะจดชวเลข แต่พยายามอย่าถอดความหรือสอดแทรกคำพูดความคิดเห็นหรือความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่คุณคิดว่ามีคนพูดรู้สึกหรือคิด - เขียนรายงานตามที่บุคคลนั้นกล่าว