พนักงานทุกระดับอาจต้องเขียนบันทึกประกาศ (โดยทั่วไปเรียกว่าบันทึกช่วยจำ) เป็นส่วนหนึ่งของงานของพวกเขา การเขียนบันทึกช่วยจำที่มีประสิทธิภาพสะท้อนให้เห็นถึงผู้เขียนที่เป็นบวกเพราะเป็นสัญลักษณ์ของการมีทักษะการสื่อสารที่ดี บันทึกช่วยจำประกาศให้ข่าวสารเชิงบวกและเชิงลบแก่พนักงานทั่วทั้งองค์กร การเลื่อนตำแหน่งและการประกาศรับสมัครงานมักจะได้รับด้วยความตื่นเต้นในขณะที่การเปลี่ยนแปลงนโยบายและการลดการประกาศอาจทำให้เกิดความกังวลและความเครียด การสร้างข้อความทึบช่วยส่งข้อความอย่างชัดเจนและในเชิงบวก
ระบุข้อความสำคัญที่คุณพยายามสื่อ พิจารณาว่าข่าวจะได้รับการต้อนรับหรือไม่และใช้ข้อมูลนี้เพื่อตัดสินใจว่าจะจัดเฟรมข้อความที่ดีที่สุดได้อย่างไร ข้อความเชิงลบจะต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสาเหตุที่ทำบางสิ่งบางอย่างในขณะที่ข้อความในเชิงบวกสามารถมุ่งเน้นไปที่ข่าวที่ถูกส่งโดยไม่ต้องเพิ่มข้อมูลพื้นฐานรายละเอียดเกี่ยวกับสาเหตุที่เกิดเหตุการณ์
เรียนรู้วิธีการบันทึกส่วนประกอบพื้นฐานสี่รายการ บันทึกช่วยจำที่ดีที่สุดจะยึดตามรูปแบบที่ยอมรับซึ่งเป็นที่ยอมรับในการเขียนเชิงธุรกิจ ในการทำเช่นนั้นผู้เขียนบันทึกยังคงเป็นกลางในการประกาศและจะไม่ลำเอียง บันทึกช่วยจำประกอบด้วยส่วนสำคัญสี่ส่วน ได้แก่ ส่วนหัวการเปิดตัวและข้อสรุป
สร้างส่วนหัวของคุณ หัวเรื่องประกอบด้วยสี่ส่วนหลัก: ถึงจากวันที่และหัวเรื่อง ฟิลด์“ ถึง:” ประกอบด้วยรายชื่อผู้รับและตำแหน่งงานของผู้รับ ฟิลด์“ จาก:” ประกอบด้วยชื่อและชื่อของบุคคลที่บันทึกนั้นมาจาก ฟิลด์“ วันที่:” เป็นวันที่บันทึกบ่อยที่สุดเมื่อเทียบกับวันที่ร่างหรือสร้าง ช่อง“ หัวเรื่อง:” จะบอกวัตถุประสงค์ของบันทึกให้ผู้รับทราบ ฟิลด์เหล่านี้คล้ายกับฟิลด์ที่ใช้กันทั่วไปในอีเมลและแต่ละฟิลด์ควรปรากฏดังนี้:
ถึง: จาก: วันที่: เรื่อง:
เขียนการเปิดบันทึกช่วยจำ ย่อหน้าเปิดมุ่งเน้นไปที่วัตถุประสงค์ของการสื่อสาร รวมถึงข้อมูลพื้นหลังที่จำเป็นเพื่อช่วยให้ผู้รับเข้าใจการประกาศ
เขียนเนื้อหาของบันทึก เนื้อหามีข้อมูลรายละเอียดใด ๆ ที่ผู้รับจำเป็นต้องรู้ โปรโมชั่นอาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับงานและความรับผิดชอบใหม่ของพนักงานรวมถึงเวลาที่พวกเขาจะได้รับบทบาทใหม่ การเปลี่ยนแปลงนโยบายควรมีข้อมูลว่านโยบายใหม่จะมีผลบังคับใช้เมื่อใดและจะมีผลกระทบต่อพนักงานอย่างไร
เขียนบทสรุปของบันทึกช่วยจำ ข้อสรุปที่ดีบอกพนักงานว่าพวกเขาต้องทำอะไรเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง
ใช้เวลาสักครู่จากบันทึกช่วยจำแล้วกลับไปแก้ไขด้วยตาใหม่ บันทึกช่วยจำที่เขียนได้ดีนั้นปราศจากข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และส่งข้อความที่ชัดเจน
