วาระการประชุมเป็นเหมือนน้ำมันออกเทนสูงสำหรับการประชุมพวกเขาสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการตัดสินใจได้อย่างมาก หนึ่งวาระที่ดีสามารถลดจำนวนการประชุมที่จำเป็นในการดำเนินโครงการให้เสร็จครึ่งหนึ่งและลดแนวโน้มการประชุมเพื่อแยกสาขาออกเป็นการอภิปรายที่ไม่เป็นประโยชน์ต่อการบรรลุเป้าหมาย
บทบาทของวาระการประชุม
เป้าหมายของวาระการประชุมคือเพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการตัดสินใจระหว่างสมาชิกในกลุ่ม นี่อาจเป็นการอัพเกรดเทคโนโลยีหรือการอภิปรายงบประมาณ วาระการประชุมช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมุ่งเน้นไปที่การตัดสินใจขั้นสุดท้าย วาระการประชุมยังทำให้ง่ายต่อการประเมินความสำเร็จของการประชุมโดยจัดทำรายการตรวจสอบสำหรับการติดตามและความรับผิดชอบ
รูปแบบ
บรรทัดแรกของวาระการประชุมควรระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการประชุม รูปแบบบางวาระต้องการระบุเป้าหมายพร้อมกับเป้าหมายย่อยหลังจากแต่ละวาระ ทั้งสองรูปแบบสร้างกรอบการสนทนา วาระอาจแตกต่างกันจากง่ายไปซับซ้อน พวกเขาสามารถรวมสิ่งที่แนบมาและอ่านเนื้อหาหรือวาระการประชุมจากการประชุมครั้งที่แล้ว ประเภทของรูปแบบที่ใช้โดยทั่วไปแล้วจะเป็นไปตามรูปแบบและความยาวของการประชุม กฎง่ายๆคือรูปแบบควรตรงกับชุดของผู้เข้าร่วมประชุม นั่นคือการประชุมที่เต็มไปด้วยรองเท้าแตะและกางเกงขาสั้นจะได้รับตามวาระการประชุมอย่างไม่เป็นทางการในขณะที่ห้องเต็มไปด้วยชุดสูทอาจต้องใช้วาระทางการ
เทียบกับนอกระบบ
การประชุมสั้นหรือไม่เป็นทางการสามารถถูกรวมไว้ในอีเมลหรือการแจ้งเตือนการประชุม อาจมีหนึ่งบรรทัดสำหรับเป้าหมายของการประชุมและจากนั้นสามถึงห้าจุดการอภิปรายสั้น ๆ วาระยาวมักจะเป็นแบบเต็มหน้าซึ่งรวมถึงชื่อสถานที่ประชุมวันที่และเวลาเป้าหมายและหัวข้อหรือจุดอภิปราย การประชุมที่ยาวนานควรรวมเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อการอภิปรายและชื่อของผู้นำเสนอ รูปแบบของวาระทั้งสองควรลงท้ายด้วยส่วนสำหรับ "ขั้นตอนต่อไป" สำหรับการติดตาม "ขั้นตอนต่อไป" เหล่านี้จะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับหัวข้อวาระการประชุมในการประชุมครั้งต่อไป
