โดยทั่วไปแล้วนายจ้างจะรวมเช็คต้นขั้วหรือใบแจ้งยอดเทียบเท่ากับเช็คของพนักงานแต่ละคนไม่ว่าจะมาในรูปแบบของเอกสารที่เป็นกระดาษหรือแบบออนไลน์สำหรับการจ่ายเงินที่ออกโดยการฝากโดยตรง Check stubs เป็นเอกสารที่อาจจำเป็นเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดการเก็บบันทึกของรัฐบาล แม้ว่าจะไม่ได้รับการตรวจเช็คสตับ แต่ก็อาจจะต้องระมัดระวัง
ข้อกำหนดของ FLSA
รัฐบาลไม่มีกฎบังคับให้นายจ้างต้องออกหรือเก็บต้นขั้วเช็ค ข้อกำหนดมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรมนั้นให้แนวทางในการจัดทำเอกสารเงินเดือน โดยทั่วไปข้อมูลเงินเดือนจะต้องถูกเก็บไว้ สามปี. หากตอไม้ที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลบางส่วนจะต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลาสามปีเช่นกัน บันทึกการจ่ายเงินเดือนต้องประกอบด้วย:
- ชื่อพนักงานที่อยู่และหมายเลขประกันสังคม
- เพศและอาชีพของพนักงาน
- วันเดือนปีเกิดของแรงงานอายุต่ำกว่า 19 ปี
- วันที่และเวลาในแต่ละสัปดาห์ของงานเริ่มต้นและสิ้นสุด วันที่เริ่มต้นระยะเวลาเงินเดือนถ้าจำเป็นต้องแตกต่างจากสัปดาห์การทำงาน
- วันที่ลูกจ้างได้รับเงิน
- ชั่วโมงทำงานรายวันและรายสัปดาห์
- อัตราการจ่ายของพนักงาน
- ค่าจ้างปกติค่าล่วงเวลาและการเพิ่มเติมหรือหักจากค่าจ้างของพนักงาน
นายจ้างต้องเก็บบัตรลงเวลาหรือบันทึกเวลาทำงานที่เทียบเท่าเป็นเวลาสองปี
ข้อกำหนดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนของรัฐบาล
คณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกันกล่าวว่านายจ้างจะต้องเก็บบันทึกการจ้างงานทั้งหมดรวมถึงการตรวจสอบต้นขั้วและบันทึกการจ่ายเงินเดือนอย่างน้อยหนึ่งปี ในกรณีที่พนักงานยื่นเรื่องร้องเรียนต่อ EEOC จะต้องเก็บรักษาบันทึกไว้จนกระทั่งหนึ่งปีหลังจาก EEOC จัดการเรื่องสุดท้ายหรือหนึ่งปีหลังจากการตัดสินคดีใด ๆ
รัฐสามารถกำหนดข้อกำหนดการเก็บบันทึกเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่นคณะกรรมาธิการแรงงานของเท็กซัสกล่าวว่านายจ้างจะต้องจัดทำเช็คต้นขั้วหรือเอกสารเทียบเท่าที่แสดงรายการข้อมูลทั้งหมดที่ใช้ในการจัดทำเช็คเงินเดือน ต้องเก็บบันทึกเงินเดือน สี่ปี เพื่อปฏิบัติตามกฎการเก็บค่าชดเชยการว่างงานในรัฐเท็กซัส
คำแนะนำเกี่ยวกับประวัตินายจ้าง
ธุรกิจหรือองค์กรสร้างเช็คและตรวจสอบสตับด้วยเหตุผลหลายประการ สรรพากรบริการแนะนำให้ตรวจสอบต้นขั้วและบันทึกธนาคารที่ทำหน้าที่เป็น เอกสารประกอบ เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีจะถูกเก็บไว้สำหรับระยะเวลาของข้อ จำกัด ตัวอย่างเช่นระยะเวลาของข้อ จำกัด สำหรับการคืนภาษีคือหกปี Nolo.com ชี้ให้เห็นว่าธุรกิจต่าง ๆ คอยตรวจสอบข้อมูลและบันทึกทางการเงินอย่างน้อยเจ็ดปี
