ไม่มีใครชอบที่จะให้ข่าวร้ายโดยเฉพาะกับพนักงาน อย่างไรก็ตามเมื่อธุรกิจล่มมักจำเป็นต้องเลิกจ้างหรือลดเวลาทำงาน ข้อความเหล่านี้เป็นเรื่องยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการเขียนจดหมายเพราะมันอาจดูเหมือนว่าไม่ว่าคุณจะระบุข้อเท็จจริงอย่างไรผู้รับจะโกรธและอารมณ์เสีย โชคดีที่มีการวางแผนบางอย่างคุณสามารถเขียนจดหมายที่ช่วยให้พนักงานเข้าใจง่ายและช่วยให้พวกเขาเข้าใจธรรมชาติที่ยากลำบากในการตัดสินใจลดชั่วโมงทำงานของพวกเขา
พิมพ์วันที่ ข้ามช่องว่าง หากคุณกำลังปรับจดหมายให้เป็นแบบส่วนตัวให้กับพนักงานแต่ละคนให้ใช้ฟังก์ชันจดหมายเวียนในโปรแกรมประมวลผลคำเพื่อเพิ่มชื่อและที่อยู่ คุณอาจละเว้นที่อยู่ภายในทั้งหมดและเขียนจดหมายทั่วไปหากคุณมีพนักงานจำนวนมากเกินไปที่จะทำสำเนาส่วนบุคคล
เปิดจดหมายโดยพิมพ์ "เรียน (ใส่ชื่อพนักงาน)" ตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ หากคุณกำลังเขียนจดหมายทั่วไปให้พิมพ์ "Dear Valued Employee" ตามด้วยเครื่องหมายโคลอน
เริ่มจดหมายโดยให้พื้นหลัง อธิบายว่า บริษัท กำลังสูญเสียเงินและสิ่งที่คุณพยายามทำเพื่อต่อต้านการลดลง เขียนภาษาที่ชัดเจน แต่มีรายละเอียดเพียงพอเพื่อให้พนักงานเข้าใจว่า บริษัท กำลังเผชิญกับช่วงเวลาที่ยากลำบาก อย่าพูดถึงชั่วโมงที่ลดลงในย่อหน้าแรกเพราะพนักงานอาจจะหยุดอ่านแล้วคุณจะเสียโอกาสในการอธิบายสถานการณ์หรือพยายามรักษาความปรารถนาดีไว้
อธิบายการลดจำนวนชั่วโมงในย่อหน้าที่สอง เฉพาะเจาะจง. คนงานสามารถคาดหวังว่าจะเสียเวลากี่ชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ เมื่อใดที่พวกเขาจะกลับสู่กำหนดการปกติของพวกเขาถ้ามี พนักงานจะมีคำถามจำนวนมากและพูดคุยกับพวกเขาตอนนี้จะป้องกันความสับสนและโทรศัพท์ไปยังสำนักงาน
เน้นข่าวดีถ้ามี ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังลดชั่วโมงเพื่อหลีกเลี่ยงการเลิกจ้างใครก็ตามให้ระบุว่า หากคุณมีกลยุทธ์ที่คุณคิดว่าจะทำให้ธุรกิจของคุณกลับมาเป็นสีดำในไม่ช้าให้พนักงานรับรู้ในแง่ดีของคุณ แม้ว่าข่าวดีจะมีขนาดค่อนข้างเล็ก แต่ก็จะช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าคุณมีความสนใจในสิ่งที่ดีที่สุด
ให้ข้อมูลการดำเนินการในย่อหน้าสุดท้าย หากพนักงานจำเป็นต้องทำอะไรเช่นกรอกเอกสารเพิ่มเติมแจ้งให้พนักงานทราบ ขอบคุณพวกเขาที่อดทนกับคุณในกระบวนการที่ยากลำบากนี้
