การบันทึกการเคลื่อนไหวในการประชุมเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการจัดการองค์กรใด ๆ งานนั้นอาจน่าเบื่อ แต่สำคัญ มันขึ้นอยู่กับเลขานุการของการประชุมที่จะรับรู้ว่ามันไม่สำคัญที่จะบันทึกทุกสิ่งที่ถูกกล่าวเฉพาะสิ่งที่ทำหรือตัดสินใจในที่ประชุม การเคลื่อนไหวมีความสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากเป็นรากฐานที่มั่นคงสำหรับการดำเนินการในภายหลังและแม้แต่คนที่เข้าร่วมการประชุมอาจจำเป็นต้องย้อนกลับไปและปรึกษารายงานการประชุมเพื่อจดจำสิ่งที่พวกเขาตกลงที่จะทำ
บันทึกข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับการประชุมโดยเฉพาะวันที่และชื่อผู้เข้าร่วมประชุม สังเกตใครก็ตามที่ไม่อยู่และมีใครก็ตามที่มีอำนาจลงคะแนนแทนพร็อกซีที่เป็นตัวแทนของสมาชิกที่หายไปของคณะกรรมการ
บันทึกขั้นตอนมาตรฐานตามด้วยคณะกรรมการซึ่งอาจรวมถึงองค์ประกอบต่างๆเช่นการยืนยันรายงานการประชุมครั้งก่อนข้อความเปิด (บันทึกย่อที่ส่งข้อความไม่ใช่เนื้อหาของข้อความ) และอื่น ๆ โปรดทราบว่านี่เป็นการประชุมที่กำหนดเวลาไว้เป็นประจำหรือหากเป็นการประชุมพิเศษเพื่อวัตถุประสงค์ที่ผิดปกติเช่นการประชุมงบประมาณฉุกเฉิน
เน้นจุดเริ่มต้นของการเคลื่อนไหวโดยการวางคำว่า "MOTION" ในตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่หรือขีดเส้นใต้ตามด้วยชื่อของบุคคลที่เสนอการเคลื่อนไหว (ตัวอย่างเช่น "MOTION by Colonel Mustard")
บันทึกการเคลื่อนไหวอย่างแม่นยำตามที่ระบุไว้ การเคลื่อนไหวอาจแสดงเป็นตัวเอียง หากมีการอภิปรายเกี่ยวกับถ้อยคำที่แม่นยำของการเคลื่อนไหวก่อนที่จะมีการลงคะแนนเสียงอย่าบันทึกการอภิปรายเพียงแสดงภาษาที่แม่นยำของการเคลื่อนไหวรุ่นสุดท้าย (ตัวอย่างเช่น "การเคลื่อนไหวโดยพันเอกมัสตาร์ด: คณะกรรมการแก้ไข ตำหนิอย่างเป็นทางการศาสตราจารย์พลัมที่ข่มขู่นายกรีนด้วยแท่งเทียน ")
บันทึกผลการลงคะแนน คณะกรรมการอาจเลือกที่จะบันทึกว่าทุกคนในคณะกรรมการลงคะแนน (ใช่เปล่างดออกเสียง) จำนวนโดยไม่มีการตัดสินใจส่วนตัว (ผ่าน 5 ถึง 3) หรือเพียงแค่ผลลัพธ์ (ผ่าน)
