วิธีการใช้โทรศัพท์อย่างเหมาะสม

การใช้การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพสามารถสร้างหรือทำลายธุรกิจของคุณโดยเฉพาะถ้าคุณอยู่ในตำแหน่งที่ติดต่อโดยตรงกับลูกค้า PacificTel แนะนำให้คุณดูแลการสนทนาทางโทรศัพท์ไม่ว่าจะเป็นการสนทนาส่วนตัวหรือการโทรมืออาชีพราวกับว่าพวกเขาจะเป็นการประชุมแบบตัวต่อตัวเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะทำให้ลูกค้าประทับใจและคุณเป็นอย่างดี

ทำให้คำทักทายสุภาพและระบุชื่อของคุณ หากคุณเป็นผู้รับสายให้ลองตอบรับโทรศัพท์ด้วย“ สวัสดี นี่คือ Jane Doe "แทนที่จะเป็น" Hello "แบบง่ายหากคุณเริ่มต้นการโทรให้ระบุวัตถุประสงค์ของการโทรล่วงหน้า

ถือเครื่องรับหรือไมโครโฟนไว้ใกล้ปากพูดด้วยน้ำเสียงปกติและออกเสียงคำของคุณอย่างชัดเจน อย่าสันนิษฐานว่าคนที่อยู่อีกด้านหนึ่งของโทรศัพท์นั้นมีเส้นที่ชัดเจนเหมือนกับที่คุณทำ ทำทุกสิ่งที่คุณทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณพูดนั้นเป็นที่เข้าใจได้ง่าย

เลือกสภาพแวดล้อมที่เงียบสงบสำหรับการโทร หากเพื่อนร่วมงานกำลังพูดเสียงดังยกตัวอย่างตัวคุณเองกับผู้โทรและขอให้เพื่อนร่วมงานของคุณอนุญาตให้คุณมีความเป็นส่วนตัวในการโทรหรือหาสถานที่อื่น หากคุณกำลังพูดโทรศัพท์มือถือนั่งลงและมุ่งเน้นไปที่การโทร หากคุณย้ายไปรอบ ๆ คุณอาจสร้างเสียงที่สามารถตัดคำของคุณ หากคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมที่มีลมแรงให้ก้าวเข้าสู่ภายในเพื่อโทรออกหรือจัดตารางใหม่อีกครั้ง ลมที่พัดเข้าหาไมโครโฟนสามารถโทรออกได้ยากมาก

ปล่อยให้สายที่สองและสายถัดไปไปที่วอยซ์เมลถ้าเป็นไปได้ โทรออกสายอื่น - หากคุณต้องรับสาย - ย่อ มหาวิทยาลัยเซาเทิร์นอิลลินอยส์แนะนำให้คุณถามผู้โทรก่อนว่าคุณจะพักสายไว้เพื่อโทรออกอีกครั้งจากนั้นกลับมาตรวจสอบทุก 15 ถึง 30 วินาทีหรือจนกว่าคุณจะโทรออกอีกครั้ง

ระบุข้อความที่ชัดเจนและรัดกุมหากคุณต้องฝากข้อความไว้ในข้อความเสียง ระบุชื่อวัตถุประสงค์ของการโทรและระบุว่าจะโทรกลับหรือไม่ หากคุณขอโทรกลับให้ปล่อยหมายเลขโทรศัพท์ของคุณรวมถึงรหัสพื้นที่และทำซ้ำหมายเลขเพื่อให้แน่ใจว่าชัดเจน

เคล็ดลับ

• อย่าเปิดเผยผู้โทรไปยังเสียงส่วนตัวของคุณ หลีกเลี่ยงการเคี้ยวหมากฝรั่งหรือรับประทานอาหารขณะพูดคุยทางโทรศัพท์และปิดบังโทรศัพท์และหันหัวหากคุณมีอาการไอหรือจาม

การเตือน

รายงานความปลอดภัยการจราจรบนทางหลวงแห่งชาติรายงานว่าเกือบ 1,000 คนเสียชีวิตและอีก 24,000 คนได้รับบาดเจ็บในปี 2552 จากอุบัติเหตุรถยนต์ที่เกี่ยวข้องกับการใช้โทรศัพท์มือถือ ปิดโทรศัพท์ของคุณขณะขับรถหรือใช้ตัวเลือกแฮนด์ฟรีและอย่าส่งหรืออ่านข้อความขณะขับรถ