ในธุรกิจการร้องเรียนของลูกค้าสามารถส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงของธุรกิจและจำเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม หากคุณมีลูกค้าหลายรายที่มีประสบการณ์ไม่ดีและธุรกิจเลือกที่จะเพิกเฉยหรือไม่ทำอะไรเลยคุณไม่เพียง แต่จะสูญเสียธุรกิจนั้นไป แต่ยังเป็นธุรกิจของทุกคนที่พวกเขารู้จักด้วย หากบุคคลส่งเรื่องร้องเรียนทางไปรษณีย์หรือทางอีเมลและเธอได้รับจดหมายตอบกลับแบบฟอร์มก็สามารถเพิ่มความไม่พอใจได้ ลูกค้าต้องการได้ยิน จัดการกับข้อร้องเรียนของลูกค้าเป็นรายบุคคล มีกระบวนการที่สามารถใช้เพื่อให้มั่นใจว่าข้อร้องเรียนของลูกค้าได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้สร้างความสัมพันธ์ที่ลูกค้ารู้สึกถึงคุณค่าและผลตอบแทนในอนาคต
ขออภัยลูกค้าและอ้างถึงข้อร้องเรียนโดยเฉพาะ การขอโทษแสดงให้เห็นว่าคุณรับทราบการร้องเรียนและขออภัยอย่างแท้จริงสำหรับปัญหา สิ่งนี้ควรทำในคำพูดของคุณและด้วยความเห็นอกเห็นใจ หากคุณให้รายละเอียดการตอบสนองต่อการร้องเรียนของลูกค้าก็แสดงให้เห็นว่าคุณมีความคิดที่เป็นปัญหาและไม่ได้ปัดเป่าการร้องเรียนเป็นเรื่องเล็กน้อย
รับทราบข้อร้องเรียนทันทีที่ได้รับไม่ว่าจะเป็นการร้องเรียนด้วยตนเองหรือทางไปรษณีย์และอีเมล หากเป็นแบบส่วนตัวให้ฟังการร้องเรียนของบุคคลนั้นโดยไม่ขัดจังหวะ หากเป็นทางไปรษณีย์หรืออีเมลให้ส่งคำตอบทางจดหมายหรืออีเมลแจ้งให้บุคคลที่คุณได้รับการร้องเรียนและจะติดต่อกลับในไม่ช้า
อธิบายให้ลูกค้าฟังถึงสิ่งที่คุณทำเพื่อให้ถูกต้อง อย่าแก้ตัวเนื่องจากข้อผิดพลาดที่ธุรกิจของคุณทำ ลูกค้าไม่สนใจว่าจะเกิดอะไรขึ้น ลูกค้าสนใจเฉพาะสิ่งที่คุณกำลังจะทำเพื่อแก้ไข หากคุณแสดงว่าคุณยินดีที่จะแก้ไขปัญหาคุณมีแนวโน้มที่จะพึงพอใจและทำธุรกิจกับพวกเขาต่อไป
บอกพวกเขาว่าธุรกิจในอนาคตสำคัญกับคุณมาก ให้ทางลูกค้าติดต่อคุณทางโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลของคุณเสมอ ถามความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาจัดการเรื่องร้องเรียนและใส่บัตรของขวัญเพื่อขอโอกาสในการทำธุรกิจกับพวกเขา ติดตามอีเมลหรือจดหมายของคุณ ถามลูกค้าว่าพวกเขากลับมาที่ร้านแล้วหรือยังและประสบการณ์นั้นคืออะไร
เขียนคำร้องเรียน รวมถึงเมื่อคุณได้รับการร้องเรียนวิธีการจัดการข้อร้องเรียนและการติดต่อติดตามใด ๆ ที่คุณมีกับลูกค้า รวมสิ่งที่สามารถทำได้เพื่อหลีกเลี่ยงการร้องเรียนนี้ในอนาคต ยิ่งคุณสามารถรวมข้อมูลได้มากเท่าใดคุณจะสามารถจัดการเรื่องร้องเรียนได้ดีขึ้นหากเกิดขึ้นอีก
