วิธีสร้างใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงิน

การสร้างใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินเป็นส่วนที่ง่ายเพียงแค่คุณต้องตัดสินใจในการออกแบบไม่กี่แบบและให้แน่ใจว่าคุณติดป้ายทุกอย่างถูกต้อง ส่วนที่ยากกับใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินคือวิธีที่คุณจะจัดเก็บติดตามและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวบรวมเงินที่คุณเป็นหนี้ ระบบที่มีการจัดการเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการติดตามและตั้งแต่เริ่มต้นให้ลูกค้าของคุณทราบว่าจะมีการเรียกเก็บเงินล่าช้าหลังจาก 30 วัน

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์

• กระดาษ

• ปากกา

• หมายเหตุ

เลือกโปรแกรมที่คุณสะดวกที่สุดในการสร้างใบแจ้งหนี้ บางโปรแกรมเช่น Quick Books ติดตั้งโปรแกรมใบแจ้งหนี้แล้ว ใน Microsoft Word และ Excel พวกเขามีแม่แบบหรือคุณสามารถสร้างของคุณเอง ค้นหาว่าโปรแกรมใดจะง่ายที่สุดสำหรับคุณในการจัดทำและจัดการ

สร้างระบบลำดับเลขที่จะติดตามใบแจ้งหนี้ของลูกค้า ใช้ตัวเลขเริ่มต้นที่ 100 หรือใช้ตัวอักษรและตัวเลขผสมกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจะสามารถทำให้แต่ละใบแจ้งหนี้มีหมายเลขเฉพาะสำหรับการติดตาม ใส่หมายเลขนี้ที่มุมบนขวาของใบแจ้งหนี้ของคุณหากคุณกำลังสร้างของคุณเอง

ใส่วันที่ที่คุณกำลังสร้างใบแจ้งหนี้ตรงใต้หมายเลขใบแจ้งหนี้ นั่นคือนาฬิกาเวลาสำหรับเมื่อบิลควรครบกำหนด

สร้างส่วนหัวที่มีชื่อ บริษัท ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณชอบเพราะคุณจำเป็นต้องใช้ส่วนหัวเดียวกันสำหรับทุกรายการการเรียกเก็บเงิน ใส่ส่วนหัวของคุณด้านล่างหมายเลขและวันที่ของใบแจ้งหนี้และจัดให้อยู่กึ่งกลาง

พิมพ์สองบรรทัดใต้ส่วนหัว "ลูกค้า" และพิมพ์ชื่อบุคคลหรือ บริษัท ที่คุณทำงาน เพิ่มข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับลูกค้าที่คุณอาจมีเช่นที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ภายใต้ชื่อของพวกเขา ทำให้ชิดซ้ายนี้

ทำห้าคอลัมน์ด้านล่างชื่อลูกค้า กำหนดส่วนหัวสำหรับคอลัมน์ตามลำดับต่อไปนี้: วันที่, บริการ, ราคา, ปริมาณ (จำนวน) และจำนวนเงิน คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ที่หกสำหรับการจัดส่งได้หากคุณต้องการ

สร้างอย่างน้อย 10 แถวใต้ส่วนหัวของคอลัมน์ สำหรับบริการแต่ละบริการกรอกวันที่ทำรายละเอียดบริการชนิดใดค่าใช้จ่ายเท่าใดในการทำบริการจำนวนครั้งที่ให้บริการในวันนั้นและจำนวนเท่าใดที่รวมอยู่ในวันนั้น

เพิ่มแถวเล็ก ๆ ห้าแถวไปทางด้านขวาภายใต้แผนภูมิที่มีอยู่เพื่อจัดเรียงตามปริมาณและจำนวน ในคอลัมน์ด้านซ้าย 10 แถวภายใต้ปริมาณควรเป็นป้ายกำกับการจัดส่งสินค้าภาษีเครดิตเครดิตดอกเบี้ยและผลรวม

กรอกจำนวนรวมสำหรับห้าสิ่งแต่ละอย่างในคอลัมน์ขวา 10 แถวภายใต้จำนวนเงิน ในคอลัมน์ด้านขวาของการจัดส่งกรอกจำนวนที่จะเสียค่าใช้จ่ายในการจัดส่งบางอย่าง ในคอลัมน์ด้านขวาของภาษีเขียนจำนวนเงินที่ค้างชำระในภาษี ในคอลัมน์ทางด้านขวาของเครดิตให้กรอกจำนวนเงินที่ลูกค้าชำระไปแล้วสำหรับการเรียกเก็บเงินนี้ ในคอลัมน์ทางด้านขวาของดอกเบี้ยให้กรอกจำนวนดอกเบี้ยที่คุณค้างชำระเนื่องจากลูกค้าชำระเงินล่าช้า จากนั้นในกล่องผลรวมหาผลรวมทั้งหมด

เคล็ดลับ

• จดบันทึกในใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินของผู้ที่จะตรวจสอบและว่าพวกเขาสามารถโทรและชำระเงินด้วยบัตรเครดิต จดบันทึกและแม้กระทั่งไฮไลต์ว่าหากการเรียกเก็บเงินไม่ได้ชำระภายใน 30 วันนับจากวันที่เรียกเก็บเงินจะมีการเพิ่มเปอร์เซ็นต์ของดอกเบี้ยที่แน่นอนลงในบิล ยื่นใบแจ้งหนี้แต่ละใบที่ส่งออกโดยใช้หมายเลขหรือนามสกุลของลูกค้าง่ายๆดังนั้นคุณจะสามารถอ้างอิงได้ง่ายหากพวกเขาโทร