วิธีการเขียนบันทึกฝึกอบรม

เมื่อคุณต้องการอัปเดตคู่มือการฝึกอบรมกระบวนการทางธุรกิจหรือคู่มือยานพาหนะที่สมบูรณ์แบบคือบันทึกการฝึกอบรม รูปแบบบันทึกช่วยให้คุณสามารถกำหนดเป้าหมายผู้รับของคุณและรวมถึงข้อมูลการติดตามที่ทันเวลาและเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในสถานการณ์ที่มีการเพิ่มการพิจารณาทางกฎหมายใหม่หรือขั้นตอนที่จำเป็นในกระบวนการที่มีอยู่ โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆคุณสามารถมั่นใจได้ว่าบันทึกช่วยจำของคุณสื่อสารความคิดของคุณอย่างชัดเจนและรัดกุมในขณะที่หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป

ระบุผู้ชมของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่สุดสำหรับบันทึกของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณเขียนเพื่ออธิบายวิธีใช้เครื่องถ่ายเอกสารใหม่บนชั้นสามอย่าส่งบันทึกช่วยจำให้กับพนักงานทุกคนในอาคาร หรือหากกฎหมายใหม่จะส่งผลกระทบต่อวิธีการเบิกความในสำนักงานกฎหมายคุณไม่จำเป็นต้องรวมทีมบำรุงรักษา

แนะนำหัวข้อของคุณ คู่แรกของบรรทัดควรแจ้งให้ผู้อ่านของคุณทราบว่าเหตุใดบันทึกนี้จึงมีความสำคัญต่อพวกเขา บอกให้พวกเขารู้ว่ากระบวนการเก่าคืออะไรหรือกระบวนการปัจจุบันที่การอัพเดตนี้ใช้กับอะไรรวมถึงสาเหตุของการอัพเดท

สรุปขั้นตอนหรือข้อกำหนดใหม่ ใช้หัวเรื่องเพียงระดับเดียวและทำให้คำอธิบายของคุณกระชับและมีสมาธิ รวมข้อมูลที่อัปเดตเช่นเดียวกับขั้นตอนก่อนหน้าหรือกระบวนการที่ไม่ควรติดตามหรือดำเนินการอีกต่อไป

รวมเส้นเวลา แจ้งให้ผู้ชมของคุณทราบอย่างชัดเจนว่านโยบายใหม่จะมีผลบังคับใช้เมื่อใด หากเป็นการเปลี่ยนแปลงในทันทีให้ระบุไว้อย่างชัดเจนหากมีช่วงเวลาผ่อนผันหรือกระบวนการเปลี่ยนผ่านสำหรับขั้นตอนก่อนหน้า ตัวอย่างเช่นหากมีแบบฟอร์มใหม่สำหรับขอลาหยุดให้พนักงานทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับคำขอที่กำลังดำเนินการอยู่

ปิดด้วยขั้นตอนการติดตาม ในตอนท้ายของบันทึกช่วยให้ผู้ชมของคุณรู้ว่าพวกเขาควรทำอย่างไรหากพวกเขามีคำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบในเอกสารของคุณ นี่อาจรวมลิงค์ไปยังเอกสารเพิ่มเติมหรือหมายเลขติดต่อที่พวกเขาสามารถโทรได้ หากบันทึกฝึกอบรมของคุณเป็นส่วนหนึ่งของชุดข้อมูลอัปเดตให้ระบุว่าเมื่อใดจะมีการอัพเดทครั้งต่อไป