องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรมาจากการตรวจสอบจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลายเนื่องจากการพึ่งพาการบริจาคเพื่อการกุศลหรือเพราะพวกเขามีสถานะได้รับการยกเว้นภาษี เพื่อให้แน่ใจว่าวิธีการจัดซื้อของคุณผ่านการรวบรวมเมื่อตรวจสอบโดยสื่อผู้บริจาคบริการสรรพากรหรือผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ สิ่งสำคัญคือการสร้างนโยบายการจัดซื้อที่หลีกเลี่ยงความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นหรือขาดความโปร่งใส
การเสนอราคาหลายรายการ
องค์กรไม่แสวงหากำไรบางแห่งกำหนดให้การซื้อที่สูงกว่าระดับดอลล่าร์สหรัฐสามารถเสนอราคาได้โดยองค์กรจะได้รับการเสนอราคาหลายครั้งสำหรับผู้ขายที่แตกต่างกัน สิ่งนี้จะช่วยลดโอกาสที่ตัวแทนการจัดซื้อหัวหน้าแผนกหรือผู้อำนวยการบริหารสามารถให้สัญญากับเพื่อนสมาชิกในครอบครัวหรือผู้ร่วมธุรกิจที่ให้รางวัลส่วนตัวหรือสินบนทันที สิ่งนี้ยังช่วยป้องกันซัพพลายเออร์มานานที่จะเพิ่มอัตราหรือลดบริการในแต่ละปีเพราะมันรู้ว่ามันไม่มีการแข่งขัน
การเสนอราคาต่ำกับการเสนอราคาที่ดีที่สุด
นโยบายการจัดซื้อของคุณอาจกำหนดให้องค์กรของคุณรับการเสนอราคาต่ำสุดในโครงการบริการหรือสินค้าหรืออนุญาตให้คุณเสนอราคาที่ดีที่สุด การเสนอราคาที่ดีที่สุดอาจไม่ใช่ราคาที่ถูกที่สุด แต่อาจมอบคุณค่าที่ดีกว่าให้กับองค์กร ตัวอย่างเช่น บริษัท การตลาดด้านกีฬารายหนึ่งอาจเสนอให้เรียกใช้การแข่งขันบนถนนระยะทาง 10 กิโลเมตรขององค์กรการกุศลโดยเสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่า บริษัท อื่น แต่ผู้ที่เสนอราคาสูงกว่าอาจมีประสบการณ์ในการแข่งรถบนถนนมากขึ้นและมีผู้ติดต่อมากขึ้น ในบางกรณีผู้ไม่หวังผลกำไรอาจอนุญาตให้สัญญาไปยังธุรกิจอื่นนอกเหนือจากผู้เสนอราคาต่ำที่สุดตราบใดที่สัญญาอยู่ในอัตราร้อยละหนึ่งของการเสนอราคาต่ำสุดและตัวแทนการจัดซื้อหัวหน้าแผนกหรือผู้บริหารสามารถแสดงเหตุผลว่าทำไมการเสนอราคาต่ำสุด ไม่ใช่การเสนอราคาที่ดีที่สุด
คำขอข้อเสนอ
เป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการจัดซื้อจัดจ้างของคุณสร้างและออกคำขอสำหรับข้อเสนอโครงการบริการหรือสินค้าที่มีขนาดใหญ่กว่าจำนวนเงินดอลลาร์ที่เฉพาะเจาะจง RFP เป็นธุรกิจขั้นตอนมาตรฐานที่ใช้ในการสื่อสารกับผู้ประมูลที่มีศักยภาพตามข้อกำหนดวัตถุประสงค์เดียวกันสำหรับสัญญา RFPs ช่วยผู้ไม่หวังผลกำไรทำการเปรียบเทียบการเสนอราคาของแอปเปิ้ลกับแอปเปิ้ล
ขัดผลประโยชน์
เพื่อป้องกันการเล่นพรรคเล่นพวกหรือการปรากฏตัวของการเล่นพรรคเล่นพวกให้ถามคณะกรรมการและเจ้าหน้าที่การจัดการของพวกเขาหากพวกเขามีเพื่อนสมาชิกในครอบครัวหรือคู่ค้าทางธุรกิจที่ขายสินค้าหรือบริการที่คุณซื้อ องค์กรไม่แสวงหากำไรหลายแห่งมีนโยบายที่ห้ามองค์กรไม่ให้ทำธุรกรรมทางธุรกิจกับ บริษัท ที่มีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ ก่อนที่คุณจะอนุมัติสัญญาที่มีขนาดใหญ่ให้แชร์ชื่อของพันธมิตรทางธุรกิจที่มีศักยภาพกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญของคุณเพื่อพิจารณาว่ามีข้อขัดแย้งใด ๆ หรือไม่
ความโปร่งใส
เนื่องจากองค์กรไม่แสวงหากำไรไม่ได้แข่งขันกับ บริษัท อื่นเพื่อหากำไรพวกเขามีอิสระในการเปิดเผยข้อมูลทางธุรกิจกับสาธารณะมากขึ้น ทำให้นโยบายการจัดซื้อของคุณพร้อมเผยแพร่สู่สาธารณะบนเว็บไซต์ของคุณ รวมข้อมูลเกี่ยวกับการซื้อจำนวนมากในรายงานของเหรัญญิกที่มอบให้กับคณะกรรมการของคุณในการประชุมคณะกรรมการ
การพัฒนาอย่างยั่งยืน
คุณอาจต้องการให้ความสำคัญกับธุรกิจที่ใช้แนวทางปฏิบัติทางธุรกิจ“ สีเขียว” ซึ่งอาจรวมถึง บริษัท ที่มีการเปิดเผยต่อสาธารณชนและสามารถริเริ่มการสาธิตเพื่อลดการใช้พลังงานและน้ำการรีไซเคิลใช้วัสดุอินทรีย์และปลอดสารพิษหรือลดบรรจุภัณฑ์
