ระบบบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองดำเนินการด้วยมือทั้งหมดในขณะที่ระบบบัญชีเงินเดือนช่วยให้ บริษัท สามารถประมวลผลเงินเดือนผ่านซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนโดยเฉพาะ ระบบแบบแมนนวลอาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดเกี่ยวกับบัญชีเงินเดือนและมักจะเป็นกระบวนการที่ช้าและลำบาก ระบบคอมพิวเตอร์มีข้อดีหลายประการรวมถึงความแม่นยำและความเร็วที่เพิ่มขึ้น
เวลานำเข้า
นายจ้างหลายรายใช้ระบบบอกเวลาเช่นนาฬิกาเวลาเพื่อติดตามเวลาทำงานของพนักงาน ระบบแมนนวลต้องมีการติดตามเวลาของพนักงานด้วยมือ แต่ระบบบัญชีเงินเดือนของคอมพิวเตอร์มีความสามารถในการส่งรายการพนักงานจากระบบจับเวลาลงในระบบบัญชีเงินเดือนโดยอัตโนมัติระบบดังกล่าวสามารถแยกชั่วโมงปกติจากชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาแม้ว่าพนักงานอาจจำเป็นต้องทำการปรับเปลี่ยนเป็นครั้งคราว
การคำนวณอัตโนมัติ
ระบบบัญชีเงินเดือนคอมพิวเตอร์สามารถปัดเศษชั่วโมงการทำงานของพนักงานออกเป็นส่วน ๆ ละหนึ่งชั่วโมงและสามารถคำนวณจำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่ทำงานและจ่ายได้อย่างแม่นยำจึงช่วยประหยัดเวลาในการคำนวณด้วยตนเอง ระบบเหล่านี้คำนวณความถี่การจ่ายทั้งหมดเช่นรายสัปดาห์รายปักษ์รายปักษ์และรายเดือนตามข้อมูลอินพุตที่ได้รับ
ระบบบัญชีเงินเดือนของคอมพิวเตอร์จะคำนวณการหักเงินตามกฎหมายของพนักงานโดยอัตโนมัติเช่นภาษีและค่าจ้างและการหักเงินโดยสมัครใจเช่นค่าที่จอดรถเงินสมทบ 401 (k) และผลประโยชน์ทางการแพทย์ คนเงินเดือนเพียงป้อนข้อมูลตามที่มีการหักเงินเช่นข้อมูลแบบฟอร์ม W-4 สำหรับการหักภาษีของรัฐบาลกลาง
การประมวลผล paycheck
ระบบบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองคุณจะต้องพิมพ์เช็คบนเครื่องพิมพ์ดีดหรือด้วยมือ ระบบบัญชีเงินเดือนคอมพิวเตอร์มีความสามารถฝากโดยตรงซึ่งช่วยประหยัดเงินที่ใช้ในการตรวจสอบสดและการกระทบยอด นอกจากนี้การพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ของ paychecks และต้นขั้วจ่ายเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วโดยไม่คำนึงถึงปริมาณ
การสร้างรายงาน
ระบบบัญชีเงินเดือนของคอมพิวเตอร์สร้างรายงานบัญชีเงินเดือนที่ให้คุณตรวจสอบเงินเดือนได้อีกครั้งก่อนพิมพ์ paychecks หรือ pay stubs กระทรวงแรงงานของสหรัฐอเมริกากำหนดให้นายจ้างเก็บรักษาบันทึกการจ่ายเงินเดือนอย่างน้อยสามปี ระบบคอมพิวเตอร์ช่วยให้การพิมพ์สำเนาลงทะเบียนของเงินเดือนที่เกี่ยวข้องกับแต่ละรอบระยะเวลาการจ่ายเงินและยังบันทึกข้อมูลในระบบไปเรื่อย ๆ
ระบบคอมพิวเตอร์ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการปฏิบัติตามภาษีเงินเดือนโดยการสร้างรายงานภาษีรวมถึงงบค่าจ้างรายไตรมาสและประจำปีและแบบฟอร์ม W-2 ของพนักงาน ระบบเหล่านี้ให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับนักบัญชีของ บริษัท ในการจัดการภาษีเงินเดือนของ บริษัท และหน้าที่การกระทบยอดและพิมพ์รายงานที่จำเป็น นอกจากนี้ระบบเหล่านี้ยังติดตามวันได้รับประโยชน์เช่นวันหยุดพักผ่อนและเวลาส่วนตัวที่ถ่ายและจ่ายเงิน
