ขั้นตอนการทำงานของสำนักงานมีความสำคัญหากคุณต้องการดำเนินการอย่างราบรื่นในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพไม่ว่าจะเป็นสำนักงานกฎหมายสำนักงานแพทย์หรือสถานที่ราชการ สิ่งสำคัญคือต้องมีขั้นตอนการเขียนที่ชัดเจนสำนักงานทุกแห่งควรมีขั้นตอนการเขียนที่พัฒนาขึ้นโดยหัวหน้างานและผู้จัดการสำนักงานที่มองเห็นได้ในสำนักงานด้านหน้า
ขั้นตอนการทำงานของสำนักงานควรกำหนดเป็นอย่างไร
เวลาทำงานควรเป็นสิ่งแรกที่กล่าวถึงและพนักงานทุกคนควรทำงานตรงเวลาและเตรียมพร้อมสำหรับวันนั้น หากลูกค้ามาที่สำนักงานและไม่มีใครมีแนวโน้มที่จะมีมุมมองเชิงลบต่อธุรกิจและอาจไม่กลับมา นอกจากนี้สำนักงานควรเป็นระเบียบสะอาดและจัดให้อย่างดี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีรายชื่อและปากกาเช็คอินพร้อมให้ลูกค้าลงชื่อเข้าใช้และถ้าเป็นไปได้ให้เตรียมกาแฟและน้ำให้พร้อม ความประทับใจแรกคือทุกอย่างในธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ลูกค้าทุกคนควรได้รับการปฏิบัติด้วยความเคารพและเป็นมืออาชีพไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานหรือทางโทรศัพท์ หากมีการโทรเข้ามาสำหรับหัวหน้างานพนักงานควรได้รับข้อมูลทั้งหมดก่อนที่จะเชื่อมต่อพวกเขาไปยังผู้โทรรวมถึงชื่อลักษณะของการโทรและหมายเลขโทรศัพท์ในกรณีที่การเชื่อมต่อขาดหายไป หากมีการโทรติดต่อพวกเขาควรทราบถึงลักษณะของการเยี่ยมชมและแจ้งให้พวกเขาทราบว่ามีอะไรให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับหมายเลขโทรศัพท์ในกรณีที่มีการยกเลิก พวกเขาควรพูดในสิ่งที่พูดซ้ำ ๆ เสมอเพื่อไม่ให้สับสน
องค์กร
จัดระเบียบและบำรุงรักษาเวิร์คสเตชั่นเพื่อให้ได้ผลผลิตสูงสุดตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีกระดาษอยู่ในเครื่องถ่ายเอกสารคอมพิวเตอร์เปิดใช้งานแล้วมีการแจกจ่ายจดหมายและมีการส่งข้อความ หากงานของคุณเกี่ยวข้องกับการเตรียมการเดินทางโปรดแน่ใจว่าหัวหน้างานของคุณต้องการพักและบันทึกเวลาเที่ยวบินและข้อมูลรถเช่าและหาข้อมูลเกี่ยวกับสภาพอากาศในปลายทางการเดินทาง ตรวจสอบกับหัวหน้างานของคุณก่อนจองแผนการเดินทาง เมื่อการจองทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์ให้พิมพ์รายละเอียดการเดินทางสองรายการ - หนึ่งรายการสำหรับคุณและหนึ่งรายการสำหรับหัวหน้างานของคุณ - และให้แน่ใจว่าได้ป้อนวันที่เดินทางในปฏิทิน
ในตอนท้ายของวันไปนัดหมายกับหัวหน้างานของคุณและทำให้เธอตระหนักถึงการนัดหมายที่กำหนดไว้ของเธอในวันถัดไป ตั้งค่าเครื่องตอบรับเป็นวอยซ์เมลหรือเป็นบริการตอบรับนอกเวลาทำการ ปิดอุปกรณ์ทุกเครื่องเครื่องถ่ายเอกสารเครื่องพิมพ์และคอมพิวเตอร์แล้วล้างกาแฟให้สะอาดและปิดเครื่องชงกาแฟ ท้ายที่สุดตรวจสอบให้แน่ใจว่าประตูทุกบานถูกล็อคก่อนตั้งปลุก
