ระบบบัญชีส่วนใหญ่เสนอรายงานอายุ A / P (บัญชีเจ้าหนี้) เพื่อช่วยผู้จัดการในการควบคุมหนี้สินหมุนเวียน รายงานนี้แสดงให้เห็นว่า บริษัท เป็นหนี้ใครและนานแค่ไหน เมื่อเงินสดแน่นเป็นเรื่องปกติที่จะกำหนดเวลาการชำระเงินตามกำหนดเวลาและไม่จ่ายบิลทั้งหมดในเวลาเดียวกัน
ความสำคัญ
รายงานอายุของ A / P ไม่เพียง แต่ช่วยให้ บริษัท จัดการกระแสเงินสดเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พวกเขาได้รับประโยชน์จากส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด รายงานยอดนิยมนี้มีข้อมูลโดยละเอียดซึ่งฝ่ายจัดการสามารถใช้ในการระบุข้อผิดพลาดและความคลาดเคลื่อน ยอดรวมในรายงานอายุมักจะแสดงถึงหนี้สินปัจจุบันทั้งหมดของธุรกิจและควรตรงกับยอดเจ้าหนี้ในบัญชีแยกประเภททั่วไป ตัวอย่างเช่นหากรายงานอายุแสดงว่ามียอดค้างชำระ $ 200 จำนวนเงินนี้ควรอยู่ในบัญชีแยกประเภททั่วไปด้วย หากไม่ใช่กรณีนั้นจำเป็นต้องทำการวิจัยเพื่อระบุปัญหาและแก้ไขให้ถูกต้อง
รูปแบบ
รายงานอายุสามารถจัดทำโดยผู้จัดจำหน่ายวันที่ใบแจ้งหนี้วันที่ชำระเงินและรูปแบบอื่น ๆ สไตล์ที่พบบ่อยที่สุดจะแสดงชื่อผู้ขายทางด้านขวาและสี่คอลัมน์ชื่อ "ภายใน 30 วัน" "ระหว่าง 30 และ 60 วัน," "ระหว่าง 61 ถึง 90 วัน" และ "เกิน 90 วัน" หมายเลขจะอยู่ในคอลัมน์เหล่านี้ขึ้นอยู่กับระยะเวลาการเรียกเก็บเงินโดยปกติรายงานนี้จะมีคอลัมน์ "รวม" ทางด้านขวาซึ่งจะมีการเพิ่มหมายเลขคอลัมน์ทั้งหมดและคำนวณความรับผิดทั้งหมด
การวิเคราะห์
นอกเหนือจากการทำให้แน่ใจว่ามีการจ่ายเงินตรงเวลาผู้จัดการจะใช้รายงานอายุของ A / P เพื่อวิเคราะห์กระแสเงินสดและหนี้สินมีความสัมพันธ์กับสินค้าคงเหลือและต้นทุนของสินค้าที่ขายหรือไม่ อัตราส่วนทางการเงินสามารถเป็นประโยชน์ในการวิเคราะห์เช่นอัตราส่วน "วันที่จ่าย" ซึ่งคำนวณโดยการหารบัญชีเฉลี่ยที่จ่ายตามต้นทุนของสินค้าที่ขายต่อวัน เมื่ออัตราส่วนนี้ต่ำหรือสูงเกินไปก็ถึงเวลาที่จะวิเคราะห์อายุและค้นหาพื้นที่ที่สามารถปรับปรุงได้
การพิจารณา
สำหรับรายงานอายุที่ให้ข้อมูลที่มีความหมายข้อมูลที่ป้อนในระบบบัญชีเจ้าหนี้ควรถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปิดงวดก่อนหน้าเพื่อป้องกันการผ่านรายการของช่วงเวลาที่ไม่ถูกต้องในอดีต นอกจากนี้ให้ค้นหาข้อมูลซ้ำในไฟล์หลักของบัญชีเจ้าหนี้ซึ่งเป็นปัญหาที่พบบ่อยในพื้นที่นี้ซึ่งอาจมีการป้อนผู้ขายมากกว่าหนึ่งครั้ง ระบบบางระบบอนุญาตให้ผู้ขายสามารถรวมกันได้อย่างง่ายดายแก้ไขการทำซ้ำของปัญหาระเบียน ใช้ฟังก์ชั่นนี้ถ้ามีเพราะทางเลือกอื่นคือถ่ายโอนข้อมูลด้วยตนเองซึ่งไม่ใช่กระบวนการที่มีประสิทธิภาพ
