วิธีการเริ่มระบบการยื่นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การยื่นเป็นงานสำคัญอย่างหนึ่งที่เราไม่อยากทำ เมื่อตั้งค่าระบบการจัดเก็บใหม่คุณจะต้องทำให้มันง่ายต่อการใช้งาน บางคนชอบตั้งค่าระบบโดยใช้ตัวอักษรและบางคนใช้ตัวเลข อื่น ๆ ตั้งค่าตามหมวดหมู่แล้วตามตัวอักษร เลือกสิ่งที่เหมาะกับคุณ

รายการที่คุณจะต้อง

ตู้เก็บเอกสาร
ไฟล์มะนิลาแบบแท็บ
วงเวียนกระดาษแข็งแบบแท็บ
เครื่องหมายจุดที่ดี

จัดระเบียบหมวดหมู่ของคุณเช่นเช่าหรือจำนอง จัดสรรไฟล์สำหรับอาคารสาธารณูปโภคและวัสดุสิ้นเปลืองของคุณ ผ่านงานเอกสารทั้งหมดของคุณ ให้แต่ละหมวดหมู่เรื่อง พยายามทำให้หมวดหมู่ของคุณตรงกับหมวดหมู่ของ IRS มันทำให้มันง่ายขึ้นในช่วงปลายปี

สร้างตัวแบ่งสำหรับแต่ละหมวดหมู่ เขียนบนตัวแบ่งหมวดหมู่มันคืออะไร วางไว้ข้างๆ

ในขณะที่คุณจ่ายบิลให้เขียนวันที่ที่คุณจ่ายลงในส่วนของบิลที่คุณเก็บไว้หรือใบเสร็จ หากคุณใช้เช็คให้เขียนหมายเลขเช็คและจำนวนเงินที่จ่ายลงในใบเสร็จรับเงิน หากคุณชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ให้เขียนหมายเลขยืนยันและจำนวนเงินที่ชำระไว้ วันที่เอกสารทั้งหมดของคุณสำหรับวันที่คุณทำงานแม้ว่าจะไม่ใช่ใบเรียกเก็บเงิน ตัวอย่างของเอกสารอื่น ๆ อาจเป็นการกระทบยอดธนาคารใบแจ้งหนี้สำหรับคำสั่งซื้อและใบเรียกเก็บเงินที่ส่งถึงลูกค้า จากนั้นจัดทำเอกสารใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารแต่ละชิ้นในระบบการทำบัญชีของคุณ Quickbooks และ Microsoft Money มีโปรแกรมที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำบัญชีธุรกิจขนาดเล็ก

ตั้งค่าโฟลเดอร์มะนิลาสำหรับแต่ละส่วนของหมวดหมู่ที่คุณระบุไว้ในขั้นตอนที่ 1 ตัวอย่างเช่นหมวดหมู่คือยูทิลิตี้และโฟลเดอร์จะเป็น ABC Electric, น้ำในเมืองและท่อระบายน้ำและการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต INT หากธุรกิจของคุณมีผู้ขายให้ตั้งค่าแต่ละไฟล์สำหรับผู้ขายแต่ละราย ตั้งค่าไฟล์สำหรับลูกค้าแต่ละรายของคุณ ผ่านแต่ละหมวดหมู่และตั้งค่าทุกโฟลเดอร์

ตั้งค่าไฟล์สำหรับพนักงานแต่ละคน เนื่องจากธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ไม่มีแผนกบุคคลในการจัดการกับพนักงานและเก็บบันทึกเกี่ยวกับพวกเขาคุณจะต้องเก็บไฟล์อย่างน้อยไว้ในนั้น วางบันทึกการจ่ายเงินของพวกเขา จัดทำเอกสารการฝึกอบรมใด ๆ ที่พวกเขาสำเร็จ เก็บสำเนาใบอนุญาตหากจำเป็น คุณยังต้องการบันทึกข้อพิพาทใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นกับคุณ จดบันทึกสิ่งที่เป็นข้อพิพาทและผลลัพธ์คืออะไร

เก็บไฟล์แยกต่างหากสำหรับใบเสร็จรับเงินของคุณเมื่อคุณซื้อของเพื่อธุรกิจของคุณ บันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภทของคุณก่อน คุณต้องการวางไว้ในไฟล์ ผ่านเดือนละครั้งให้ไปที่ไฟล์ใบรับสินค้าและวางไว้ในไฟล์และหมวดหมู่ที่ถูกต้อง คุณสามารถเย็บเล่มใบเสร็จเดือนเข้าด้วยกันและเขียนเดือนนั้น ๆ แม้ว่าคุณจะใช้บัตรเครดิตเอกสารนี้เป็นเอกสารเพิ่มเติมหากคุณต้องได้รับการตรวจสอบจาก IRS

วางตัวแบ่งหมวดหมู่ในตู้เก็บเอกสารโดยเรียงตามตัวอักษร เรียงลำดับแต่ละโฟลเดอร์ภายในหมวดหมู่นั้น วางไว้ด้านหลังตัวแบ่ง ผ่านแต่ละหมวดหมู่และยื่น