บันทึกการประชุมไว้ได้อย่างไร?

ผู้ช่วยฝ่ายบริหารและเลขานุการสโมสรสามารถจัดเก็บรายงานการประชุมได้หลายวิธี เป็นการดีที่สุดที่จะมีทั้งอิเล็กทรอนิคส์และสำเนาเพื่อให้สามารถทำหน้าที่เป็นแบ็คอัพสำหรับอีกชุดได้หากสำเนาหนึ่งสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ตั้งใจ

การบันทึกไฟล์ทางอิเล็กทรอนิกส์

บันทึกรายงานการประชุมบนคอมพิวเตอร์ของคุณในตำแหน่งเดียวกันเมื่อองค์กรของคุณมีการประชุม ตั้งชื่อไฟล์ที่คล้ายกันในแต่ละครั้งเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาไฟล์ที่แน่นอนที่คุณต้องการในอนาคต ตัวอย่างเช่นคุณอาจตั้งชื่อรายงานการประชุมของคณะกรรมการที่ไม่แสวงหากำไร“ Board_Minutes_21 เมษายน 2011” จากนั้นเดือนถัดไปบันทึกเป็น“ Board_Minutes_20 พฤษภาคม 2011” หากคุณมีการประชุมประเภทต่าง ๆ เพื่อติดตามนาทีให้บันทึกแต่ละรายการในโฟลเดอร์อื่น. หนึ่งอาจมีข้อความว่า "การประชุมคณะกรรมการ" และอีก "การประชุมพนักงาน" ซึ่งทั้งสองอย่างถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ "การประชุม" ในคอมพิวเตอร์ของคุณ

ที่เก็บข้อมูลออนไลน์

ประหยัดเวลาของคุณด้วยบริการจัดเก็บเอกสารออนไลน์ บริการเหล่านี้มักจะคิดค่าธรรมเนียม แต่ถ้าคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ของคุณหยุดทำงานคุณสามารถเข้าใช้อินเทอร์เน็ตจากที่อื่นและเรียกค้นไฟล์ของคุณ

ราคา

บริษัท ที่จัดเก็บออนไลน์อาจเสนอช่วงทดลองใช้ฟรีให้คุณทดสอบผลิตภัณฑ์ของพวกเขา ตัวอย่างเช่น LiveDrive ให้ทดลองใช้ฟรีสองสัปดาห์และคิดค่าบริการ $ 6.95 ต่อเดือนสำหรับคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่องสำรองข้อมูลและ $ 16.95 ต่อเดือนสำหรับคอมพิวเตอร์สามเครื่องเพื่อสำรองออนไลน์ในเดือนเมษายน 2011 แผนทั้งสองมีแบนด์วิดท์ไม่ จำกัด (จำนวนเงินที่คุณสามารถทำได้ อัพโหลดและดาวน์โหลด) Elephant Drive ทดลองใช้ฟรี 15 วัน มันมีแผนแต่ละที่มีมากถึง 100 GB สำหรับคอมพิวเตอร์ 2 เครื่องสำหรับ $ 9.95 ต่อเดือนหรือ $ 99.50 ต่อปี แผนครอบครัวครอบคลุมอุปกรณ์ได้สูงสุดห้าเครื่องมีพื้นที่เก็บข้อมูลสูงสุด 500 GB ราคา $ 19.95 ต่อเดือนหรือ $ 199.50 ต่อปี

สำเนาหนัก

พิมพ์สำเนารายงานการประชุม ใส่ตัวแบ่งที่ติดป้ายกำกับด้วยเดือนและปีของการประชุมลงในเครื่องผูก แทรกสำเนาของรายงานลงในส่วนเดือนและปีที่ถูกต้อง ในขณะที่สารยึดเกาะของคุณเติมให้ติดฉลากกระดูกสันหลังด้วยปีในไม่กี่นาทีและเริ่มสารยึดเกาะใหม่ พิจารณาเก็บสำเนาบันทึกการประชุมของคุณสองชุดในสองสถานที่ในกรณีที่มีสิ่งใดเกิดขึ้นกับหนึ่งในนั้น