ความหมายของวิธีการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

โลกดิจิตอลทำให้การสื่อสารเป็นทักษะที่สำคัญที่สุดที่กำหนดไว้สำหรับทั้งบุคคลและองค์กร เมื่อการสื่อสารแตกต่างกันภายใน บริษัท มักจะเป็นตัวทำนายว่าเมื่อใดที่การเปลี่ยนแปลงสถานที่ทำงานอื่น ๆ เพื่อการสื่อสารหลักเราจะต้องเข้าใจความแตกต่างพื้นฐานระหว่างการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ เมื่อการสื่อสารเป็นของเหลวและเปิดกว้างมันมักจะนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นและกำลังใจในการทำงานมากขึ้น

การสื่อสารองค์กรคืออะไร?

ก่อนที่จะเข้าสู่ความซับซ้อนของวิธีการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการการมีส่วนสำคัญพื้นฐานของสิ่งที่ประกอบด้วยการสื่อสารขององค์กร

การสื่อสารองค์กรสามารถเป็นได้ทั้งภายในและภายนอก บางครั้งอาจเป็นการให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับภาพลักษณ์ของแบรนด์และวิธีดูแลรักษาและฉายภาพของแบรนด์ผ่านความพยายามทั้งหมดของพวกเขา การสื่อสารใช้เพื่อสร้างความสัมพันธ์ของผู้มีส่วนได้เสีย ผ่านการส่งข้อความที่ควบคุมความเสียหายหรือแย่ลงเมื่อสิ่งต่าง ๆ ไปด้านข้าง การสื่อสารกำหนดการตลาดการประชาสัมพันธ์และการรับรู้แบรนด์ภายนอก มันอยู่ในการส่งข้อความและการสื่อสารที่ บริษัท สร้างกรอบสำหรับที่พวกเขากำลังมุ่งหน้าไปและสิ่งที่โครงการจะลงท่อ

ในระยะสั้นการสื่อสารองค์กรอยู่เบื้องหลังเกือบทุกด้านของธุรกิจที่ทันสมัย การสื่อสารที่ยอดเยี่ยมเป็นกุญแจสำคัญที่ทั้งพนักงานและผู้บริหารสามารถยกระดับอาชีพให้สูงขึ้นได้

อะไรคือวิธีการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ?

วิธีใดก็ตามที่เลือกทำสิ่งที่รู้จักก็คือวิธีการสื่อสารและความหลากหลายนั้นมีมากมาย บางคนรวมถึง:

• พูดคุยรอบ ๆ เครื่องทำน้ำเย็น

• ส่งอีเมลทั่วทั้ง บริษัท หรือแบบตัวต่อตัว

• โพสต์ในฟอรัมขององค์กร

• แบ่งปันในจดหมายข่าวขององค์กร

• วางจุลสารบนกระดานข่าวในห้องอาหารกลางวัน

• การส่งข้อความแชทแบบ Peer-to-peer

• การสนทนากลุ่มหรือทีมใน บริษัท Slack group หรือ Basecamp board

• ที่อยู่โต๊ะกลมองค์กร

• พูดที่ บริษัท ปิกนิก

• การส่งข้อความทุกรูปแบบโซเชียลมีเดียและแม้แต่วิดีโอ

• การออกรายงานผู้มีส่วนได้เสีย

วิธีการเหล่านี้ไม่มีประสิทธิภาพในการสื่อสาร พวกเขาทั้งหมดได้รับข่าว คำถามคือพวกเขาเป็นวิธีการที่เหมาะสมสำหรับข้อความนั้นหรือไม่? ที่สำคัญกว่านั้นคือพวกเขาไม่เหมาะสมหรือไม่?

ในบางภูมิภาคการส่งข้อความหลังจากเวลาผ่านไปหลายชั่วโมงอาจขัดต่อกฎหมายหรือการฝ่าฝืนคำสัญญาของพนักงาน การเป็นเพื่อนกับ Facebook อาจไม่เหมาะสมสำหรับหัวหน้างานหรือผู้จัดการเพราะอาจนำไปสู่การนอกเวลาทำงานที่ไม่เป็นทางการได้ จากภูมิภาคสู่ภูมิภาคและ บริษัท ต่อ บริษัท การสื่อสารในวันนี้นำเสนอความหลากหลายของปัญหาและข้อควรพิจารณาที่ควรได้รับการยอมรับและเข้าใจจากทั้งผู้จัดการและพนักงาน

ตัวอย่างวิธีการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ

การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการเป็นวิธีการสื่อสารที่ไม่เป็นไปตามสายการบังคับบัญชาหรือปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดภายใน บริษัท มันอาจรวมถึงการนินทาข่าวลือการพูดพล่อยสบาย ๆ มันเกิดขึ้นในอีเมลผ่านข้อความในแอปพลิเคชันการส่งข้อความกลุ่มบันทึกที่เขียนด้วยมือโพสต์มันติดอยู่กับรายงานทางโทรศัพท์และแม้แต่ในบล็อกของทีม บ่อยครั้งที่การพิจารณาแบบเพื่อนต่อเพื่อนหมายถึงไม่ค่อยเกิดขึ้นกับบุคคลในระดับอำนาจที่แตกต่างกัน

โดยทั่วไปแล้วมันอาจจะเป็นแรงผลักดันไม่ได้วางแผนไม่เป็นทางการและไม่ได้ตรวจสอบ โดยปกติไม่ได้หมายถึงว่าจะเป็นคำพูดสุดท้ายและมักจะถูกคาดหวังว่าจะไม่ได้รับการบันทึก

บางทีพนักงานคนหนึ่งพูดว่า“ ฉันเห็นรายงานการขายและฉันคิดว่ามันเป็นสิ่งที่ไม่ดีสำหรับความปลอดภัยในการทำงานของเรา” นี่คือการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการซึ่งไม่ได้แสดงถึงผลการดำเนินงานของ บริษัท ยอดขายลดลงด้วยสาเหตุหลายประการตั้งแต่ลูกค้ารายใหญ่ประกาศล้มละลายจนถึงการพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่เพิ่มขึ้นสำหรับการเปิดตัวใหม่ที่อาจทำให้ผลิตภัณฑ์เก่าล้าสมัย สำหรับทุกคนที่จะแสดงความคิดเห็น flippant เช่นพระกิตติคุณอาจเป็นอันตรายต่อขวัญกำลังใจของทีม สิ่งสำคัญคือพนักงานต้องเข้าใจการสังเกตอย่างไม่เป็นทางการว่า“ การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ” จากบุคคลหนึ่งสามารถสร้างความเสียหายให้กับทีมได้

สมมติว่าพนักงานคนอื่นส่งข้อความทั่วทั้ง บริษัท เชิญชวนทุกคนสำหรับเครื่องดื่มหลังเวลาทำการที่ Watering Hole ของ Wanda ที่ซึ่งเครื่องดื่มชั่วโมงแห่งความสุขนั้นถูกที่สุด สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นในบัญชี บริษัท และอาจเกี่ยวข้องกับพนักงาน แต่เป็นการรวบรวมสำนักงานอย่างไม่เป็นทางการและไม่ได้รับอนุญาต และสิ่งเหล่านี้คือผู้สร้างทีมที่ยอดเยี่ยมและควรได้รับการสนับสนุน แต่ บริษัท ควรมีนโยบายเกี่ยวกับวิธีการจัดระเบียบเหตุการณ์ดังกล่าว - ไม่ผ่านบัญชีอีเมลของ บริษัท

การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการนั้นสามารถถ่ายภาพได้อย่างรวดเร็ว พนักงานพูดถึงวันหยุดสุดสัปดาห์ของพวกเขาหรือกระจายข่าวที่ Joyce มีลูก สระว่ายน้ำฟุตบอลการพูดคุยเกี่ยวกับสภาพอากาศการจอดรถหรือการได้ยินเสียงดังเกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ของไตรมาส - ทั้งหมดนี้เป็นทางการ

เมื่อการสื่อสารในสถานที่ทำงานไม่เป็นทางการบ่อยครั้งที่ไม่จำเป็นต้องรักษาความเป็นส่วนตัวหรือคาดหวังความเป็นส่วนตัว

ตัวอย่างวิธีการสื่อสารที่เป็นทางการ

เมื่อสื่อสารอย่างเป็นทางการในที่ทำงานโดยทั่วไปแล้วจะมีการพิจารณาแบบกำหนดทิศทาง เป็นจากบนลงล่างล่างขึ้นบนด้านข้างหรือแนวนอน มันเกี่ยวข้องกับแผนกและการปฏิบัติที่จัดตั้งขึ้น การสื่อสารที่เป็นทางการมักจะคิดล่วงหน้าเวลา - เป็นข้อความที่ได้รับการคิดและวางแผนจากนั้นเผยแพร่สำหรับพนักงานโดยเฉพาะแผนกเฉพาะหรือแม้แต่ บริษัท หรือผู้มีส่วนได้เสียโดยรวม

มันก็สามารถปรากฏในอีเมลหรือผ่านการสนทนาทางโทรศัพท์ แต่เกณฑ์ที่สำคัญที่สุดสำหรับการสื่อสารแบบเป็นทางการก็คือการสื่อสารแบบ "ผ่านช่องทางที่เหมาะสม"

ตัวอย่างเช่นเมื่อ บริษัท ทองเหลืองออกอีเมลพร้อมไฟล์แนบที่เขียนอย่างเป็นทางการอธิบายว่าทำไมไม่สามารถเรียกเก็บค่าล่วงเวลาและจะไม่ได้รับการชดเชยตามระยะเวลาที่กำหนด จดหมายดังกล่าวจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับการจัดการการบัญชีและอาจเป็นไปได้แม้แต่ฝ่ายกฎหมายเพื่อปกป้อง บริษัท จากใครก็ตามที่เข้าใจผิดจดหมายและพยายามเรียกเก็บเงินค่าล่วงเวลาที่ไม่ได้รับการอนุมัติ มันอาจจะเกี่ยวข้องกับ "ใบเสร็จรับเงินการอ่าน" ในอีเมลเป็นหลักฐานว่าผู้รับแต่ละคนได้เปิดและอ่านแถลงการณ์ดังกล่าว

รายงานสต็อกสำหรับผู้มีส่วนได้เสียเป็นการสื่อสารที่เป็นทางการ การตรวจสอบพนักงานกับผู้จัดการถือเป็นการสื่อสารอย่างเป็นทางการเมื่อมีการเขียนรายงานที่เกี่ยวข้อง วิดีโอที่สร้างขึ้นโดยฝ่ายบริหารเพื่ออธิบายโครงการและเข้าถึงได้ผ่านคลาวด์ขององค์กรนั้นเป็นทางการในขณะที่วิดีโอแชทนั้นไม่เป็นทางการ การโพสต์บล็อกขององค์กรเป็นวิธีที่เป็นทางการในการรับข่าวสารเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ ๆ ไม่เพียง แต่กับทีมของ บริษัท เท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าปัจจุบันและลูกค้าเป้าหมายด้วย เมื่อข่าวร้ายออกมาเกี่ยวกับโครงการและฝ่ายประชาสัมพันธ์ดับไฟนั่นเป็นการสื่อสารที่เป็นทางการภายนอก

วิธีการสื่อสารทั้งหมดนี้แบ่งปันสิ่งที่เหมือนกัน - ไม่มีสิ่งใดเกิดขึ้นเอง ทั้งหมดมีแนวโน้มที่จะรวมถึงไวยากรณ์ที่ดีภาษารัดกุมศัพท์แสงอุตสาหกรรมเงื่อนไขขององค์กรและอาจเป็นแบรนด์ของ บริษัท

ทำไมคุณต้องการวิธีการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

การสื่อสารมีอิทธิพลอย่างมากต่อสิ่งที่เกิดขึ้นในชีวิตของเรา มันกลัวความกลัว; มันเป็นแรงบันดาลใจและให้ความรู้ มันสร้างความสัมพันธ์และสามารถฉีกขาดออกจากกัน

บริษัท ที่ไม่สามารถติดต่อสื่อสารได้ดีมักประสบปัญหาอย่างกว้างขวาง มันสามารถทำให้พนักงานสับสนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำหรือวิธีการปฏิบัติตน การปะทะกันอาจเกิดขึ้นระหว่างแผนก ความผิดพลาดเกิดขึ้น อารมณ์แปรปรวนได้ ผลลัพธ์สามารถเป็นทุกอย่างตั้งแต่ความไร้ประสิทธิภาพไปจนถึงปัญหาทางกฎหมาย

ด้วยการสื่อสารที่ดี - วัฒนธรรมที่เป็นทางการและเป็นทางการ - องค์กรมีแนวโน้มที่จะแข็งแรงมีสุขภาพดีและมีประสิทธิผลมากขึ้น เมื่อพนักงานรู้สึกว่าพวกเขามีเครื่องมือในการสื่อสารซึ่งกันและกันและกับการจัดการพวกเขามักจะเข้าใจบทบาทและเป้าหมายของพวกเขาได้ดีขึ้น

เมื่อผู้บริหารมีช่องทางที่หลากหลายสำหรับการสื่อสารกับพนักงานมันจะสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกว่าสร้างแรงบันดาลใจให้กับความภักดีมากขึ้นและสามารถนำไปสู่ผลผลิตที่เพิ่มขึ้นโดยรวม

หากการสื่อสารเกิดขึ้นไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการก็จะสร้างความขัดแย้ง

ตัวอย่างของการสื่อสารแบบผสมหรือมีการจัดการไม่ดี

บางทีผู้บริหารไม่เคยปนกับทีมของพวกเขา บางที Peter ซึ่งเป็นหัวหน้าฝ่ายขายก็ไม่ทราบว่าจอห์นรู้สึกไม่สบายเป็นระยะเมื่อเร็ว ๆ นี้ด้วยใบหน้าที่กล้าหาญของจอห์น เป็นผลให้ปีเตอร์ไม่ทราบว่าทีมถูกตรึงเครียดเพราะจอห์นดิ้นรนมาก เมื่อจอห์นแจ้งให้ปีเตอร์ทราบว่าเขาได้รับการวินิจฉัยว่าเป็นโรคมะเร็งมันเป็นเรื่องที่น่าตกใจเพราะปีเตอร์ไม่เคยให้ความสำคัญกับการพูดคุยรอบ ๆ เครื่องทำน้ำเย็นและหลีกเลี่ยงอีเมลขยะแบบไม่เป็นทางการ เนื่องจากปีเตอร์อยู่ในระดับไม่เป็นทางการฝ่ายขายของเขาจึงไม่ไว้ใจเขาและพวกเขากลัวว่าการวินิจฉัยโรคมะเร็งของจอห์นมีความหมายอย่างไรต่อความมั่นคงในการทำงานของจอห์นและภาระงานที่กำลังจะเกิดขึ้น

ผู้จัดการที่ดีเข้าใจว่าการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการนั้นสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นไม่ใช่แค่ในตอนท้าย แต่เป็นเหมือนการสร้างขวัญกำลังใจให้กับทั้ง บริษัท ตั้งแต่พนักงานต้อนรับไปจนถึงลูกหนี้

อย่างไรก็ตามถ้าหากการสื่อสารเป็นเรื่องไม่เป็นทางการก็จะทำให้พนักงานสับสนและหงุดหงิด หากทุกนโยบายของ บริษัท มีการเผยแพร่ผ่านทางอีเมลที่เกิดขึ้นเองอย่างฉับพลันเท่านั้นและไม่เคยออกมาอย่างเป็นทางการว่าเป็นขีปนาวุธที่มีความคิดดีสามารถรู้สึกได้ว่าเสาประตูเคลื่อนที่ตลอดเวลา นี่เป็นนโยบายจริง ๆ หรือเป็นอีกอารมณ์หนึ่งที่ผู้บริหารมีอยู่หรือไม่

บางทีในเดือนพฤษภาคมหัวหน้าฝ่ายพัฒนาผลิตภัณฑ์ได้ส่งอีเมล์ทำลาย บริษัท ด้วยการเขียนว่า "ทีมของเราทำงานอย่างหนักกับอินเทอร์เฟซใหม่ที่จะทำให้ซอฟต์แวร์บัญชีของเราใช้งานได้ง่ายขึ้นสำหรับลูกค้า ไม่แน่ใจในชื่อหรือวันที่เผยแพร่ แต่มันแน่นอนในผลงาน”

จากนั้นในเดือนกรกฎาคมอีเมลออกมาพูดว่า“ เรากลับไปที่กระดานวาดภาพบนอินเทอร์เฟซ เป้าหมายคือฟังก์ชั่นที่เพิ่มขึ้นซึ่งส่งผลให้เกิดการโทรหาลูกค้าน้อยลง

กระนั้นก็ยังไม่มีการสื่อสารอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการออกแบบอินเตอร์เฟส พนักงานควรพูดหรือทำอะไรเกี่ยวกับปัญหาส่วนต่อประสานหากลูกค้าถาม? ในตัวอย่างนี้มีความจำเป็นที่ บริษัท จะต้องร่วมมือกันและออกการสื่อสารอย่างเป็นทางการโดยบอกว่าทีมพัฒนากำลังทำงานอะไรเพราะนั่นเป็นข้อมูลที่สำคัญสำหรับ บริษัท ทุกระดับตั้งแต่งบประมาณจนถึงการตลาดและแผนกต่างๆสามารถพัฒนาแผนได้ ของการดำเนินการกับอินเทอร์เฟซที่กำลังจะมาถึง

วิธีสอนพนักงานวิธีการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

เมื่อพูดถึงการสื่อสารมีความเสี่ยงมากกว่าที่เคย นโยบายมีความสำคัญในสภาพแวดล้อมขององค์กรและเมื่อจัดวางสิ่งเหล่านี้ ต้องมีแนวทางเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมคำอธิบายที่ชัดเจนตามที่จำเป็น บางทีการชี้แจงอาจเกิดขึ้นได้จากการพูดคุยกับเจ้าหน้าที่ในที่ประชุมหรืออนุญาตให้แชนเนล Slack เป็นช่องทางสนทนาได้ แต่สิ่งสำคัญคือไม่มีความคลุมเครือ

เชิญพนักงานเข้าร่วมและถามคำถามหากพวกเขาไม่แน่ใจในสิ่งใด บอกให้พวกเขารู้ว่ามันเป็นเรื่องดีที่จะส่งอีเมลหรือการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรอื่น ๆ หากพวกเขาต้องการทางกระดาษในคำตอบ ทางเดินกระดาษดังกล่าวช่วยปกป้อง บริษัท เช่นกัน

นโยบายควรระบุว่า บริษัท ยืนหยัดในเรื่องต่าง ๆ เช่นการนินทาซึ่งอาจเป็นอันตรายและไม่ก่อผลซึ่งพนักงานทุกคนสมควรได้รับความเคารพและความเป็นส่วนตัวในเรื่องต่างๆทั้งในที่ทำงานและนอกสถานที่ นโยบายควรชี้แจงด้วยว่าในขณะที่ผู้คนมีอิสระในการใช้โซเชียลมีเดียในฐานะบุคคลส่วนตัวพวกเขาจะต้องไม่แบ่งปันผลิตภัณฑ์ที่ทำงานหรือพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องของ บริษัท ในช่องทางสังคมของพวกเขา

แนวทางยังสามารถชี้แจงได้ว่าจะเป็นการดีหากใช้อีเมลอย่างไม่เป็นทางการภายในที่ทำงานหรือควร จำกัด ชุมชนดังกล่าวไว้ในแอปส่งข้อความและสิ่งที่คล้ายกัน พวกเขาควรกำหนดว่าจะมีกฎระเบียบในการส่งข้อความหรือส่งอีเมลหลังเวลาทำการหรือไม่และหากพนักงานคาดว่าจะตรวจสอบนอกสถานที่เหล่านี้

นี่คือที่ซึ่งนโยบายเกี่ยวกับการเกี้ยวพาราสีและการล่วงละเมิดควรทำซ้ำเนื่องจากเป็นการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการซึ่งมักจะอวดกฎของ บริษัท

ท้ายที่สุดหนังสือคู่มือเกี่ยวกับการสื่อสารภายใน บริษัท เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารขององค์กร โปรดจำไว้ว่าการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการเป็นส่วนที่มีคุณค่าและสร้างขวัญกำลังใจให้กับสถานที่ทำงานใด ๆ และควรได้รับอนุญาตให้เจริญขึ้นในบางครั้ง แน่นอนว่ามันสามารถออกนอกมือได้หากมันไม่หยุดนิ่งดังนั้น บริษัท ควรมีแนวทางเกี่ยวกับเวลาที่เหมาะสมและสิ่งที่เหมาะสมที่จะพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการ การพิชิตทางเพศไม่ใช่ แต่เป็นวันหยุดสุดสัปดาห์อย่างยิ่งใหญ่ที่เคบิน

ในท้ายที่สุดด้วยการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นบวกและสื่อสารอย่างเปิดเผยคุณจะพบว่า บริษัท ของคุณมีสภาพแวดล้อมที่เครียดและมีประสิทธิผลน้อยลงด้วยพนักงานที่รู้สึกภักดีและมีคุณค่าในที่ทำงาน