เมื่อคุณบริหารหรือจัดการ บริษัท ที่ต้องพึ่งพาการจัดซื้อวัสดุหรือวัตถุดิบเป็นส่วนใหญ่คุณต้องทำความคุ้นเคยกับกระบวนการจัดซื้อ กระบวนการจัดซื้อเกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอนที่รับรองว่าคุณได้รับสินค้าที่ถูกต้องเมื่อคุณต้องการ วางแผนล่วงหน้าเพื่อให้กระบวนการสั่งซื้อของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น
การตัดสินใจเบื้องต้น
ขั้นตอนแรกในกระบวนการจัดซื้อคือการกำหนดสิ่งที่คุณต้องการรวมถึงความถี่ที่คุณต้องการสำหรับธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณวางแผนที่จะสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงานให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการสั่งซื้อใหม่ในแต่ละสัปดาห์ในแต่ละเดือนหรือเพียงแค่เมื่อคุณมีระดับสินค้าคงคลังที่แน่นอน คุณควรกำหนดจำนวนเงินที่คุณสามารถจ่ายได้สำหรับรายการที่คุณต้องการซื้อเพื่อให้คุณสามารถต่อรองราคากับซัพพลายเออร์ได้
ติดต่อซัพพลายเออร์
เมื่อคุณรู้ว่าคุณต้องการอะไรแล้วคุณจะต้องติดต่อซัพพลายเออร์ที่สามารถให้สิ่งที่คุณต้องการได้ เรียกซัพพลายเออร์ที่หลากหลายเพื่อขอแคตตาล็อกหรือใบราคาที่ให้รายละเอียดของรายการต่าง ๆ ในรายการของคุณ เจรจาต่อรองข้อตกลงผู้จัดจำหน่ายกับแต่ละ บริษัท ที่คุณต้องการสั่งซื้อเพื่อกำหนดเงื่อนไขที่แน่นอนของข้อตกลง เงื่อนไขรวมถึงผู้ที่จะจ่ายสำหรับการจัดส่งกำหนดเวลาส่วนลดหรือต้นทุนต่อรายการและจำนวนวันที่คุณสามารถรอที่จะจ่ายสำหรับการสั่งซื้อ (ปกติ 30 วันหรือมากกว่า)
ส่งใบสั่งซื้อ
เมื่อคุณรู้ว่าคุณต้องการซื้ออะไรขั้นตอนต่อไปคือการส่งคำสั่งซื้อของคุณไปยังซัพพลายเออร์ ใบสั่งซื้อเป็นแบบฟอร์มที่แสดงข้อมูลธุรกิจของคุณและของซัพพลายเออร์พร้อมกับรายการแยกรายการทั้งหมดที่คุณต้องการสั่งซื้อ คุณสามารถส่งคำสั่งซื้อของคุณทางไปรษณีย์ทางโทรสารหรือทางอีเมล
ส่งการชำระเงิน
หลังจากที่คุณได้รับคำสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์คุณจะต้องปฏิบัติตามข้อตกลงการจัดซื้อของคุณ ผู้จัดจำหน่ายจะส่งใบแจ้งหนี้ให้คุณตามจำนวนเงินที่ครบกำหนดชำระซึ่งจะเสนอราคาการชำระเงินตามข้อตกลงเริ่มต้นของคุณ ส่งการชำระเงินของคุณไปยังซัพพลายเออร์ภายในเวลาที่กำหนดไว้ในข้อตกลงของคุณผ่านเช็คธุรกิจหรือบัตรเครดิต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับรายการทั้งหมดที่สั่งซื้อก่อนชำระใบแจ้งหนี้
