วิธีการเขียนสรุปกิจกรรมทางธุรกิจ

การเขียนสรุปกิจกรรมทางธุรกิจอาจดูสับสนหรือเสียเวลา อย่างไรก็ตามการสร้างเทมเพลตเพื่อส่งอีเมลไปยังพนักงานและใช้งานโดยสมาชิกคนอื่น ๆ ในทีมเป็นวิธีการลดความซับซ้อนของกระบวนการและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ทีมผู้บริหารไม่ควรคาดหวังเรื่องเล่ายาว ๆ ใช้ข้อความสั้น ๆ ที่เน้นความท้าทายและโอกาสแทน ใช้ข้อมูลในการประชุมพนักงานเพื่อกำหนดแนวทางแก้ไขปัญหาและความท้าทายที่มีอยู่และทำให้สรุปกิจกรรมทางธุรกิจเป็นเครื่องมือการจัดการที่มีประโยชน์

ชื่อเอกสารด้วยชื่อ บริษัท วันที่ของรายงานกิจกรรมทางธุรกิจและชื่อเรื่องง่าย แบ่งเอกสารออกเป็นส่วนย่อย ๆ ด้วยชื่อเรื่อง: เป้าหมายผลลัพธ์คำอธิบายขั้นตอนถัดไปคำแนะนำ เขียนเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่คาดหวังสำหรับกิจกรรมเป้าหมายจากนั้นเขียนช่วงเวลาโดยใช้ตัวอย่างนี้:“ เป้าหมาย: กำหนดการ 5 การนัดหมายการขายสำหรับสัปดาห์ที่ 20 มิถุนายน” เขียนผลลัพธ์:“ ผล: มีการนัดหมาย 3 ครั้ง”

เขียนคำอธิบายของงานและระบุความสำเร็จ:“ หลังจากเรียก บริษัท 10 แห่งที่ติดอันดับ Fortune 10 ราย, การดำเนินงานในภูมิภาค 50 แห่ง, และ 35 บริษัท ที่เป็นสมาชิกของสมาคมการค้า ABC มีการนัดหมาย 3 ครั้งจากเป้าหมาย 5 ข้อ”

อธิบายว่าเหตุใดเป้าหมายจึงเป็นหรือไม่เป็นไปตามการให้ข้อมูลเชิงปริมาณและคุณภาพ ทำให้ประโยคสั้นและเน้น ใช้หัวเรื่องที่เป็นตัวหนาและประโยคหนึ่งหรือสองประโยคด้านล่างแต่ละหัวข้อเพื่อนำเสนอข้อเท็จจริงหรือปัญหา เขียนคำแนะนำสั้น ๆ เกี่ยวกับบทความบน BNET.com“ จุดประสงค์ของคุณคือการนำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่อนุญาตให้ทำการตัดสินใจที่ดีหรือแสดงผลของการตัดสินใจที่ได้ทำไปแล้ว “ ปิดกั้นความคิดด้านลบเกี่ยวกับปัญหากันอย่าแก้ไขและนำเสนอสถานการณ์อย่างชัดเจน:“ 50% ของผู้ตอบแบบสอบถามที่รับสายกล่าวว่าพวกเขาไม่ได้อยู่ในตลาดสำหรับผลิตภัณฑ์ประเภทนี้อีกต่อไป”

ใช้หัวข้อถัดไปเพื่อระบุขั้นตอนถัดไปเช่นผู้ตอบแบบสอบถามจะได้รับอีเมลหรือข้อความติดตามผลอื่น ๆ:“ จากคนที่ตอบและปฏิเสธการประชุม 17 คนถูกระบุว่าเป็นผู้สมัครรับจดหมายข่าวติดตามผล” จากนั้นให้คำแนะนำตามความเหมาะสม:“ ทำการตลาดผลิตภัณฑ์เพื่อประหยัดเงินสำหรับแผนกต่างๆแทนที่จะประหยัดเวลาสำหรับผู้บริหารแต่ละคน”

ใช้สรุปกิจกรรมทางธุรกิจเป็นวิธีในการติดตามความคืบหน้าเพื่อวัตถุประสงค์ในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ ทำให้กระบวนการ“ เรียบง่ายรวดเร็วและง่ายต่อการเข้าใจ” ตามที่ผู้แต่งระบุไว้ Peter Hingston ในหนังสือ“ เริ่มธุรกิจของคุณ”

เคล็ดลับ

ปรับเปลี่ยนการสรุปสำหรับแผนกต่าง ๆ ขอบคุณผู้ที่เขียนรายงานการมีส่วนร่วมของพวกเขารวมถึงคำแนะนำที่สร้างสรรค์จากรายงานในบันทึกช่วยจำของ บริษัท และให้เครดิตแก่พนักงาน