วิธีตอบสนองต่อจดหมายขอข้อมูล

การตอบสนองต่อจดหมายขอข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้ลูกค้าได้รับข้อมูลที่ต้องการได้ทันทีโดยหลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำหรือสารตัวเติมที่เกินความจำเป็น การตอบสนองต่อคำขอข้อมูลของลูกค้าในเวลาที่เหมาะสมช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของธุรกิจของคุณ

การเปิด

ใส่ชื่อลูกค้าและข้อมูลการติดต่อที่มุมซ้ายบนของตัวอักษรในรูปแบบการเขียนตัวอักษรมาตรฐาน ตัวอย่างเช่น:

จอห์นสมิ ธ

555 Mockingbird Lane,

สปริงฟิลด์, โอไฮโอ

ใต้ที่อยู่ของลูกค้าให้แทรกวันที่ที่คุณร่างจดหมาย

ใช้ชื่อของลูกค้าเพื่อปรับเปลี่ยนจดหมายในแบบของคุณเองแทนที่จะเป็น "ลูกค้าที่รัก" ทั่วไป บรรทัดแรกหลังจากคำทักทายควรให้เขารู้ว่าจดหมายนั้นเป็นการตอบสนองต่อคำขอข้อมูลของเขา: "ถึง John, ในการตอบสนองต่อคำขอข้อมูลของคุณ …"

ตัวอักษร

มีจดหมายของลูกค้าต่อหน้าคุณขณะที่คุณร่างคำตอบของคุณ อ่านจดหมายอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจข้อมูลที่เขาขออย่างชัดเจน หากลูกค้าต้องการข้อมูลมากกว่าหนึ่งชิ้น เน้นรายการต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทิ้งข้อมูลใด ๆ จากนั้นในส่วนของตัวอักษรให้ระบุแต่ละรายการ ในรูปแบบรายการ. หากเป็นไปได้ให้ใช้องค์ประกอบการจัดรูปแบบสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการลำดับเลขที่ระบุในโปรแกรมซอฟต์แวร์ของคุณ

ปิด

เชิญลูกค้าให้ดำเนินการ จากข้อมูลที่คุณให้และมีส่วนร่วมกับธุรกิจของคุณอีกครั้ง Cynthia Perun ให้คำแนะนำแก่ผู้ประกอบการ หากคุณสามารถช่วยลูกค้าสั่งซื้อออนไลน์จากที่ตั้งธุรกิจของคุณเช่นเชิญเขามาที่ร้านเพื่อทำเช่นนั้น รวมหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจที่อยู่อีเมลและที่อยู่เว็บไซต์ของคุณ ไม่เป็นไรที่จะทำซ้ำข้อมูลนี้ในการปิดจดหมาย - และเชิญลูกค้าให้ติดต่อคุณหากเขาต้องการข้อมูลการติดตาม

เคล็ดลับ

• ข้อผิดพลาดด้านการพิมพ์และไวยากรณ์ สะท้อนถึงธุรกิจของคุณไม่ดี. ก่อนที่จะส่งจดหมายโต้ตอบใด ๆ ถึงลูกค้ารวมถึงการตอบกลับคำขอข้อมูลให้ผู้ช่วยฝ่ายบริหารของคุณหรือเพื่อนร่วมงานพิสูจน์อักษรอย่างน้อยสองครั้ง