วิธีการเขียนคู่มือการบริการลูกค้า การเขียนคู่มือการบริการลูกค้าจะช่วยให้พนักงานของคุณปฏิบัติงานได้ง่ายขึ้นและเหมาะสมโดยไม่รบกวนหรือขัดต่อนโยบายของ บริษัท ในกระบวนการ มันสมเหตุสมผลที่จะมีผู้เชี่ยวชาญเขียนคู่มือโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่มีประสบการณ์มาก่อนในการเขียนเอกสารเป็นทางการ แต่ไม่ว่าผู้เขียนจะเป็นอย่างไรและคู่มือเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการมีหลายประเด็นที่จะต้องครอบคลุมเพื่อให้มีประโยชน์และมีประสิทธิภาพ
อ่านคู่มือการบริการลูกค้าให้มากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้หลาย บริษัท โพสต์คู่มือของพวกเขาทางออนไลน์หรือคุณสามารถขอรับได้โดยโทรไปที่สำนักงานใหญ่ของ บริษัท และขอสำเนา หากคุณไม่พบวิธีนี้เพียงขอสำเนาคู่มือการบริการลูกค้าจาก บริษัท ที่คุณเคยทำ
ปรึกษากับนักกฎหมายเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีถ้อยคำที่ถูกต้องเพื่อปกป้อง บริษัท และพนักงานจากความรับผิดที่อาจเกิดขึ้นตามคำตอบที่เป็นไปได้ สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งหากคุณต้องเขียนคู่มือการบริการลูกค้าสำหรับ บริษัท ที่เกี่ยวข้องกับบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่อาจเป็นอันตรายต่อผู้ซื้อ
รวมรายการคำศัพท์ที่พนักงานไม่ได้รับอนุญาตให้พูดกับผู้โทร แผนกบริการลูกค้าส่วนใหญ่พิจารณาประโยคเช่น "ฉันสัญญา" หรือ "แน่นอน" เป็นใหญ่ไม่มี เนื่องจากคำนี้แสดงถึงการรับประกันและสามารถกลายเป็นปัญหาร้ายแรงได้หาก บริษัท ไม่สามารถปฏิบัติตามสิ่งที่พนักงานสัญญาไว้ในภายหลัง
จัดระเบียบคู่มือการบริการลูกค้าเป็นส่วน ๆ เพื่อให้พนักงานค้นหาคำตอบได้ง่ายขึ้น ส่วนที่ใหญ่ที่สุดและสำคัญที่สุดของคู่มือลูกค้าควรรวมถึง: นโยบายของ บริษัท, ข้อ จำกัด เรื่องตัวแทนและคำตอบโดยละเอียดสำหรับคำถามที่พบบ่อยที่สุด แต่ละ บริษัท อาจต้องการบทเพิ่มเติมเพื่อครอบคลุมประเด็นเฉพาะของบริการที่มีให้รวมถึงคำแนะนำพิเศษและคำเตือนที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ของ บริษัท
รวมรายการคำศัพท์หาก บริษัท ใช้คำศัพท์ยากที่พนักงานอาจต้องอธิบายให้ผู้โทรทราบ เช่นเดียวกับนโยบายพิเศษที่อาจต้องการคำอธิบายอย่างละเอียดและอาจสร้างความสับสนให้กับทั้งพนักงานใหม่และลูกค้า
เคล็ดลับ
-
การเขียนคู่มือลงในเครื่องบันทึกเทปอาจทำได้ง่ายกว่าแล้วให้ใครบางคนสร้างบันทึกเสียงให้คุณโดยเฉพาะถ้าคุณรู้นโยบายดี แต่ไม่มั่นใจว่าคุณสามารถเขียนคู่มือได้อย่างชัดเจนตรงไปตรงมา
