เพื่อจัดการกับความขัดแย้งในสถานที่ทำงานแผนกทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องมีนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการซึ่งให้รายละเอียดเกี่ยวกับการดำเนินการในสถานที่ทำงานที่ไม่เหมาะสมและพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ง่าย นโยบายการแก้ปัญหาความขัดแย้งทางธุรกิจยังต้องกำหนดขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการตรวจสอบรายงานการไม่ปฏิบัติตามและการลงโทษทางวินัย บริษัท ที่มีนโยบายความขัดแย้งในที่ทำงานที่อ่อนแออาจสูญเสียพนักงานที่มีความสามารถและมีประสิทธิผลซึ่งกำลังมองหาวิธีหลบหนีผู้ร่วมงานที่ไม่พึงประสงค์ซึ่งพฤติกรรมเชิงลบไม่ถูกตรวจสอบ
ความสำคัญของนโยบายความขัดแย้งในที่ทำงาน
การรวบรวมเอกสารรายละเอียดสำหรับการอ้างอิงของผู้จัดการและพนักงานแนวหน้าโดยทั่วไปเป็นเครื่องมือสำหรับการจัดการกับความขัดแย้งในสถานที่ทำงานได้สำเร็จ มีนโยบายที่ชัดเจน เช่นเดียวกับระบบสำหรับการรายงานการละเมิดและการตรวจสอบพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีพนักงาน "ตกอยู่ในรอยแตก" เมื่อมีการกำหนดนโยบายการสอบสวนความขัดแย้งที่ครอบคลุมและการแก้ไขปัญหาทรัพยากรมนุษย์จำเป็นต้องได้รับอำนาจในการบังคับใช้มาตรการทางวินัย จะเพิกเฉยต่อนโยบาย บริษัท ที่พยายามหาสถานที่ที่จะเริ่มต้นเมื่อออกแบบนโยบายความขัดแย้งในที่ทำงานควรพิจารณาใช้นโยบายไม่ยอมรับซึ่งทำให้พนักงานทุกคนเห็นว่าการล่วงละเมิดในที่ทำงานเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ การมีนโยบายที่ไม่ยอมรับเป็นศูนย์อาจช่วยลดโอกาสที่ผู้ร้องเรียนจะทำการเรียกการตัดสินใจที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
บทบาทของ HR ในการไกล่เกลี่ยข้อพิพาท
ทรัพยากรมนุษย์เป็นจุดติดต่อที่สองในข้อพิพาทระหว่างบุคคลในสถานที่ทำงานใด ๆ เป็นคนแรกที่เป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรงของพนักงานยกเว้นความขัดแย้งระหว่างพนักงานและผู้บังคับบัญชา ใน บริษัท ขนาดใหญ่การมีผู้เชี่ยวชาญด้านการไกล่เกลี่ยข้อพิพาทอาจเป็นประโยชน์ หากมีข้อพิพาทรุนแรงพอที่ผู้บังคับบัญชาระดับแนวหน้าจะไม่สามารถแก้ไขสถานการณ์ได้ทันทีพนักงานที่ขัดแย้งทั้งคู่สามารถส่งต่อไปยังผู้เชี่ยวชาญด้านการไกล่เกลี่ยข้อพิพาทในฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทรัพยากรมนุษย์ควรพูดแยกกันกับแต่ละฝ่าย รวมถึงทั้งสองฝ่ายในการอภิปรายอาจสร้างพฤติกรรมที่น่ากลัวไม่ว่าจะเป็นจริงหรือรับรู้ ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรมนุษย์ตัดสินใจว่าการร้องเรียนรับประกันการสอบสวนหรือควรส่งไปยังหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายภายนอกเพื่อทำการตรวจสอบ ควรมีการออกคำเตือนอย่างเป็นทางการแก่พนักงานที่ถูกกล่าวหาและบันทึกที่อยู่ในไฟล์ของเขาในกรณีที่มีการร้องเรียนในอนาคต เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ควรยกเลิกข้อร้องเรียนเพียงเพราะยากต่อการตรวจสอบ เหตุการณ์บางอย่างอาจต้องการการตรวจสอบผ่านผู้เชี่ยวชาญกิจการภายในหรือที่ปรึกษาด้านความปลอดภัยภายนอกโดยขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลอาวุโส
เมื่อใดที่ต้องเผชิญหน้าและเมื่อใดจึงจะยังคงเป็นกลาง
เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ที่ตรวจสอบการร้องเรียนควรอยู่ในสถานะเป็นกลางจนกว่าหลักฐานการละเมิดจะสามารถตรวจสอบได้โดยหลักฐานที่ไม่สามารถหักล้างได้ การได้รับหลักฐานที่ไม่สามารถหักล้างได้อาจต้องมีการตรวจสอบเป็นพิเศษเช่นการติดตั้งกล้องรักษาความปลอดภัยหรือตรวจสอบการใช้คอมพิวเตอร์ในที่ทำงาน หลังจากการพิสูจน์แล้วว่าพนักงานมีความผิดในความขัดแย้งระหว่างบุคคลผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องถูกลงโทษทางวินัย
ผลที่ตามมาของการละเมิดนโยบาย
รูปแบบของการลงโทษทางวินัยที่น้อยที่สุดควรเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการพร้อมกับผลที่ตามมาอย่างชัดเจนสำหรับการละเมิดซ้ำ เมื่อสงสัยว่ามีการละเมิดที่ร้ายแรง แต่ไม่ได้รับการพิสูจน์ทรัพยากรมนุษย์อาจระงับพนักงานที่อยู่ระหว่างการสอบสวน แม้ว่าข้อกล่าวหาจะพิสูจน์ว่าเป็นเท็จการจ่ายเงินให้พนักงานที่ถูกระงับเนื่องจากการหยุดทำงานของเขาอาจมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการเพิกเฉยต่อปัญหาและอาจต้องเผชิญกับคดีฟ้องร้องที่มีค่าใช้จ่ายสูงโดยพนักงานเล็กน้อย การละเมิดที่รุนแรงยิ่งขึ้นเช่นการล่วงละเมิดทางร่างกายหรือทางเพศในที่ทำงานควรเป็นเหตุให้มีการเลิกจ้างโดยทันทีหากได้รับการพิสูจน์แล้ว ยกตัวอย่างเช่นการรู้ว่าการล่วงละเมิดในที่ทำงานอาจนำไปสู่การเลิกจ้างอาจเป็นอุปสรรคที่สำคัญต่อพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม
