วัตถุประสงค์ของระบบควบคุมเอกสารคือเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่องค์กรของคุณใช้นั้นมีประสิทธิภาพและเป็นปัจจุบัน ซึ่งอาจทำได้โดยใช้รายการเอกสารแบบง่ายที่รู้จักกันในชื่อรายการหลัก
คู่มือนโยบายและระเบียบปฏิบัติ
การระบุที่อยู่ของการควบคุมเอกสารภายในนโยบายและคู่มือขั้นตอนของคุณควรเป็นขั้นตอนแรก นอกจากนี้องค์กรของคุณควรระบุผู้ดูแลเพื่อควบคุมการควบคุมเอกสารโดยรับผิดชอบรายการหลักของเอกสาร
รายการเอกสารหลัก
สร้างรายการหลักที่ระบุเอกสารที่ใช้ภายในองค์กรของคุณเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเอกสารประกอบด้วยคู่มือขั้นตอนคู่มือคุณภาพคำแนะนำในการทำงานและแบบฟอร์ม ใช้รูปแบบสเปรดชีทรวมชื่อของเอกสารและเวอร์ชัน หากคุณกำลังอ้างอิงขั้นตอนที่ได้รับคำสั่งจากแหล่งภายนอกการอ้างอิงมาตรฐานในรายการหลักจะช่วยให้ตรวจสอบย้อนกลับได้
กระบวนการแก้ไข
เอกสารที่มีการแก้ไขต้องบันทึกไว้ในรายการหลัก ตัวอย่างเช่นนโยบายและขั้นตอนการประกันคุณภาพรุ่น B คุณสามารถสร้างระบบการระบุของคุณเอง บางองค์กรใช้วันที่แก้ไข เมื่อมีการแก้ไขขั้นตอนคุณต้องตรวจสอบแบบฟอร์มหรือคำแนะนำที่คุณอ้างอิงภายในกระบวนการ
