วิธีการตั้งค่าระบบจัดเก็บข้อมูลสำนักงานตัวเลข

ความสำคัญของการมีระบบการจัดเก็บเอกสารในสำนักงานที่มีการจัดระเบียบอย่างดีนั้นจะไม่มีความชัดเจนมากกว่าเมื่อเอกสารสำคัญหายไป ระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจส่งผลให้เสียเวลาเงินและนำไปสู่การตัดสินใจที่ไม่ดีหากเอกสารที่ขาดหายไปนั้นมีข้อมูลครบถ้วนและคุณต้องตัดสินใจ วิธีหนึ่งในการสร้างคำสั่งซื้อจากความโกลาหลคือการตั้งค่าระบบจัดเก็บข้อมูลสำนักงานตัวเลขที่คุณกำหนดหมายเลขให้กับเรคคอร์ดเช่นคำสั่งซื้อรายการสินค้าคงคลังและการประมาณและข้อมูลไฟล์ในลำดับจากน้อยไปมากหรือสูงสุด

รายการที่คุณจะต้อง

• ระบบเลข

• ตู้เก็บเอกสาร

• คู่มือการแบ่งไฟล์

• แท็บตัวแบ่งไฟล์

• แฟ้มโฟลเดอร์สีต่าง ๆ

• ป้ายกำกับ

ตั้งค่าหมวดหมู่และระบบการกำหนดหมายเลข

ตั้งค่าประเภทไฟล์และกำหนดหมายเลขควบคุม ระบุแต่ละแผนกภายในองค์กรของคุณแยกจากกัน กำหนดหมายเลขควบคุมหลักสำหรับแต่ละแผนก ตัวอย่างเช่นธุรกิจขนาดเล็กอาจเลือกที่จะตั้งค่าหมวดหมู่เช่น "การเงิน" "การขาย" "การจัดซื้อ" "ทรัพยากรมนุษย์" และ "อุปกรณ์" กำหนดหมายเลขควบคุมเพื่อระบุแต่ละหมวดหมู่หลักเช่น 100 ถึงทางการเงิน 200, การขาย; 300, การจัดซื้อ; 400, ทรัพยากรมนุษย์; และ 500 อุปกรณ์

ตั้งค่าหมวดหมู่ย่อยของไฟล์และกำหนดหมายเลขควบคุมย่อยเพื่อกำหนดและระบุแต่ละหมวดหมู่ย่อย ตัวอย่างเช่นในหมวดการขายคุณสามารถเพิ่ม 10 สำหรับรายงานการขาย 20, ประมาณการยอดขาย; และ 30 ใบเสร็จรับเงินการขาย

ตั้งค่าระบบการกำหนดหมายเลขภายในแต่ละประเภทย่อยเพื่อระบุเอกสารแต่ละรายการภายในหมวดหมู่ย่อย นี่จะกลายเป็นหมายเลขที่คุณพิมพ์บนเอกสาร ตัวอย่างเช่นถ้าคุณส่งคำสั่งซื้อสำหรับแบบฟอร์มการประมาณการยอดขายที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าคุณจะต้องระบุหมายเลขของแบบฟอร์มแรกเป็น 200-20-01 หรือ 200 200 01 ถ้าคุณต้องการ แต่ละเอกสารที่ต่อเนื่องจะเพิ่มขึ้นทีละหนึ่ง คุณจะพิมพ์ "200-20-02" ในแบบฟอร์มประมาณการยอดขายที่สองเช่น

สร้างดัชนีหลักของแผนการจัดเก็บของคุณ สิ่งนี้จะทำหน้าที่เป็นสารบัญสำหรับตู้เก็บเอกสารของคุณ

ตู้ติดตั้ง

สร้างระบบการเข้ารหัสสีเพื่อระบุประเภทหลักและหมวดหมู่ย่อย ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างกฎที่ใช้ป้ายกำกับตัวแบ่งไฟล์สีน้ำเงินเพื่อระบุหมวดหมู่หลัก โฟลเดอร์แฟ้มสีสามารถระบุหมวดหมู่ย่อยเช่นเดียวกับในโฟลเดอร์สีแดงสำหรับรายงานการขายโฟลเดอร์สีเขียวสำหรับการประมาณการยอดขายและโฟลเดอร์สีเหลืองสำหรับใบเสร็จรับเงินการขาย เลเบลในโฟลเดอร์ไฟล์จะระบุเนื้อหาเช่นเลเบลที่แสดง 01-100, 101-200 และอื่น ๆ

สร้างแท็บตัวแบ่งหมวดหมู่หลักและวางในตู้เก็บเอกสาร ติดป้ายและวางโฟลเดอร์แฟ้มประเภทย่อยเริ่มต้นในตู้เก็บเอกสารและเพิ่มตามความจำเป็น

จัดเก็บเอกสารตามลำดับตัวเลขที่เหมาะสม

เคล็ดลับ

• ใช้เวลาสักครู่เพื่อระบุความต้องการของธุรกิจของคุณและตัดสินใจเลือกหมวดหมู่และระบบการนับที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

  หากคุณใช้ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์และพิมพ์แบบฟอร์มของคุณเองคุณอาจต้องเปลี่ยนระบบลำดับเลขเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดการยื่น ตัวอย่างเช่นการกำหนดหมายเลขในแบบฟอร์มประมาณการยอดขายอาจเริ่มต้นที่ 200-20-01 และเพิ่มขึ้นทีละรายการสำหรับการประมาณการใหม่แต่ละครั้ง

  ระบุที่ตั้งและที่เก็บเฉพาะสำหรับเอกสารทั้งหมดที่ยังไม่ได้ยื่นในกรณีที่คุณต้องการเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นในระหว่างกาล

  วิธีที่ดีที่สุดที่จะทำให้แน่ใจว่าคุณจะปฏิบัติตามข้อกำหนดการจัดเก็บเอกสารคือการกำหนดตารางเวลาเช่นรายวันหรือรายสัปดาห์