ลักษณะของการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรของคุณ มันมีผลกระทบสำคัญต่อประสิทธิภาพการทำงานของ บริษัท และประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานของคุณ ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณจะต้องสามารถสื่อสารวิสัยทัศน์และเป้าหมายของคุณได้อย่างชัดเจนสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าและพันธมิตรที่มีศักยภาพและโต้ตอบกับทีมของคุณ

สาระสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจ

ผู้จัดการซีอีโอผู้นำทีมและผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ จะต้องเรียนรู้วิธีการสื่อสารที่ดีเพื่อให้บรรลุความรับผิดชอบ ไม่ว่าคุณต้องการขายสินค้าเพิ่มเติมสร้างทีมที่แข็งแกร่งหรือเพิ่มความพยายามทางการตลาดของคุณเป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องเข้าใจความสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจ

หากคุณต้องการประสบความสำเร็จมันไม่เพียงพอที่จะเป็นนักยุทธศาสตร์ที่ดีหรือมีความคิดที่ยอดเยี่ยม แน่นอนว่าคุณสามารถจ้างคนเพื่อสื่อสารกับลูกค้าของคุณและโปรโมตบริการของคุณ แต่คุณยังต้องใช้วิสัยทัศน์ของคุณเป็นคำพูด เป็นความรับผิดชอบของคุณในการให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานของคุณฟังสิ่งที่พวกเขาต้องพูดและหารือเกี่ยวกับเป้าหมายของ บริษัท

การสื่อสารทางธุรกิจคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการแบ่งปันข้อมูลระหว่างบุคคลภายในและภายนอกองค์กรของคุณ สามารถมีหลายรูปแบบเช่นการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการการสื่อสารภายในและภายนอกการสื่อสารทางกฎหมายการสื่อสารด้านข้างหรือแนวนอนและอื่น ๆ คิดว่ามันเป็นช่องทางสองทางสำหรับการส่งคำแนะนำความคิดเห็นความคิดเห็นรายงานและอื่น ๆ

เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพจะต้องมีการแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกัน คุณต้องพูดให้ชัดเจนและฟังอย่างระมัดระวัง นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจพื้นฐานของการสื่อสารทางธุรกิจซึ่ง ได้แก่:

• โครงสร้าง

• ความเกี่ยวข้อง

• ความมั่นคง

• ความชัดเจน

• ความใหม่และความเป็นอันดับหนึ่ง

• กลาง

ก่อนอื่นข้อความของคุณจะต้องมีโครงสร้างที่ดีและมีการเปิดตัวและปิด ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลโทรออกหรือนำเสนอโครงการโปรดคำนึงถึงองค์ประกอบโครงสร้างเหล่านี้ เริ่มต้นด้วยการแนะนำสั้น ๆ ของข้อความของคุณเพื่อให้ผู้ชมทราบว่าจะคาดหวังอะไร ตัวอย่างเช่นคุณอาจพูดว่า "วันนี้เราจะพูดถึงกลยุทธ์การตลาดของเราในไตรมาสหน้า" จากนั้นนำเสนอแนวคิดของคุณโดยละเอียด คุณอาจต้องสำรองข้อมูลของคุณด้วยข้อเท็จจริงและตัวเลขทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริบท ปิดข้อความด้วยข้อสรุปสั้น ๆ ที่สรุปประเด็นสำคัญที่คุณกล่าวถึง

ตรวจสอบให้แน่ใจข้อความของคุณชัดเจนและเกี่ยวข้องกับกลุ่มเป้าหมาย ลองนึกภาพว่าคุณกำลังพยายามอธิบายให้ลูกค้าฟังว่าเขาต้องการการปรับปรุงเว็บไซต์ที่สมบูรณ์แทนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย คุณอาจถูกล่อลวงให้พูดคุยเกี่ยวกับการออกแบบเว็บการเพิ่มประสิทธิภาพของเครื่องมือค้นหาอัตราตีกลับและด้านเทคนิคอื่น ๆ แต่อย่าทำเช่นนั้น ลูกค้าอาจไม่รู้ว่าสิ่งเหล่านี้มีความหมายอย่างไรและทำไมจึงมีความสำคัญ คุณควรเน้นว่าการออกแบบเว็บไซต์ที่สมบูรณ์จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของเขาอย่างไร บอกเขาว่าเขาจะเข้าถึงลูกค้าได้มากขึ้นเพิ่มการรับรู้แบรนด์เพิ่มอัตราการเก็บข้อมูลปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูลและอื่น ๆ

รักษาข้อความของคุณให้สอดคล้องกันเสมอ แต่ปรับให้เหมาะกับผู้ชมและบริบท หากคุณเปลี่ยนใจตลอดเวลาคุณมีความเสี่ยงต่อการสูญเสียความน่าเชื่อถือ

เป็นสิ่งหนึ่งที่จะบอกให้พนักงานของคุณปกป้องข้อมูลลูกค้าและปรับปรุงซอฟต์แวร์ของพวกเขาและอีกสิ่งหนึ่งที่มีนโยบายความปลอดภัย การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรช่วยให้การอธิบายแนวคิดง่ายขึ้นและทำให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณเป็นที่น่าจดจำ รวมคำแถลงที่ชัดเจนและชัดเจนซึ่งตอกย้ำความเชื่อของคุณและเกี่ยวข้องกับหัวข้อ พิจารณาเริ่มต้นหรือสิ้นสุดข้อความของคุณด้วยคำพูดหรือการเปิดที่มีประสิทธิภาพอื่น บางครั้งอารมณ์ขันก็ช่วยได้เช่นกัน ไม่ว่าคุณจะพูดคุยกับลูกค้าหรือพนักงาน

ตามที่นักจิตวิทยาบางคนมีแนวโน้มที่จะจำสิ่งที่พวกเขาได้เห็นหรือได้ยินครั้งล่าสุด สิ่งนี้เรียกว่าเอฟเฟกต์ความใหม่ คนอื่นมักจะนึกถึงสิ่งที่พวกเขาเคยเห็นหรือได้ยินครั้งแรก ดังนั้นจึงเหมาะสมที่จะเริ่มต้นและ / หรือปิดข้อความของคุณด้วยข้อความที่มีประสิทธิภาพ

อีกสิ่งที่ควรพิจารณาคือสื่อการสื่อสาร คุณวางแผนที่จะรับข้อความของคุณอย่างไร สื่อการสื่อสารมีหลายประเภทและแต่ละชนิดก็มีลักษณะเฉพาะ รวมถึง แต่ไม่ จำกัด เฉพาะ:

• การนำเสนอผลงาน

• รายงาน

• การสื่อสารออนไลน์

• การประชุมทางธุรกิจ

• การประชุมทางวิดีโอและโทรศัพท์

• อีเมล์

• สื่อสังคม

• สื่อสิ่งพิมพ์

• สัญญาและเอกสารที่เป็นทางการอื่น ๆ

ด้านกฎหมายของการสื่อสารทางธุรกิจ

เมื่อคุณเขียนสัญญาหรือยื่นเอกสารทางกฎหมายสิ่งสำคัญคือการสื่อสารอย่างชัดเจน การสื่อสารที่ไม่ดีอาจส่งผลให้มีค่าปรับจำนวนมากการฉ้อโกงการหมิ่นประมาทการสูญเสียรายได้และการฟ้องร้องที่มีราคาแพง

ทำความคุ้นเคยกับกฎหมายในรัฐหรือเคาน์ตีของคุณรวมถึงกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการโฆษณา ตัวอย่างเช่นแคมเปญการตลาดของคุณจะต้องเป็นจริงและปฏิบัติตามกฎหมายในอุตสาหกรรมของคุณ หากคุณขายผลิตภัณฑ์เสริมอาหารคุณอาจไม่อ้างว่าผลิตภัณฑ์ของคุณรักษาหรือป้องกันโรค นอกจากนี้คุณไม่สามารถทำการตลาดแอลกอฮอล์และบุหรี่ว่าเป็นประโยชน์ต่อลูกค้า สำรองข้อเรียกร้องของคุณด้วยข้อเท็จจริงที่ยากลำบากและทำการเปิดเผยข้อมูลที่จำเป็น

ตรวจสอบสัญญาธุรกิจและข้อตกลงอีกครั้ง หากคุณมีสิ่งที่จะพูดให้เขียนไว้ รวมส่วนที่กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในสัญญาอย่างชัดเจน เพิ่มส่วนที่เกี่ยวข้องเช่นข้อกำหนดของสัญญาและการเลิกจ้างการรับประกันความสามารถในการแยกส่วนและการรักษาความลับ

เอาใจใส่วิธีการสื่อสารกับพนักงานของคุณด้วย เลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวัง หลีกเลี่ยงการข่มขู่หรือแบ่งแยกต่อพนักงาน ตัวอย่างเช่นหากคุณบอกพนักงานว่าเขายังเด็กเกินไปที่จะทำโครงการเฉพาะคุณอาจถูกกล่าวหาว่าถูกเลือกปฏิบัติตามอายุ ผู้จัดการที่แกล้งพนักงานคนพิการอาจถูกกล่าวหาว่าถูกเลือกปฏิบัติด้วยความพิการแม้ว่าพฤติกรรมของเขาไม่ได้หมายถึงการทำร้ายคนที่เป็นปัญหา

เหตุใดการสื่อสารทางธุรกิจจึงมีความสำคัญ

เมื่อทราบถึงแง่มุมที่สำคัญของการสื่อสารมันไม่ยากที่จะเข้าใจว่าทำไมมันจึงสำคัญมาก การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถเสริมสร้างความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าพนักงานและคู่ค้าทางธุรกิจในขณะเดียวกันก็ช่วยให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎหมาย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณได้เปรียบในการแข่งขันและช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากความพยายามทางการตลาดของคุณ

ความสำคัญของการสื่อสารภายนอกในองค์กรไม่ควรถูกประเมินต่ำเกินไป ในฐานะผู้จัดการหรือเจ้าของธุรกิจคุณจะต้องสามารถส่งข้อความของคุณไปยังกลุ่มเป้าหมายรวมถึงนักลงทุนผู้ถือหุ้นซัพพลายเออร์และพันธมิตรที่มีศักยภาพ ตัวอย่างเช่นการถ่ายทอดสดเปิดโอกาสให้คุณได้รับความสนใจจากกลุ่มเป้าหมายหรือการระดมทุนที่ปลอดภัยสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ คำพูดที่ดีหรือการนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่มีส่วนร่วมสามารถเพิ่มชื่อเสียงของคุณและสร้างยอดขาย บทสัมภาษณ์และข่าวประชาสัมพันธ์ช่วยให้คุณสามารถแจ้งลูกค้าและนักลงทุนเกี่ยวกับโครงการล่าสุดของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการพูดคุยเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันใหม่กับแบรนด์หรือเกี่ยวกับสายผลิตภัณฑ์ใหม่ที่จะทำลายอุตสาหกรรม หากคุณสื่อสารอย่างชัดเจนและให้คุณค่าที่แท้จริงคุณจะสร้างความฮือฮาในแบรนด์ของคุณ

การสื่อสารภายในก็เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกัน เกือบครึ่งหนึ่งของพนักงานแทบจะไม่เคยออกจากที่ประชุมหรือรู้ว่าจะทำอย่างไรต่อไป ในความเป็นจริงแล้ว 21 เปอร์เซ็นต์ของมืออาชีพไม่มีแผนอย่างเป็นทางการสำหรับการสื่อสารภายใน หากคุณไม่สามารถระบุวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของการประชุมได้อย่างชัดเจนคุณอาจสร้างความสับสนและความขัดแย้งในที่ทำงาน

ผู้นำที่เป็นผู้สื่อสารที่ดีสามารถเพิ่มขวัญกำลังใจของพนักงานลดอัตราการลาออกและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กร พวกเขายังมีความผูกพันที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นกับทีมของพวกเขาและมีความขัดแย้งน้อยลง นอกจากนี้การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานของคุณเข้าใจบทบาทและการสนับสนุนที่พวกเขามีต่อการเติบโตและความสำเร็จของ บริษัท