วิธีการเขียนขั้นตอนการบริหารสำนักงาน

บริษัท ใช้คู่มือขั้นตอนการบริหารสำนักงานเพื่อฝึกอบรมพนักงานสร้างหรือซื้อซอฟต์แวร์และเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในสำนักงาน ซอฟต์แวร์เป็นส่วนใหญ่ของการดำเนินงานในสำนักงานและต้องการขั้นตอนในการกำหนดการทำงานของคอมพิวเตอร์เช่นความปลอดภัยการสร้างฐานข้อมูลและการเข้าถึงโปรโตคอลอีเมลและการป้องกันไวรัส คู่มือขั้นตอนมักจะมีผังงานที่ช่วยในการสร้างหรือซื้อซอฟต์แวร์ที่ตรงกับความต้องการของสำนักงานของคุณ

ผู้ดูแลระบบสำนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการประมวลผลและจัดการบันทึกและเอกสาร การเตรียมการสำหรับการประชุมการประชุมและกิจกรรมพิเศษ จัดเตรียมการเดินทาง; และสื่อสารกับลูกค้าการจัดการซัพพลายเออร์และพนักงาน คู่มือขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพอธิบายวิธีปฏิบัติในสำนักงานอย่างชัดเจนและมีรายละเอียดมากที่สุด พนักงานใหม่ควรสามารถอ้างถึงคู่มือสำหรับข้อมูลเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงาน

รายการที่คุณจะต้อง

• เครื่องผูก 3-Ring

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

วิธีการเขียนขั้นตอนการบริหารสำนักงาน

ระบุขั้นตอน

คู่มือขั้นตอนการบริหารสำนักงานจะประกอบด้วยหลายขั้นตอน เริ่มต้นด้วยระดับสูงสุดขั้นตอนทั่วไปส่วนใหญ่และทำงานให้ละเอียดที่สุด ควรมีผังงานระดับสูงที่ระบุว่าแต่ละขั้นตอนเหมาะสมกับหมวดหมู่นั้นอย่างไร ผังงานทำให้การฝึกอบรมพนักงานใหม่เป็นเรื่องง่ายเนื่องจากเป็นกราฟิกที่แสดงถึงกระบวนการทำงานของพวกเขา ตัวอย่างด้านล่างเป็นภาพประกอบง่าย ๆ ของขั้นตอนการทำงานบางอย่าง

1. บันทึกสำนักงาน

1.1 พัสดุจัดซื้อ 1.2 การยื่น 1.3 การจัดการจดหมาย 1.4 การกำหนดเวลา

1.3 การจัดการจดหมาย

1.3.3 รับเมล -> 1.3.4 เรียงลำดับเมล -> ต้องการการตอบกลับทันที -> ใช่ -> ทำเครื่องหมายเป็นด่วน -> ส่งไม่ใช่ -> ห้ามทำเครื่องหมาย -> ส่ง

เมื่อเขียนคู่มือให้ระบุรายละเอียดที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับแต่ละหัวข้อย่อย ตัวอย่างเช่น:

1.3.3 การรับจดหมายจดหมายจะถูกจัดเรียงในห้องจดหมายและส่งไปยังถังจดหมายของแต่ละแผนกภายในเวลา 10.00 น. ผู้ช่วยสำนักงานรับจดหมายเรียงลำดับ (ดู 1.3.4) และพิจารณาว่าจดหมายนั้นต้องการการตอบกลับทันทีหรือไม่ ดู 1.3.5)

รวบรวมข้อมูลขั้นตอน

นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในกระบวนการเขียนและจะต้องใช้เวลามากที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจขั้นตอนที่คุณอธิบายและขอบเขตของโครงการ ทำความเข้าใจกับผู้ชมสำหรับขั้นตอนนี้และวิธีการที่เหมาะกับขั้นตอนระดับสูงกว่า ใครคือซัพพลายเออร์ในการดำเนินการ? ใครคือเจ้าของและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ใครคือลูกค้า เมื่อคุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้างต้นทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เขียนคำถามสัมภาษณ์ชุดหนึ่ง อะไรคือสิ่งที่คุณต้องรู้ในการเขียนขั้นตอนอย่างละเอียด?
2. ดำเนินการสัมภาษณ์และจัดทำเอกสารผลลัพธ์
3. สร้างผังงานที่แสดงให้เห็นถึงการป้อนข้อมูลไปยังกระบวนการขั้นตอนการทำงานและการส่งออก
4. ตรวจสอบผังงานที่คุณสร้างขึ้นกับเจ้าของกระบวนการเพื่อความถูกต้อง

เขียนคู่มือฉบับร่าง

เลือกรูปแบบสำหรับคู่มือและตรวจสอบให้แน่ใจว่าฝ่ายบริหารเห็นด้วยกับรูปแบบนั้น ร่างคู่มือทั้งหมด คุณไม่ต้องการเขียนคู่มือใหม่เนื่องจากไม่มีข้อตกลงเกี่ยวกับรูปแบบหรือเนื้อหา ใช้เครื่องผูก 3-ring เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงสามารถทำได้อย่างง่ายดาย รวมสิ่งต่อไปนี้สำหรับแต่ละขั้นตอนที่บันทึกไว้:

• หัวข้อ
• บทนำ
• ภาพรวม
• วันที่แก้ไข
• เจ้าของขั้นตอน - ใช้ชื่อตามความเหมาะสมและหลีกเลี่ยงการใช้ชื่อส่วนตัว
• แผนผังลำดับงานพร้อมคำอธิบายทีละขั้นตอน
• คำนิยาม
• วัสดุหรือซอฟต์แวร์ที่ใช้ในกระบวนการ
• ภาพประกอบตารางแผนภูมิและกราฟิกตามความเหมาะสม

ตรวจสอบและแก้ไข

มีคู่มือการตรวจสอบโดยทีมผู้บริหารที่รับผิดชอบเจ้าของกระบวนการและลูกค้าของกระบวนการ หากลูกค้าอยู่ภายนอกองค์กรให้แน่ใจว่าได้รับการอนุมัติจากฝ่ายบริหารก่อนที่จะขอการตรวจสอบ

คุณอาจต้องการให้คนอื่นที่ไม่ใช่ผู้เขียนทำตามแต่ละขั้นตอนในกระบวนการเพื่อทดสอบความถูกต้องและครบถ้วน หากมีข้อ จำกัด ทางกฎหมายตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์กรกฎหมายภายในของคุณตรวจสอบคู่มือสำหรับการปฏิบัติตาม

วิเคราะห์และแก้ไขข้อบกพร่องใด ๆ ที่พบในระหว่างกระบวนการตรวจสอบและเขียนรุ่นสุดท้าย รับลายเซ็นการอนุมัติขั้นสุดท้ายในระดับที่เหมาะสมก่อนที่จะเผยแพร่เอกสาร

แต่งตั้งเจ้าของคู่มือคนเดียวที่รับผิดชอบการจัดทำเอกสารการอัพเดท