Robert Kent อดีตคณบดีของ Harvard Business School กล่าวว่าดีที่สุด: "ในธุรกิจการติดต่อสื่อสารเป็นทุกอย่าง" มักจะเรียกว่าทักษะนุ่มการสื่อสารให้การเชื่อมโยงที่สำคัญระหว่างฟังก์ชั่นหลักทั้งหมดในองค์กร เมื่อพนักงานและฝ่ายบริหารมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิภาพในการสื่อสารทั้งแบบเป็นลายลักษณ์อักษรและแบบปากเปล่าองค์กรจะปรับปรุงผลกำไรและความน่าเชื่อถือภายในชุมชนธุรกิจ
กำหนดมาตรฐานวิธีการสื่อสาร แต่ละคนภายในองค์กรมีรูปแบบการสื่อสารที่ต้องการ: อีเมล, วอยซ์เมล, บันทึก, อินทราเน็ตของ บริษัท หรือการสนทนาแบบตัวต่อตัว ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อพนักงานใช้วิธีการหนึ่งเช่นบันทึกช่วยจำและหลีกเลี่ยงการติดต่อกับเพื่อนร่วมงานโดยตรง หากคุณเป็นผู้จัดการหรือหัวหน้างานให้ระบุวิธีการสื่อสารที่ต้องการอย่างชัดเจนสำหรับสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงกับพนักงานทุกคน
ส่งเสริมการสื่อสารแบบตัวต่อตัวมากขึ้น พนักงานสามารถสื่อสารข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างชำนาญโดยใช้อีเมลอินทราเน็ตโทรสารและข้อความเสียง แต่พวกเขาต้องใช้วิธีการที่ตรงกว่าเมื่อต้องรับมือกับอารมณ์ความรู้สึกของมนุษย์ ตัวอย่างเช่นการส่งเสริมการขายการลดราคาการตำหนิความแตกต่างของความคิดเห็นและข้อความแสดงความยินดี
ฝึกการฟังอย่างคล่องแคล่ว นอกเหนือไปจากการฟังเพียงเนื้อหาของคำพูดของแต่ละบุคคล ฟังบุคคลทั้งหมดโดยการสังเกตสีหน้าท่าทางและการเปลี่ยนแปลงท่าทางอย่างระมัดระวัง ฟังโดยไม่ตัดสินและงดเว้นการขัดจังหวะ ในช่วงเวลาที่เหมาะสมให้ทบทวนสิ่งที่คุณคิดว่าคุณเคยได้ยินและขอให้พนักงานชี้แจงเพิ่มเติม
เคารพความหลากหลาย ที่ทำงานไม่มีอีกต่อไปเหมือนกัน; พนักงานสะท้อนให้เห็นถึงความแตกต่างในอายุเชื้อชาติเชื้อชาติความสามารถทางกายภาพและรสนิยมทางเพศ ในฐานะผู้จัดการหรือหัวหน้างานคุณต้องตระหนักถึงการสื่อสารและสไตล์การทำงานที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นพนักงานชาวเอเชียบางคนอาจไม่สะดวกที่จะสบตาโดยตรง ในกรณีเหล่านี้การสื่อสารแบบเห็นหน้ากันอาจทำให้อึดอัดและเครียด
เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานในระหว่างการประชุม กำหนดผู้อำนวยความสะดวกที่แตกต่างกันในการประชุมแต่ละครั้ง สิ่งนี้จะช่วยให้พนักงานแต่ละคนมีโอกาสพัฒนาความเป็นผู้นำและทักษะการสื่อสารของเขา เริ่มการประชุมแต่ละครั้งด้วยเรือตัดน้ำแข็งที่แตกต่างกันและเรียกร้องความคิดเห็นของพนักงานที่เงียบกว่า
