วิธีการประชุมไคเซ็น

ไคเซ็นเป็นปรัชญาทางธุรกิจของญี่ปุ่นที่หมุนรอบแนวคิดของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องความคืบหน้าการตรวจสอบขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ ในขณะที่ผู้ฝึกไคเซ็นบางคนเช่น Masaaki Imai ได้นำเสนอวิธีการเฉพาะที่ใช้กับปรัชญานี้ แต่ก็ไม่มีวิธีการทีละขั้นตอนที่อธิบายวิธีการจัดการไคเซ็น แต่ความสำคัญของวิธีการไคเซ็นนั้นเป็นการวางรากฐานของการแบ่งปันหลักการ - การทำงานเป็นทีมการสื่อสารความยืดหยุ่นความสามารถในการปรับตัวความพยายามและคุณภาพ มันผ่านกระบวนการของการยืนยันโดยรวมนี้ว่าการผลิตแบบลีนสามารถทำได้

กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม ในไคเซ็นการประชุมนั้นมีไว้สำหรับการวางแผนโครงการซึ่งรวมถึงการกำหนดเป้าหมายและการแบ่งหน้าที่หรือการทบทวนโครงการในระหว่างที่สมาชิกในทีมรายงานความสำเร็จและความยากลำบากให้กับทีม

เชิญทั้งทีมเข้าร่วมการประชุม อย่าละเว้นบุคลากรรอบนอกจากการเข้าร่วม การรวมไว้จะช่วยให้เพื่อนร่วมงานทุกคนในวงวน

เชิญผู้จัดการโครงการจากโครงการที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมการประชุมของคุณเพื่อส่งเสริมความรู้สึกของการรวมแนวนอนและชุมชนภายใน บริษัท

ยินดีต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุม จัดเตรียมแท็กชื่อและการกำหนดที่นั่งตามความจำเป็น อย่าลืมจองสถานที่ซึ่งจะช่วยให้การปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวสูงสุด สำหรับกลุ่มเล็ก ๆ โต๊ะกลมหรือวงรีจะดีที่สุด

โพสต์เป้าหมายการประชุมในสถานที่ที่โดดเด่น อ่านเป้าหมายของกลุ่มและตอบคำถามสั้น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการชี้แจง

ขอข้อมูลจากกลุ่มเกี่ยวกับเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น,, เป็นเป้าหมายรายสัปดาห์หรือเกินหรือไม่ จัดเตรียมวิธีการหลายวิธีสำหรับผู้เข้าร่วมเพื่อให้ข้อมูลของพวกเขา; สามารถแบ่งปันความคิดผ่านการแสดงมือแสดงความคิดเห็นด้วยวาจาเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรหรือแผนภูมิระดมสมองส่วนรวม

รวบรวมอินพุตและเรียกคืนไปยังกลุ่ม อย่าละเว้นความคิดเห็นเชิงลบหรือเน้นความคิดเห็นเชิงบวก ความคิดเห็นเชิงลบสามารถเปิดเผยดึงดูดความสนใจไปยังพื้นที่ที่ต้องการการปรับปรุง

กำหนดหรือยืนยันเป้าหมายระยะสั้นอีกครั้ง เขียนภารกิจและเป้าหมายย่อยลงในการ์ดบันทึกย่อ จัดทำการ์ดบันทึกย่อให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนทราบถึงเป้าหมายและหน้าที่ของแต่ละคน

ตอบข้อสงสัยหรือคำถามใด ๆ

เคล็ดลับ

• ชี้นำการอภิปรายการประชุมเพื่อให้ความกังวลทั้งหมดได้รับการแก้ไขแม้ว่ามุมมองของคุณในฐานะผู้นำโครงการทำให้ยากที่จะเห็นความถูกต้องของความกังวลเหล่านี้

  กระบวนการไคเซ็นมีสี่ขั้นตอนหลัก ๆ คือการรับรู้การพัฒนาความคิดการตัดสินใจและการนำไปใช้ การประชุมสามารถเกิดขึ้นได้ทั้งในและระหว่างวลีเหล่านี้และอาจปรับให้เข้ากับกระบวนการใด ๆ เหล่านี้ ตัวอย่างเช่นการประชุมที่จุดเริ่มต้นของโครงการอาจมุ่งเน้นไปที่การทบทวนปัญหาที่มีอยู่และการสังเกตผลกระทบของวัฒนธรรมองค์กร