วิธีการดำเนินการประชุมข้ามระดับ

การประชุมข้ามระดับจะสร้างสภาพแวดล้อมสำหรับการจัดการระดับสูงเพื่อพบกับพนักงานโดยไม่ต้องมีปฏิสัมพันธ์กับหัวหน้างานโดยตรงของพนักงาน การประชุมข้ามระดับนำเสนอสิทธิประโยชน์มากมาย ผู้จัดการสามารถดูว่าพนักงานมีความเหมาะสมในแผนกและภายในองค์กรโดยรวมอย่างไร การยกเว้นผู้บังคับบัญชาโดยตรงอนุญาตให้ฝ่ายจัดการทำการสังเกตอย่างเป็นกลางเกี่ยวกับพนักงาน ผู้จัดการเตรียมชุดคำถามเพื่อถามพนักงานและจดบันทึกคำตอบของพนักงาน ผู้จัดการอาจให้คำแนะนำแก่พนักงานเพื่อปรับปรุงการผลิตงานและแก้ไขปัญหาต่าง ๆ

วางแผนการประชุมของคุณ ตัดสินใจว่าการประชุมของคุณจะใช้เวลานานเท่าไรและคำถามใดที่คุณวางแผนจะถาม เลือกตารางเวลาสำหรับการประชุมของคุณ หากองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่คุณอาจมีการประชุมกำหนดเวลาที่ยากขึ้น

ส่งคำเชิญไปยังพนักงานทุกคนที่คุณวางแผนจะพบ ส่งสำเนาคำเชิญไปยังพนักงานแต่ละคนทางอีเมลและกำหนดให้พวกเขาส่ง RSVP คุณอาจต้องการส่งอีเมลหัวหน้างานของพนักงานโดยตรงเพื่อให้พวกเขาทราบถึงการประชุม

ดำเนินการประชุม ในการประชุมกำหนดเป้าหมายของพนักงานของคุณคืออะไรงานที่พวกเขาอาจมีและสิ่งที่พวกเขาสนใจนอกที่ทำงาน จุดประสงค์ของการประชุมคือเพื่อให้เข้าใจว่าพนักงานเหมาะสมภายในทีมของพวกเขาและเข้าใจหน้าที่ของพนักงานในแต่ละวัน คุณควรบันทึกการประชุมด้วยอุปกรณ์บันทึกเสียงหรือวิดีโอเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลจากการประชุมในภายหลัง

ให้แบบฟอร์มข้อเสนอแนะแบบไม่ระบุชื่อแก่พนักงานเมื่อสิ้นสุดการประชุม พนักงานสามารถรู้สึกกลัวในการประชุมข้ามระดับ การใช้แบบฟอร์มคำติชมแบบไม่ระบุชื่อจะสร้างความเชื่อมั่นระหว่างผู้บริหารและพนักงานโดยให้พวกเขารู้ว่าความคิดเห็นของพวกเขามีค่า

ส่งอีเมลขอบคุณไปยังพนักงานทุกคนที่คุณพบ รวมความคิดสั้น ๆ ของคุณเกี่ยวกับการประชุมไว้ในอีเมลด้วย แจ้งพนักงานว่าคุณจะติดต่อพวกเขาในไม่ช้าเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับความคิดของคุณในเชิงลึกเกี่ยวกับการประชุมและให้คำแนะนำและการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น

ตรวจสอบข้อมูลที่คุณรวบรวมระหว่างการประชุม ฟังการประชุมที่บันทึกและรวบรวมข้อมูลสำคัญจากการประชุม วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อดูการปรับปรุงที่จะทำและคำวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์ที่คุณสามารถให้กับพนักงาน

สร้างแผนปฏิบัติการตามสิ่งที่คุณสังเกตเห็นในการประชุมและสิ่งที่คุณรวบรวมจากข้อเสนอแนะที่รวบรวมไว้ แก้ไขนโยบายจะทำการปรับเปลี่ยนในพื้นที่ภายในองค์กรที่ต้องการการปรับปรุง ติดตามพนักงานหลังจากมีการนำแผนปฏิบัติการมาใช้เพื่อดูว่ามีการปรับปรุงหรือไม่

เคล็ดลับ

• วางแผนคำถามของคุณอย่างรอบคอบโดยค้นคว้าประวัติความเป็นมาและหน้าที่การทำงานของพนักงาน สละเวลาในการเตรียมคำถามจะให้คำตอบอย่างรอบคอบจากพนักงานซึ่งคุณสามารถวิเคราะห์ได้ในภายหลัง

การเตือน

อย่าพูดคุยเกี่ยวกับปัญหากับพนักงานที่คุณไม่มีความตั้งใจในการแก้ไขหรือปรับปรุง สิ่งนี้จะสร้างความไม่ไว้วางใจเท่านั้น