วิธีการเขียนคำแถลงนโยบาย

ในโลกธุรกิจที่สมบูรณ์แบบพนักงานไม่จำเป็นต้องเขียน "dos และ don'ts" เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับความคาดหวังของคุณเกี่ยวกับพฤติกรรมของพวกเขานิสัยการทำงานและจริยธรรม น่าเสียดายที่หนังสือกฎหมายมีคดีที่เกี่ยวข้องกับคนงานที่ฟ้องนายจ้างให้เลิกจ้างโดยมิชอบเนื่องจากพวกเขาไม่เคยบอกว่ามันไม่เหมาะสมที่จะเล่นเกมบนคอมพิวเตอร์ขายเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนข้อความนโยบายที่จะทำให้ทุกคนเล่นตามกฎเดียวกัน

รายการที่คุณจะต้อง

• คอมพิวเตอร์

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

ระบุปัญหาของบุคลากรที่ต้องได้รับการแก้ไข นี่อาจเป็นปัญหาที่มีอยู่ (เช่นการละเมิดการแต่งกายการขาดงาน) หรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการควบรวมกิจการที่กำลังจะมาถึงการลดขนาดการเอาต์ซอร์ซหรือการแนะนำผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่

รวบรวมคณะกรรมการที่ไม่เป็นทางการซึ่งประกอบด้วยบุคคล HR ของคุณทนายความและตัวแทนของกลุ่มที่จะได้รับผลกระทบโดยตรงจากนโยบายใหม่

อธิบายกับกลุ่มว่าทำไมคุณถึงรู้สึกว่าจำเป็นต้องมีนโยบายใหม่ ในการใช้ตัวอย่างของการแต่งกายการโต้เถียงสามารถทำให้พนักงานต้องฉายภาพมืออาชีพของ บริษัท เพื่อดึงดูดและรักษาลูกค้า หากลูกค้ารับรู้ว่าพนักงานไม่ได้ใส่เวลาหรือความใส่ใจในรูปลักษณ์ของพวกเขาพวกเขาอาจสงสัยว่าความไม่เหมาะสมดังกล่าวจะขยายไปสู่การจัดการนโยบายการประกันหรือการขายบ้านของพวกเขา

ขอความคิดเห็นจากคณะกรรมการเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่นข้อเสนอแนะอาจทำให้พนักงานชายได้รับอนุญาตให้สวมเสื้อเปิด แต่ต้องมีเสื้อและเน็คไทเสมอสำหรับการประชุมกับลูกค้า แนวคิดอื่น ๆ อาจกำหนดให้วันละสัปดาห์ (เช่น "Casual Friday") สำหรับการแต่งกายที่ผ่อนคลายหรือเพื่อให้พนักงานที่ไม่มีลูกค้าติดต่อเพื่อกำหนดประเภทของเครื่องแต่งกายที่เหมาะสมกับสภาพการทำงานของพวกเขา

ตรวจสอบคำแนะนำและเลือกสิ่งที่ดีที่สุด กลับไปยังคณะกรรมการที่มีรายชื่อนี้และเชิญการอภิปรายใน (1) ข้อใดแสดงถึงการประนีประนอมที่ดีที่สุดและ (2) วิธีการบังคับใช้นโยบาย

ร่างนโยบายของคุณ ถ้อยแถลงเปิดควรอธิบายด้วยภาษาที่ชัดเจนและไม่กระจัดกระจายว่าทำไมนโยบายจึงมีความสำคัญ ส่วนที่สองควรระบุว่านโยบายใหม่คืออะไรซึ่งมีผลกระทบต่อและวันที่ที่จะมีผล หากมีหลายองค์ประกอบของนโยบาย (เช่นรายการเสื้อผ้าที่ไม่สามารถยอมรับได้) ให้ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อให้สิ่งเหล่านี้โดดเด่น นโยบายส่วนที่สามควรอธิบายถึงวิธีการบังคับใช้นโยบายและผลที่ตามมาสำหรับการละเมิดนโยบาย

ตรวจสอบร่างของแถลงการณ์นโยบายของคุณกับบุคคลฝ่ายทรัพยากรบุคคลและทนายความของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ามีการครอบคลุมฐานทั้งหมดและภาษานั้นเข้าใจได้ง่าย

กำหนดว่าคำแถลงนโยบายใหม่จะเผยแพร่ไปยังพนักงานอย่างไร รูปแบบที่นิยมที่สุดคือบันทึกสำนักงานกระจายผ่านช่องทางปกติ น่าเสียดายที่วิธีการนี้สามารถทำให้คุณเปิดโอกาสให้พนักงานยืนยันว่าเขาหรือเธอไม่เคยเห็นหรือไม่ถูกทิ้งโดยไม่ได้ตั้งใจ ในการจัดการกับสถานการณ์นี้คุณอาจต้องการรวมบรรทัดลายเซ็นสำหรับพนักงานแต่ละคนด้านล่างข้อความ "ฉันรับทราบและเข้าใจนโยบายนี้" แจกจ่ายสำเนาสองชุด ขอให้พวกเขาเซ็นและส่งคืนหนึ่งในนั้นและเก็บไว้ในไฟล์หรือในคู่มือพนักงานของพวกเขา

เคล็ดลับ

• ผลที่ตามมาจากการละเมิดนโยบายของ บริษัท ควรสอดคล้องกับระดับความรุนแรง สำหรับการละเมิดเล็ก ๆ น้อย ๆ นี่อาจเป็นเรื่องง่ายเหมือนจดหมายตอบโต้ที่ถูกวางไว้ในไฟล์บุคลากรของคนงานท่าเทียบเรือในการจ่ายเงินหรือการถอนสิทธิ์ สำหรับการกระทำที่รุนแรงมากขึ้นเช่นการใช้สารเสพติดการโจรกรรมหรือการทำลายความสมบูรณ์ของ บริษัท ผลลัพธ์จะถูกยกเลิกและในบางกรณีการยื่นฟ้องคดีอาญา