วิธีการระบุช่องว่างการฝึกอบรม

การร้องเรียนของลูกค้าการเรียกคืนผลิตภัณฑ์การคืนสินค้า แม้ว่าพนักงานของคุณจะทำงานหนักและเพิ่มชั่วโมงการทำงาน แต่ บริษัท ของคุณก็ยังประสบปัญหาจากลูกค้าที่ไม่มีความสุขซึ่งเสียค่าใช้จ่ายในการคืนเงินและการสูญเสียธุรกิจ มีบางอย่างผิดปกติ แต่คุณไม่แน่ใจว่ามันคืออะไรและจะแก้ไขได้อย่างไรในขณะที่คำตอบอาจเป็นอุปกรณ์ที่ล้าสมัยวัสดุที่ต่ำกว่ามาตรฐานหรือกระบวนการที่ผิดพลาดขาดการฝึกอบรมแม้สำหรับพนักงานที่มีประสบการณ์ การประเมินความต้องการการฝึกอบรมเป็นขั้นตอนแรกในการกำหนดช่องว่างระหว่างมาตรฐานการปฏิบัติงานกับทักษะ / ระดับประสิทธิภาพของพนักงาน

สร้างทีมโครงการเพื่อตรวจสอบว่าช่องว่างด้านประสิทธิภาพครอบคลุมองค์กรเช่นการหมุนเวียนสูงหรือไม่ เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่ล้าสมัยหรือเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลง หรือเป็นผลมาจากประสิทธิภาพที่ไม่ดีของพนักงาน ฝึกอบรมพนักงานในระบบสินค้าคงคลังที่ล้าสมัยจะไม่ปรับปรุงประสิทธิภาพเร่งความเร็วในการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อหรือกำจัดข้อผิดพลาดในการจัดส่ง ปฏิกิริยาเข่าสะบัดที่โทษพนักงานสำหรับกระบวนการที่ผิดพลาดอาจส่งผลให้เสียเวลาในการฝึกอบรมและดอลลาร์ที่ไม่ส่งผลลัพธ์

รวบรวมข้อมูล การร้องเรียนของลูกค้าการสำรวจความพึงพอใจและแบบสำรวจพนักงานสร้างข้อมูลจำนวนมากและเปิดเผยสิ่งที่พนักงานรู้เกี่ยวกับงานของพวกเขาและวิธีการทำงานให้สำเร็จ ติดตามผลการสำรวจกลุ่มเป้าหมายในประเด็นสำคัญที่ได้จากการสำรวจ ติดตามการปฏิเสธการส่งคืนและการคืนเงินและทำใหม่ในช่วงเวลาหนึ่งที่การผลิตหรือช่วงเวลาการให้บริการสูงสุด ใช้คลิปบอร์ดและสังเกตประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในแบบเรียลไทม์กับคำแนะนำการทำงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรและมาตรฐานประสิทธิภาพ / คุณภาพ โปรดทราบว่ากระบวนการใดบ้างที่เอื้อต่อช่องว่างของประสิทธิภาพ

สร้างแผนภูมิการไหลของกระบวนการที่เป็นปัญหา ตัวอย่างเช่นหากคุณได้รับการร้องเรียนจำนวนมากเกี่ยวกับเวลาตอบสนองของศูนย์บริการข้อมูลหรือผลิตภัณฑ์ที่ถูกส่งคืนให้รวบรวมกลุ่ม SME - ผู้เชี่ยวชาญในประเด็นและจดขั้นตอนสำหรับการโทรติดต่อลูกค้าตั้งแต่ต้นจนจบ การทำให้คนที่ทำงานเป็นส่วนหนึ่งของทีมกระตุ้นให้เกิดการซื้อเพื่อการฝึกอบรม หากคุณมีการเปลี่ยนแปลงหลายครั้งหรือหลายแผนกที่เป็นผู้มีส่วนได้เสียในกระบวนการให้ทำซ้ำขั้นตอนการสร้างแผนภูมิการไหลกับแต่ละจุดเพื่อให้เห็นความแตกต่าง

เปรียบเทียบแผนภูมิการไหล ระบุรูปแบบความซ้ำซ้อนและขั้นตอนที่ขาดหายไปหรือไม่จำเป็น กระบวนการเองอาจต้องการการยกเครื่อง ไฮไลต์แต่ละครั้งที่ขั้นตอนในแผนภูมิการไหลแตกต่างจากคำสั่งงานที่เขียนหรือ SOP การเปลี่ยนแปลงอาจบ่งบอกว่าทีมงานกะจะสับสนหรือเข้าใจผิดเกี่ยวกับกระบวนการและวิธีการดำเนินงาน หากกระบวนการนั้นถูกต้อง แต่ผลลัพธ์ไม่ได้มาตรฐานจำเป็นต้องมีการฝึกอบรม

ประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมในขั้นตอนนี้ ค้นหาชุดรูปแบบทั่วไปหรือความคลาดเคลื่อน ใช้ข้อมูลเพื่อระบุสาเหตุของช่องว่างของประสิทธิภาพ อาจมีปัจจัยสนับสนุนหลายประการ แบบฝึกหัดนี้จะช่วยเน้นเนื้อหาและวิธีการฝึกอบรมเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สูงสุด

ตัดสินใจว่าการฝึกอบรมสามารถปรับปรุงสถานการณ์และปิดช่องว่างของประสิทธิภาพได้หรือไม่ หากกระบวนการแตกสลายกำลังใจในการทำงานต่ำหรือพนักงานไม่มีระดับทักษะสำหรับกระบวนการที่ปรับปรุงแล้วเพียงการอบรมพนักงานใหม่จะทำให้พวกเขามีความเชี่ยวชาญในการทำสิ่งผิด หากคุณระบุกระบวนการที่ผิดพลาดซึ่งเกี่ยวข้องกับ SMEs ของคุณให้ทำการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ ทดสอบกระบวนการที่ปรับปรุงใหม่จนกว่าคุณจะได้ผลลัพธ์ที่ตรงกับผลลัพธ์ที่ต้องการ ตอนนี้คุณพร้อมที่จะมุ่งเน้นไปที่การฝึกอบรม

พัฒนาแผนการฝึกอบรมพนักงานทุกคนที่ได้รับผลกระทบจากกระบวนการหรือขั้นตอนการแก้ไข นั่นรวมถึงผู้จัดการด้วย เนื้อหาการฝึกอบรมจริงอาจแตกต่างกันไปตามแผนกระดับหรืองาน การฝึกอบรมสามารถทำได้ในบ้านออนไลน์ผ่านผู้รับเหมาบุคคลที่สามผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ของอุปกรณ์หรือวัสดุหรือผ่านการสัมมนาสาธารณะนอกสถานที่ ค่าใช้จ่ายและสถานที่เวลาห่างจากที่ทำงานและจำนวนพนักงานที่ได้รับผลกระทบจะช่วยกำหนดแนวทางปฏิบัติของคุณ

ใช้การฝึกอบรม รวบรวมข้อเสนอแนะจากผู้เข้ารับการฝึกอบรมหลังการประชุมแต่ละครั้งและทำการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงที่มีผลต่อคุณภาพของการฝึกอบรมและประสิทธิผลในการเรียนรู้ ข้อเสนอแนะจะปิดวงและตรวจสอบข้อสรุปการประเมินและแผนปฏิบัติการหรือเปิดเผยช่องว่างใหม่ที่ต้องการการประเมิน

เคล็ดลับ

• เพื่อเป็นการประหยัดเวลาเงินและผลผลิตพนักงานสามารถทำแบบสำรวจและการฝึกอบรมบางส่วนและให้ข้อเสนอแนะออนไลน์

  จัดทำเอกสารประกอบการฝึกอบรมสำหรับผู้เข้าร่วมและอาจารย์ผู้สอน ทำให้การฝึกอบรมนี้เป็นส่วนหนึ่งของแผนการฝึกอบรมพนักงานใหม่

การเตือน

ความพยายามใด ๆ ในการปรับปรุงประสิทธิผลขององค์กรและประสิทธิภาพนั้นล้มเหลวโดยไม่ต้องมีผู้นำจากด้านบน CEO และทีมผู้บริหารของคุณจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในกระบวนการตั้งแต่เริ่มต้นและสนับสนุนผลลัพธ์