การดำเนินธุรกิจไม่สมบูรณ์แบบ ในบางโอกาสในอาชีพของคุณคุณอาจประสบปัญหาที่ต้องจัดการกับระดับที่สูงขึ้น บริษัท หลายแห่งสนับสนุนให้มีการใช้รายงานการร้องเรียนเป็นวิธีการที่เหมาะสมในการระบุข้อร้องเรียนอย่างเป็นทางการ รายงานเหล่านี้มักจะใช้เพื่อจัดการกับธุรกรรมหรือเงื่อนไขที่ไม่น่าพอใจเกี่ยวกับ บริษัท การเขียนรายงานการร้องเรียนอย่างถูกต้องเป็นกุญแจสำคัญในการรับฟังความกังวลของคุณและการแก้ไขปัญหา
ระบุที่อยู่เบื้องหลังของสถานการณ์ ให้ข้อมูลที่สำคัญเช่นตำแหน่งของคุณและเหตุผลในการเขียนของคุณ ระบุเหตุผลที่ทำให้คุณไม่พอใจ
ทำตามพื้นหลังพร้อมคำอธิบายโดยละเอียดเพิ่มเติมของปัญหา รายงานข้อเท็จจริงวัตถุประสงค์ อธิบายถึงผลกระทบที่เกิดจากปัญหา
สื่อสารสิ่งที่คุณคิดว่าเป็นทางออกที่น่าพอใจ อธิบายสิ่งที่คุณคาดหวังให้อีกฝ่ายทำเพื่อแก้ไขสถานการณ์
เพิ่มคำเตือนหากคุณรู้สึกว่าจำเป็น คุณอาจต้องการสื่อสารถึงผลที่ตามมาหากอีกฝ่ายไม่ได้มีส่วนร่วมในการแก้ปัญหา ขั้นตอนนี้เป็นทางเลือกขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับอีกฝ่ายและความรุนแรงของปัญหา
ปิดท้ายด้วยข้อสรุปที่สุภาพที่แสดงถึงมุมมองในแง่ดีของคุณต่อสถานการณ์ สื่อสารความรู้สึกที่ต้องการแก้ไขปัญหาเพื่อประโยชน์ของทั้งสองฝ่าย
เคล็ดลับ
-
อย่าลืมใช้ความสุภาพตลอดทั้งตัวอักษร หลีกเลี่ยงการดูหมิ่นบุคคลอื่นหรือทำให้เกิดเสียงที่ไม่เป็นมิตร
