การจัดซื้อโครงการคือการจัดซื้อหรือขายผลิตภัณฑ์หรือบริการเพื่อทำงานต่าง ๆ ตามที่กำหนดไว้ในเอกสารโครงการ มีหลายขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าทำอย่างถูกต้อง ตามมาตรฐานที่ได้รับการยอมรับทั่วโลกที่กำหนดโดยสถาบันการจัดการโครงการ (PMI) ในหนังสือ "แนวทางการบริหารโครงการความรู้" (PMBOK) มีหกกลุ่มกระบวนการที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการบริหารการจัดซื้อ กลุ่มกระบวนการเหล่านี้รวมทุกแง่มุมของสัญญาตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลจนถึงการปิดสัญญา
แผนจัดหา
กระบวนการจัดหาแผนเกิดขึ้นในขั้นตอนการวางแผนของโครงการ ในกระบวนการนี้ PM ทำงานร่วมกับทีมเพื่อวางแผนสิ่งที่จะซื้อและ / หรือได้มา เครื่องมือและเทคนิคที่ใช้เป็นการวิเคราะห์แบบตัดสินใจซื้อหรือตัดสินโดยผู้เชี่ยวชาญและประเภทสัญญา วัตถุประสงค์คือเพื่อให้มีการศึกษาที่เป็นไปได้ในทุกโอกาส เมื่อกระบวนการนี้เสร็จสมบูรณ์ทีม PM สามารถเริ่ม จำกัด ข้อมูลที่สำคัญได้
วางแผนการทำสัญญา
การทำสัญญาตามแผนสามารถกำหนดโดยใช้ข้อมูลจากขั้นตอนการจัดหาตามแผนเพื่อ จำกัด ข้อมูลให้แคบลงและระบุผู้ขายที่มีศักยภาพ สิ่งนี้เกิดขึ้นในระยะการดำเนินการของโครงการ เครื่องมือและเทคนิคที่ใช้ในระหว่างกระบวนการนี้เป็นรูปแบบมาตรฐานและการตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ
ขอคำตอบจากผู้ขาย
การจัดการการจัดหาเกิดขึ้นในช่วงการดำเนินการของโครงการ ทีม PM ได้กำหนดภาพที่ชัดเจนของสิ่งที่จะต้องทำในโครงการ ทีมรวบรวมและตรวจทานข้อเสนอการเสนอราคาและข้อเสนอเพื่อทำการตัดสินใจ เครื่องมือและเทคนิคที่ใช้ในระหว่างกระบวนการนี้รวมถึงการประชุมผู้เสนอราคาการโฆษณาและรายชื่อผู้ขายที่ผ่านการรับรอง
เลือกผู้ขาย
เมื่อทีมตัดสินใจแล้วพวกเขาจะเลือกผู้ขายและเริ่มการเจรจาสัญญา มีเครื่องมือและเทคนิคต่าง ๆ สำหรับกระบวนการนี้ ซึ่งรวมถึงระบบชั่งน้ำหนักการประมาณการอิสระระบบคัดกรองการเจรจาสัญญาระบบการจัดอันดับผู้ขายการตัดสินจากผู้เชี่ยวชาญและเทคนิคการประเมินข้อเสนอ เครื่องมือและเทคนิคเหล่านี้ช่วยทีมชั่งน้ำหนักปัจจัยทั้งหมดและทำการตัดสินใจอย่างชาญฉลาด
การบริหารสัญญา
การจัดการสัญญาเกิดขึ้นระหว่างขั้นตอนการตรวจสอบและควบคุมของโครงการ นี่คือที่ทำงานเสร็จแล้ว หน้าที่หลักของ PM คือการจัดการความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามภาระผูกพันตามสัญญาและข้อกำหนด เครื่องมือและเทคนิคที่ใช้ในระหว่างกระบวนการนี้คือระบบควบคุมการเปลี่ยนแปลงสัญญาการตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของผู้ซื้อการตรวจสอบและการตรวจสอบการรายงานประสิทธิภาพระบบการชำระเงินการบริหารการเรียกร้องระบบการจัดการบันทึกและเทคโนโลยีสารสนเทศ
การปิดสัญญา
กระบวนการปิดสัญญาเกิดขึ้นในขั้นตอนการปิดของโครงการ งานได้เสร็จสิ้นแล้วและตอนนี้ทีมจะปิดปัญหาใด ๆ ที่เปิดอยู่รวมถึงตรวจสอบสัญญาเพื่อให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามเงื่อนไขทั้งหมดและการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ร้องขอในระหว่างโครงการเสร็จสมบูรณ์และสะท้อนถึงการแก้ไขสัญญา นายกรัฐมนตรีจะใช้เครื่องมือและเทคนิคสองอย่างสำหรับกระบวนการนี้การตรวจสอบการจัดซื้อและระบบการจัดการบันทึก การเก็บบันทึกบทเรียนที่ได้เรียนรู้จะช่วยโครงการในอนาคต
