การรวบรวมรายงานการประชุมอย่างแม่นยำช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมมุ่งเน้นงานที่มอบหมายลดการสื่อสารผิดพลาดและปรับปรุงประสิทธิภาพของการประชุมที่ตามมา ประโยชน์ของรายงานการประชุมที่ชัดเจนและครอบคลุมหมายถึงเจ้าของธุรกิจผู้บริหารหรือผู้นำคนอื่น ๆ ที่จัดการประชุมอย่างสม่ำเสมอควรกำหนดแนวทางในการทำรายงานการประชุม แนวทางเหล่านี้ควรครอบคลุมสิ่งที่เกิดขึ้นก่อนระหว่างและหลังการประชุม
ก่อนการประชุม
กำหนดผู้ที่ใช้เวลาไม่กี่นาที
ในขณะที่งานที่ดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่การบันทึกรายงานการประชุมต้องการการใส่ใจในรายละเอียดอย่างมาก เป็นผลให้คนรับนาทีควรมีส่วนร่วมน้อยที่สุดในการประชุม สิ่งนี้จะช่วยเน้นพลังงานส่วนใหญ่ของคุณในการบันทึกจุดสำคัญของการประชุม
เคล็ดลับ
-
ธุรกิจมักจะใช้ผู้ช่วยผู้บริหารหรือพนักงานต้อนรับใช้เวลาไม่กี่นาทีเนื่องจากพนักงานเหล่านี้มักจะไม่มีบทบาทในการประชุมเอง
ใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน
สร้างแบบฟอร์มนาทีการประชุมมาตรฐานของคุณเองเพื่อใช้ในระหว่างการประชุม การกำหนดมาตรฐานช่วยให้ผู้จดรายงานทราบว่าจะนำข้อมูลไปที่ไหนและยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมอ่านเอกสารในภายหลัง ข้อมูลพื้นฐานควรรวมถึง:
- รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม
- วันที่
- รายการหัวข้อที่จะอภิปราย
- แผนของการดำเนินการตัดสินใจในแต่ละหัวข้อ
- ผู้รับผิดชอบการดำเนินการเหล่านั้น
ระหว่างการประชุม
กรอกข้อมูลที่จำเป็น
ก่อนเริ่มการประชุมอย่างเป็นทางการให้กรอกข้อมูลที่จำเป็นเช่นผู้เข้าร่วมประชุมและวันที่ เพื่อป้องกันการเสียเวลาโดยไม่จำเป็นระหว่างการประชุมจริง
บันทึกข้อมูลสำคัญเท่านั้น
รายงานการประชุมไม่ควรถอดเสียงการประชุมทั้งหมด. ในทางตรงกันข้ามรายงานการประชุมบันทึกงานและทิศทางที่สำคัญในรูปแบบที่เรียบง่าย ดังนั้นคุณควรบันทึกข้อมูลเช่นการมอบหมายหน้าที่วันครบกำหนดที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่เหล่านั้นและข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง รายงานการประชุมไม่ควรมีการพูดคุยทั่วไปหรือข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญ
ขอคำชี้แจง
รายงานการประชุมจะต้องสะท้อนถึงจุดสำคัญของการประชุมอย่างถูกต้อง ขอคำชี้แจงหากข้อมูลใด ๆ ที่กล่าวถึงในระหว่างการประชุมไม่ชัดเจน อย่าคาดเดาหรือคุณเสี่ยงต่อข้อมูลหรือการละเว้นที่ไม่ถูกต้อง อย่างไรก็ตามเมื่อขอคำชี้แจงให้ทำตามโปรโตคอลการประชุมเสมอ การประชุมบางครั้งใช้วิธีการอย่างไม่เป็นทางการในขณะที่การประชุมอื่น ๆ ใช้กฎระเบียบของโรเบิร์ตที่มีโครงสร้าง
อ้างถึงนาทีที่ผ่านมา
นาทีปัจจุบันที่คุณรวบรวมอาจอ้างอิงรายงานการประชุมที่ผ่านมา สิ่งนี้ต้องการให้คุณนำรายงานการประชุมที่ผ่านมามาสู่การประชุมใหม่เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถรับข้อมูลได้อย่างง่ายดาย
หลังการประชุม
ตรวจสอบรายงานการประชุม
ตรวจสอบรายงานการประชุมสำหรับข้อผิดพลาดในการพิมพ์หรือประโยคที่ไม่ชัดเจน แก้ไขสิ่งเหล่านี้ก่อนทำการสรุปนาที ข้อผิดพลาดใด ๆ ที่อาจทำให้เกิดความสับสนเกี่ยวกับงานที่สำคัญ
ส่งถึงผู้เข้าร่วมประชุม
ส่งรายงานการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อขออนุมัติ เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมซักถามหรือแก้ไขข้อผิดพลาด แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดหากมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เกิดขึ้น
จบและไฟล์
เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนอนุมัตินาทีให้ลงนามในเอกสารนาทีพร้อมวันที่อนุมัติที่ระบุถัดจากลายเซ็น หลังจากนั้นให้ยื่นรายงานการประชุมบนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือในโฟลเดอร์พร้อมรายงานการประชุมอื่น ๆ เก็บรายงานการประชุมทั้งหมดไว้ด้วยกันซึ่งจะช่วยให้ง่ายต่อการขนส่งไปยังการประชุมในอนาคตและให้ตำแหน่งศูนย์กลางหากใครต้องการดูเอกสาร
