แม้แต่ในยุคของอีเมลและการส่งข้อความจดหมายธุรกิจก็ยังคงมีอยู่ การเปลี่ยนจากโหมดดิจิทัลเป็นโหมดคัดลอกอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย: อีเมลสามารถฟังดูสบาย ๆ แต่จดหมายที่เขียนต้องมีระดับของศักดิ์ศรีและคลาส ไม่ต้องกังวลกับการพยายามฟังเสียงต้นฉบับ - คุณปลอดภัยในการใช้รูปแบบที่พยายามและเป็นจริงและกฎของมารยาทการสื่อสารทางธุรกิจ
ติดกับจุด
ไม่ว่าคุณจะตอบกลับการวิจารณ์หรือขอประวัติส่วนตัวของคุณจดหมายของคุณควรอยู่ในจุดนั้น ไม่เคยไปเกินหนึ่งหน้าและไม่สุภาพ หากใครบางคนเขียนจดหมายร้องเรียนถึงคุณด้วยการใช้คำบรรยายให้ทำตัวสุภาพและสงบเมื่อคุณเขียน หากจดหมายต้นฉบับเป็นเรื่องเกี่ยวกับโอกาสทางธุรกิจพูดขอบคุณ อย่าบอกเป็นนัยว่าด้วยการเขียนจดหมายกลับไปว่าคุณได้แก้ไขทุกสิ่ง - เพื่อให้ผู้ร้องเรียนพอใจอย่างเต็มที่คุณรู้ว่าคุณได้งานทำ นั่นคือเพื่อให้ผู้สื่อข่าวของคุณตัดสินใจ
รูปแบบและแบบอักษร
รูปแบบมาตรฐานสำหรับจดหมายธุรกิจเว้นระยะเดียวมีช่องว่างหนึ่งระหว่างย่อหน้าและทุกสิ่งที่ชิดขอบซ้าย ในศตวรรษที่ 21 เป็นที่ยอมรับที่จะย้ายออกจากมาตรฐานบล็อกตัวอย่างเช่นโดยการเยื้องย่อหน้า Times New Roman ขนาดเท่าจุด 12 เป็นตัวอักษรที่ยอมรับและอ่านได้เกือบทุกครั้ง หาก บริษัท ของคุณมีการตั้งค่าใด ๆ - เช่นเป็นประโยชน์กับย่อหน้าที่เยื้อง - จัดรูปแบบตามนั้น
เกิดอะไรขึ้น
เค้าโครงมาตรฐานเริ่มต้นด้วยที่อยู่ธุรกิจของคุณ หากคุณเขียนด้วยกระดาษหัวจดหมายคุณสามารถข้ามสิ่งนั้นได้ ด้านล่างที่อยู่มาถึงวันที่จากนั้นชื่อธุรกิจและที่อยู่ของผู้รับ ข้ามบรรทัดจากนั้นระบุผู้รับเป็น "Dear Ms. " หรือ "นาย" นอกเสียจากว่าเขาจะมีชื่อเช่น "ดร." อย่าใช้ชื่อแรกเว้นแต่ว่าผู้เขียนจดหมายเริ่มต้นทำ
ปลายล่าง
ตัดจดหมายด้วย "ขอแสดงความนับถือ" ตามด้วยลายเซ็นของคุณจากนั้นพิมพ์ชื่อของคุณ หากคุณกำลังส่งอะไรด้วยตัวอักษรเช่นแบบฟอร์มประมาณการต้นทุนหรือประวัติส่วนตัวของคุณเขียน "สิ่งที่แนบมา" ภายใต้ชื่อของคุณแล้วตามด้วยรายการสิ่งที่แนบมา หากคุณกำลังส่งจดหมายเป็นฉบับแยกต่างหากให้เพิ่มบันทึกเช่น "ภายใต้ใบปะหน้าแยก: งบการเงิน" "cc" ตามด้วยรายชื่อจะบอกผู้รับว่าคุณได้ส่งสำเนาไปให้คนอื่น
