ไม่ว่าคุณจะพยายามหลีกเลี่ยงความยากลำบากเพียงใดอุปสรรคของการสื่อสารจะปรากฏขึ้นระหว่างพนักงานผู้จัดการและลูกค้า ความล้มเหลวของการสื่อสารสามารถทำให้เกิดความล่าช้าที่ไม่จำเป็นความยุ่งยากและธุรกิจที่สูญเสียไป ข่าวดีก็คือมีวิธีที่จะเอาชนะอุปสรรคของการสื่อสารเพื่อให้ธุรกิจของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น
อุปสรรคการสื่อสารในธุรกิจคืออะไร?
อุปสรรคด้านการสื่อสารสามารถพบเห็นได้ทั่วไปในธุรกิจตั้งแต่ด้านบนจนถึงผู้บริหารระดับกลางถึงความสัมพันธ์ภายนอก ความล้มเหลวในการสื่อสารเกิดขึ้นในระดับองค์กรเช่นเมื่อสมาชิกในทีมถูกโดดเดี่ยวหรือเป็นรายบุคคลเมื่อมีคนตีความหรือเพิกเฉยต่อสิ่งที่คนอื่นพูด พวกเขาสามารถเกิดขึ้นจากการรบกวนที่ทำงานมากเกินไปหรือความชัดเจนไม่เพียงพอเกี่ยวกับโครงการ ตัวอย่างของอุปสรรคการสื่อสารทั่วไปที่คุณอาจเห็นในธุรกิจของคุณคือ:
- ความว้าวุ่นใจ หากคุณไม่ได้อยู่ในการสนทนาอาจส่งผลให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาด ไม่ว่าจะจากการขัดจังหวะหลายครั้งการทำงานหลายอย่างหรือการรีบไปที่การประชุมครั้งต่อไปการถูกรบกวนเป็นอุปสรรคในการสื่อสารที่อาจทำให้เกิดปัญหามากมาย นอกจากนี้ยังเป็นวิธีการรักษาที่ง่ายหากคุณเรียนรู้ที่จะมุ่งเน้นและมีส่วนร่วมในช่วงเวลานั้น
- การจัดการแย่ เมื่อพนักงานไม่ชอบผู้จัดการหรือไม่รู้สึกว่าพวกเขาสามารถพูดคุยกับพวกเขาได้อย่างเปิดเผยช่องทางการสื่อสารจะปิดตัวลงอย่างรวดเร็ว ผู้จัดการที่ไม่สามารถให้ความเห็นย้อนกลับไม่ฟังปัญหาไม่สามารถพูดคุยอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับธุรกิจของ บริษัท ที่เกี่ยวข้องหรือไม่ถามคำถามจากพนักงานของพวกเขาสร้างอุปสรรคในการสื่อสารที่ไม่จำเป็นต้องมีอยู่
- ขาดการสนทนา แน่นอนว่าวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารคือการสนทนา อย่างไรก็ตามทุกวันนี้ผู้คนมีแนวโน้มที่จะส่งข้อความหรืออีเมลมากขึ้นเมื่อพวกเขามีปัญหาในการพูดคุย การสนทนาด้านเดียวประเภทนี้มักจะนำไปสู่ความเข้าใจผิดที่ไม่จำเป็นและความยุ่งยากและอาจเสียเวลา ปัญหาที่สามารถจัดการในการพูดคุยแบบเผชิญหน้าโดยตรง 15 นาทีแทนที่จะเป็นการแลกเปลี่ยนคำที่ไม่มีความกังวลในแต่ละวัน
- อุปสรรคทางกายภาพ เมื่อผู้บริหารแยกตัวเองบนชั้นต่าง ๆ ของอาคารจากส่วนที่เหลือของพนักงานหรือทีมงานที่ได้รับมอบหมายไปยังสำนักงานแยกต่างหากอุปสรรคทางกายภาพถูกสร้างขึ้นที่นำไปสู่การสื่อสารที่ไม่ดี
- ความแตกต่างของบุคลิกภาพ โอกาสที่คุณมีบุคลิกหลายประเภทที่ลอยไปรอบ ๆ ธุรกิจของคุณ นอกจากนี้ยังมีโอกาสที่ดีที่บุคคลบางคนไม่ได้มีรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันซึ่งนำไปสู่การเข้าใจผิดแบบแผนและความเงียบ
- ขาดความชัดเจน เมื่อต้องจัดการกับผู้มีส่วนได้เสียลูกค้าและพนักงานสิ่งสำคัญคือต้องมีนโยบายของ บริษัท ที่ชัดเจน การไม่ทำเช่นนั้นบ่อยครั้งสร้างความสับสนและความยุ่งยากที่ทำให้ผู้คนไม่ต้องการทำธุรกิจกับคุณ
หากคุณใช้เวลาสักครู่ในการประเมินสถานที่ทำงานของคุณเพื่อเรียนรู้วิธีที่ผู้คนสื่อสารกันคุณอาจพบว่าสิ่งเหล่านี้และตัวอย่างทั่วไปของอุปสรรคในการสื่อสาร บางคนสามารถแก้ไขได้เร็วกว่าคนอื่น ๆ แต่ทั้งหมดนั้นต้องการการมีส่วนร่วมและทักษะการสื่อสารที่ดีจากทีมของคุณ
อุปสรรคการสื่อสารตัวอย่าง
ไม่ใช่อุปสรรคในการสื่อสารที่ชัดเจนทั้งหมด อาจดูเหมือนว่าคุณกำลังสนทนาและมีประสิทธิผล แต่ก็ไม่ได้จนกว่าคุณจะรู้ว่าไม่มีอะไรสำเร็จ นี่คือวิธีที่การประชุมทีมกับผู้จัดการสามารถแก้ไขปัญหาและอุปสรรคในการสื่อสาร:
ทีมนัดพบกันเวลา 10:00 น. พร้อมผู้จัดการเพื่อเข้าร่วมกิจกรรมเครือข่ายที่กำลังจะมาถึง สมาชิกในทีมมาถึงโดยทันที แต่ผู้จัดการกำลังสนทนาทางโทรศัพท์ ทุกคนนั่งอยู่ในห้องอย่างเชื่องช้าไม่รู้ว่าการสนทนาจะสิ้นสุดเมื่อใดและเมื่อใดที่การประชุมจะเริ่มขึ้นจริง
สิบนาทีต่อมาผู้จัดการเน้นความสนใจไปที่คนในห้องและขอวาระการประชุม ไม่มีใครมีดังนั้นจึงมีคนตะกายไปเขียนอย่างรวดเร็ว ในขณะที่ทำเช่นนั้นผู้จัดการจะได้รับโทรศัพท์อีกสายหนึ่งซึ่งทำให้เขาต้องออกจากสำนักงานภายใน 15 นาทีเพื่อพบกับใครบางคนนอกสถานที่ ผลการประชุมรีบเร่งที่ผู้คนไม่ถามคำถามมากเพราะพวกเขาต้องการที่จะครอบคลุมเนื้อหามากที่สุดเท่าที่จะทำได้ในเวลาที่ จำกัด ในขณะนี้
เมื่อการประชุมสิ้นสุดลงและทุกคนกลับมาอยู่ในออฟฟิศของพวกเขาทีมอาจตระหนักถึงสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ: พวกเขาไม่ครอบคลุมรายการสำคัญที่จำเป็นต้องพูดคุยพวกเขารู้สึกรีบจัดการและเพิกเฉยต่อผู้จัดการขณะที่พยายามพูดคุยถึงสิ่งที่พวกเขาพูด และพวกเขาจะไม่พร้อมในการวางแผนสำหรับเหตุการณ์เครือข่ายที่จะเกิดขึ้นมากกว่าที่พวกเขาก่อนการประชุม ปัญหาและอุปสรรคต่อการสื่อสารทำให้เสียเวลาและขาดประสิทธิภาพสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
อุปสรรคอื่น ๆ ในการติดต่อสื่อสารนั้นชัดเจนเช่นสมาชิกในทีมที่พลาดงานที่ได้รับมอบหมายโดยไม่แจ้งเหตุผลหรือผู้จัดการที่ทำเพลงและเล่นโทรศัพท์ของเขาทุกครั้งที่คุณพยายามสนทนา อาจเป็นเทปสีแดงขององค์กรที่ป้องกันไม่ให้มีแนวคิดใหม่ ๆ เกิดขึ้นจริงหรือการขาดความคุ้นเคยในการเข้าสังคมระหว่างคนงานในระดับต่าง ๆ ในธุรกิจ
ปัญหาการสื่อสารภายนอก
หากคุณอยู่ในธุรกิจที่ให้บริการลูกค้าการสื่อสารภายนอกเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่นหากคุณไม่ได้โฆษณาอย่างชัดเจนว่ามีผลบังคับใช้ราคาขายนานแค่ไหนคุณอาจท้ายด้วยลูกค้าที่โกรธแค้นยืนยันว่าพวกเขาจ่ายเฉพาะราคาขายหนึ่งเดือนต่อมา หากคุณให้ข้อมูลการบริการลูกค้าในเว็บไซต์ของคุณ แต่ไม่มีวิธีโดยตรงในการติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าของคุณคุณอาจพบว่ามีการร้องเรียนสาธารณะในหน้าโซเชียลมีเดียของคุณแทนการร้องเรียนเพียงครั้งเดียวที่สามารถจัดการได้อย่างรวดเร็วและเป็นส่วนตัว
ไม่ว่าหากอุปสรรคในการสื่อสารนั้นชัดเจนหรือไม่ลึกซึ้งพวกเขาไม่ได้ทำอะไรเพื่อช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ ในความเป็นจริงพวกเขาสามารถทำให้เกิดปัญหามากกว่าที่คุณคาดหวัง
ข้อบกพร่องของอุปสรรคการสื่อสาร
คุณอาจคิดว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาในการติดต่อสื่อสารกับธุรกิจของคุณ แต่มีผลกระทบมากมายที่เกิดจากการละเลยปัญหาการสื่อสาร ปัญหาและอุปสรรคในการสื่อสารนำไปสู่ความผิดหวังและพนักงานที่ไม่รู้สึกว่าพวกเขากำลังได้ยิน เมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นนี้พนักงานจะมีแรงจูงใจน้อยลงซึ่งนำไปสู่การขาดประสิทธิภาพความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม ความล้มเหลวในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับลูกค้าและลูกค้าสามารถนำไปสู่การสูญเสียธุรกิจ
หากพนักงานไม่รู้สึกว่าสิ่งที่พวกเขาพูดมีความสำคัญหรือมีผลกระทบใด ๆ พวกเขาอาจหยุดพูดคุยกันและไม่สื่อสารกันเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือเมื่อถึงกำหนดส่ง สิ่งนี้ส่งผลให้เกิดความไร้ประสิทธิภาพข้อผิดพลาดและวัฒนธรรมของ บริษัท ที่ส่งเสริมการแยกออกจากกันแทนที่จะทำงานเป็นทีม
เมื่อผู้คนไม่รู้สึกว่าพวกเขามีช่องทางเปิดกว้างในการสื่อสารหลายคนปิดตัวลงและเพียงแค่ผ่านการเคลื่อนไหวในงานของพวกเขา นี่อาจไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการเกิดขึ้นกับ บริษัท ของคุณซึ่งเป็นสาเหตุที่จำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญของการสื่อสารที่ดีระหว่างพนักงานของคุณและจากภายนอกกับลูกค้าซัพพลายเออร์และลูกค้า
วิธีเอาชนะอุปสรรคการสื่อสาร
วิธีที่ดีที่สุดในการเอาชนะอุปสรรคการสื่อสารคือการป้องกันสิ่งเหล่านี้ตั้งแต่แรก สิ่งนี้ทำได้โดยการกำหนดนโยบายที่ชัดเจนสำหรับธุรกิจของคุณที่ส่งเสริมการสื่อสาร สามารถทำได้ง่ายเพียงแค่ตั้งค่าการประชุมช่วงเช้าสั้น ๆ เพื่อจัดการกับปัญหาและโครงการหรือลำดับชั้นที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นซึ่งกำหนดว่าใครควรพูดคุยเมื่อเกิดปัญหา ด้วยวิธีนี้ทุกคนรู้ว่าพวกเขามีโอกาสได้ยิน
นโยบายการสื่อสารนี้ควรเขียนและตรวจสอบกับพนักงานใหม่ทุกคนรวมถึงมีการทบทวนและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้สอดคล้องกับเทคโนโลยีและแนวทางปฏิบัติของ บริษัท ในปัจจุบัน หากจำเป็นการฝึกอบรมทักษะการสื่อสารและนโยบายการสื่อสารเฉพาะของคุณอาจมีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่ได้เป็นผู้สื่อสารที่ดีที่สุด
แม้ว่าผู้คนจะรู้ว่าพวกเขามีร้านค้าที่น่าสนใจ แต่ก็ยังเป็นเรื่องสำคัญที่พนักงานจะต้องมีส่วนร่วมในการปรับปรุงการสื่อสารทั่วทั้ง บริษัท ส่งเสริมให้พนักงานของคุณ:
- พูดคุยด้วยตนเอง เมื่อเป็นไปได้ให้มีการสนทนาด้วยตนเอง ด้วยวิธีนี้ไม่มีความสับสนเกี่ยวกับน้ำเสียงหรือความหมาย หากมีก็สามารถจัดการได้ทันทีขจัดความผิดหวังและความเข้าใจผิด กระตุ้นให้พนักงานยกหูโทรศัพท์และพูดคุยว่าพวกเขาไม่สามารถพบปะด้วยตนเองโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากปัญหาซับซ้อน ใช้อีเมลและข้อความเมื่อเป็นทางเลือกสุดท้ายหรือเป็นคำถามที่รวดเร็ว
- จำกัด การรบกวน การสนทนาต้องการทั้งการพูดคุยและการฟัง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังฟังอยู่โดย จำกัด การขัดจังหวะวางโทรศัพท์ของคุณและจดจ่อกับสิ่งที่คนอื่นพูด สิ่งนี้จะช่วยเอาชนะอุปสรรคด้านการสื่อสารและทำให้คนอื่นได้ยินและเห็นคุณค่า สิ่งรบกวนควรถูก จำกัด ไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์
- มีนโยบายเปิดประตู ส่งเสริมนโยบายแบบเปิดเพื่อให้ผู้คนรู้ว่าพวกเขาสามารถพูดคุยกับผู้จัดการหรือทีมอื่น ๆ ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ นโยบายนี้ควรขยายไปถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้าที่ควรรู้สึกว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงบุคคลที่เหมาะสมใน บริษัท ของคุณได้ทุกเมื่อที่พวกเขามีปัญหาหรือข้อกังวล
- สร้างโอกาสทางสังคม ผู้คนมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมกับคนที่พวกเขารู้จักมากกว่า การสร้างโอกาสทางสังคมภายใน บริษัท ของคุณและกิจกรรมเครือข่ายสำหรับลูกค้าภายนอกสามารถช่วยให้ผู้คนรู้จักกันและเปิดสายการสื่อสาร เมื่อผู้คนพบและสนทนากันแล้วพวกเขาจะรู้สึกสบายใจที่จะพูดคุยในอนาคต
- ง่าย ๆ เข้าไว้. อุปสรรคอีกประการหนึ่งในการติดต่อสื่อสารคือการพยายามสร้างความประทับใจที่ดี เป็นตัวของตัวเอง. ใช้ศัพท์แสงหรือคำศัพท์ทางการเพื่อแลกเปลี่ยนเรื่องราวส่วนตัวและภาษาที่ชัดเจนและกระชับ เป็นมิตรอบอุ่นและเป็นของแท้ หากเป็นความสัมพันธ์ระดับมืออาชีพรักษาขอบเขตของคุณในขณะที่ยังคงอ่อนไหวต่อปัญหาในมือ
- เห็นพ้อง การรับทราบประสบการณ์ของผู้อื่นและตอบรับเป็นสิ่งสำคัญ ดูภาษากายและอารมณ์รวมทั้งฟังคำพูดที่ถูกแลกเปลี่ยน จงเคารพข้อมูลที่คุณได้รับและความรู้สึกใด ๆ ที่เกิดขึ้น ถามคำถามเป็นบวกและให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์และสนับสนุนเมื่อคุณทำได้
- พิจารณาวัฒนธรรม ระวังการแสดงออกท่าทางและความเชื่อทางศาสนาและการเมืองที่เกี่ยวข้องกับวัฒนธรรมที่แตกต่างในขณะที่คุณสนทนาดังนั้นข้อความของคุณจะไม่ถูกเข้าใจผิด สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบภาพรวมและแบบแผนเกี่ยวกับกลุ่มวัฒนธรรมก่อนที่จะสรุป ผู้คนคิดว่าปฏิกิริยาตอบสนองและการมองโลกแตกต่างกันอย่างกว้างขวางเพราะวัฒนธรรม
- จัดลำดับความสำคัญ มุ่งเน้นเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการสื่อแทนการถ่ายโอนข้อมูล ข้อมูลมากเกินไปในครั้งเดียวสามารถนำไปสู่การฟังที่ล้นหลามส่งผลให้ไม่ทำงาน ด้วยการนำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวข้องเท่านั้นคุณจะสามารถสื่อสารสิ่งที่สำคัญและผู้รับต้องทำให้ชัดเจนยิ่งขึ้น
- แก้ไขภาษากายของคุณ การสื่อสารไม่ได้มาจากคำพูด มันมาจากร่างกายของคุณ วิธีที่คุณนั่งและเคลื่อนไหวเมื่อพูดคุยกับใครบางคนมักจะพูดได้มากกว่าคำพูด การสบตาและการใช้ท่าทางอวัจนภาษาที่เหมาะสมไปไกล หลีกเลี่ยงการดูรำคาญเครียดหรือว้าวุ่นใจเพื่อป้องกันไม่ให้ใครบางคนต้องการคุยกับคุณ
ด้วยนโยบายการฝึกอบรมและการปฏิบัติที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนคุณสามารถป้องกันอุปสรรคด้านการสื่อสารจากการชะลอตัวของธุรกิจซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพ
