ความท้าทายในการสื่อสารทางธุรกิจ

ธุรกิจสมัยใหม่สามารถแบ่งกลุ่มการส่งข้อความเพื่อกำหนดกลุ่มลูกค้าเป้าหมายขนาดเล็กหรือส่งข่าวสารไปยังกลุ่มงานขนาดใหญ่ที่กระจัดกระจายได้ทันที อย่างไรก็ตามโอกาสเหล่านี้ไม่ได้ทำให้การสื่อสารทางธุรกิจมีความท้าทายน้อยลงกว่า แต่ก่อน ในขณะที่องค์กรต่าง ๆ ได้เรียนรู้ผลที่ตามมาของความล้มเหลวในการสื่อสารกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้เสียภายนอกอย่างมีประสิทธิภาพ การสื่อสารภายในที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจเป็นเรื่องยากที่จะสังเกตเห็น จนกว่าจะสายเกินไป

ปัญหาการตั้งค่า

พนักงานอาจพบว่าเป็นการยากที่จะกระทบยอดการตั้งค่าการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานของพวกเขา ตัวอย่างเช่นคนงานที่อายุมากกว่าอาจต้องการสื่อสารทางโทรศัพท์ในขณะที่เพื่อนร่วมงานอายุน้อยของเขาต้องอาศัยการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ หากผู้ปฏิบัติงานที่อายุน้อยกว่าตอบกลับข้อความเสียงทางอีเมลแทนการโทรกลับคนงานที่มีอายุมากกว่าอาจรู้สึกไม่เคารพ

เป็นการดีที่สุดที่จะใช้วิธีที่คู่ของคุณต้องการ หากผู้ติดต่อของคุณใน IT ตอบอีเมลของคุณอย่างรวดเร็ว แต่ใช้เวลานานในการโทรกลับการส่งคำถามของคุณทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การสื่อสารข่าวร้าย

การบอกเจ้านายของคุณว่าคุณเพิ่งสูญเสียบัญชีกุญแจไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับคนส่วนใหญ่ หรือเป็นเรื่องง่ายที่จะถ่ายทอดข่าวให้ผู้ขายที่รู้จักกันมานานว่าคุณเปลี่ยนธุรกิจของคุณเป็นคู่แข่งของเธอ Robert Bies ศาสตราจารย์แห่ง McDonough School of Business ของสถาบันจอร์จทาวน์กล่าวว่าสิ่งนี้มักจะทำให้ผู้คนต้องบอกกับอีกฝ่ายเกี่ยวกับข่าวร้าย

แทน Bies แนะนำกลยุทธ์การสื่อสารหลายง่ามเพื่อเอาชนะความท้าทายเหล่านั้น เตรียมผู้มีส่วนได้เสียสำหรับข่าวร้ายล่วงหน้า. ส่งมอบข่าวทันทีและอย่างตรงไปตรงมาแล้วลดความเสี่ยงด้วยวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้และซับในเงินที่เห็นได้ชัด ตัวอย่างเช่นคุณอาจพูดว่าคุณมีลูกค้าที่มุ่งหวังหลายคนเพื่อแทนที่ธุรกิจที่สูญหายซึ่งจะต้องเดินทางน้อยลงสำหรับพนักงานขายของคุณ

เคล็ดลับ

• พนักงานบางคนอาจรู้สึกไม่สบายใจที่จะสื่อสารกับเจ้านายของพวกเขาอย่างตรงไปตรงมาเนื่องจากตำแหน่งใน บริษัท หรือภูมิหลังของพวกเขา ผู้หญิงโดยเฉพาะอาจต่อสู้กับสิ่งนี้ตาม Deborah Tannen ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษาศาสตร์

มากเกินไป - หรือไม่เพียงพอ

การเปิดเผยข้อมูลให้พนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกเป็นความท้าทายอย่างต่อเนื่องสำหรับผู้จัดการ ข่าวที่น่ากลัวเช่นการปรับโครงสร้างองค์กรอาจนำไปสู่ปฏิกิริยาตอบโต้ที่รุนแรงหากดูเหมือนว่ามันออกมาจากสีน้ำเงิน การแจ้งเตือนบุคคลในการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือแบบเล็กสามารถให้ผู้นำรู้ว่าใครน่าจะคัดค้านข่าวและเหตุผลของพวกเขาคืออะไร

ในทางกลับกันผู้จัดการก็สามารถทำได้เช่นกัน ให้ข้อมูลมากเกินไป หากข้อสรุปของข้อความนั้นคลุมเครือหรือเปิดกว้าง ประกาศปลดพนักงานว่า อาจ ตัวอย่างเช่นกำลังจะมาในอนาคตอันใกล้นี้นำไปสู่ความวิตกกังวลและอาจทำให้เจ้าหน้าที่หลักพยายามที่จะทำงานอื่น ๆ นอกจากนี้ยังสามารถลดประสิทธิภาพการทำงานของสำนักงานได้หากพนักงานใช้เวลานินทาและทำงานในเรซูเม่ของตน

การสื่อสารนอกระบบสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีราคาแพง

การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์แตกต่างจากการพูดพล่อยที่ทำงาน อีเมลด่วนสามารถสรุปการสนทนาและให้การยืนยันที่มีค่าในกรณีที่มีคำถามในภายหลัง อย่างไรก็ตาม เก็บรักษาบันทึกการรับส่งอีเมลซอฟต์แวร์แชทและการสนทนาทางอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ สามารถปวดหัวสำหรับผู้ที่อยู่ในไอที - ไม่พูดถึงทีมกฎหมาย บทสนทนาอย่างกระทันหันดูเหมือนจะพิสูจน์ได้ว่ามีค่าใช้จ่ายสูง ตัวอย่างเช่นกระทรวงยุติธรรมของสหรัฐอเมริกาใช้ความคิดเห็นของห้องแชทเพื่อช่วยในการจัดการกับสกุลเงินของธนาคารใหญ่ ๆ เช่น UBS, Citigroup และ J.P. Morgan Chase

การบริหารโครงการ

รายงานของสถาบันการจัดการโครงการปี 2556 พบว่าสำหรับทุก ๆ ล้านดอลลาร์ที่ใช้ไปกับโครงการ 75 ล้านดอลลาร์นั้นมีความเสี่ยงเพียงอย่างเดียวเนื่องจากการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ ช่องว่างอาจเกิดขึ้นเมื่อผู้มีส่วนได้เสียไม่ทั้งหมดมีความเข้าใจเหมือนกันถึงประโยชน์ของโครงการหรือเมื่อภาษาที่ใช้ในการส่งข้อความนั้นไม่ชัดเจน PMI แนะนำให้คุณ ปรับการสื่อสารของคุณเพื่อตอบสนองความต้องการของกลุ่มผู้มีส่วนได้เสียแต่ละกลุ่ม. ตัวอย่างเช่นข้อเสนอโครงการเพื่อออกแบบเว็บไซต์อาจเน้นประโยชน์ระดับสูงเมื่อคุณพบกับผู้นำ บริษัท ระดับสูง มันจะใช้ภาษาทางเทคนิคและข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเมื่อมีการนำเสนอต่อผู้ที่ต้องปฏิบัติงาน