วิธีการอ้างอิงเอกสารแนบในจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจอาจรวมถึงเอกสารแนบที่ให้ข้อมูลกลับคืนภายในจดหมายหรือให้รายละเอียดเพิ่มเติมเพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น คำที่แนบมามักจะมีการแลกเปลี่ยนกับคำว่าสิ่งที่แนบมา แม้จะมีความคล้ายคลึงกันพวกเขาก็ไม่ได้เป็นหนึ่งเดียว การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างทั้งสองและวิธีการอ้างอิงในจดหมายธุรกิจของคุณจะทำให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นและยังให้คุณได้เปรียบในการแข่งขัน

เคล็ดลับ

• เมื่ออ้างถึงสิ่งที่แนบมาหรือสิ่งที่แนบมาในจดหมายธุรกิจให้สังเกตชื่อไฟล์ที่แนบมาหรือชื่อเอกสารภายในวงเล็บ

สิ่งที่แนบมากับสิ่งที่แนบมา

ขั้นแรกให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจความแตกต่างระหว่างสิ่งที่แนบมาและสิ่งที่แนบมา ในขณะที่ทั้งสองช่วยให้คุณสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมและทรัพยากรเพิ่มเติม แต่พวกเขาเป็นตัวแทนของสิ่งที่แตกต่างกัน

สิ่งที่แนบมานั้นเป็นเอกสารหรือไฟล์ที่แนบมากับจดหมาย ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของตัวอักษรเนื่องจากเน้นประเด็นสำคัญเสนอข้อมูลเพิ่มเติมหรือรองรับข้อความของคุณ เมื่อคุณเขียนจดหมายอ้างถึงเอกสารที่แนบมา ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแนบสัญญาและพูดถึงในจดหมายพร้อมกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่เกี่ยวข้อง

ในทางตรงกันข้ามสิ่งที่แนบมาเป็นเอกสารที่แยกจากกัน ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังส่งจดหมายธุรกิจไปยังพันธมิตรใหม่ที่อาจเกิดขึ้นคุณอาจแนบโบรชัวร์การศึกษาตลาดหรือแผนภูมิเปรียบเทียบ ไม่จำเป็นต้องอ้างถึงเอกสารนี้ในจดหมาย ทางเลือกขึ้นอยู่กับคุณ

สิ่งที่แนบมาในข้อความ

เมื่ออ้างถึงข้อมูลจากเอกสารอื่นภายในข้อความให้ใช้วงเล็บในจดหมายไปรษณีย์หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ บันทึกไฟล์หรือชื่อเอกสารที่แนบไว้ภายในวงเล็บ สมมติว่าจดหมายหมายถึงการร้องเรียนทางโทรศัพท์การอ้างอิงจะมีชื่อของเอกสารการร้องเรียนเช่น: (สิ่งที่แนบมา: วารสารการบริการลูกค้า, 1/5/2017)

การอ้างอิงในข้อความเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมไปที่เนื้อหาของจดหมาย การอ้างอิงอาจอ้างถึงข้อมูลสเปรดชีตการถอดเสียงหรือตัวอักษรอื่น ๆ ใช้ชื่อไฟล์ที่อ่านง่ายที่อธิบายเอกสาร หากเอกสารถูกพิมพ์ออกมาให้ตั้งชื่อเป็นแบบเดียวกัน นอกจากนี้ยังยอมรับได้ในการกำหนดสิ่งที่แนบมาด้วยตัวอักษรเช่น "Attachment A."

วิธีอ้างอิงเอกสารแนบหลายรายการ

นอกเหนือจากการใช้การอ้างอิงในข้อความของสิ่งที่แนบมาแล้วยังเตือนผู้อ่านของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมาในตอนท้ายของจดหมาย ใต้ชื่อผู้ลงนามที่มุมซ้ายล่างให้พิมพ์ "Attachments" มันเป็นทางเลือกที่จะแสดงชื่อของสิ่งที่แนบมาทั้งหมดในตอนท้ายของตัวอักษร แต่มันเป็นวิธีปฏิบัติที่ดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีหลายคน สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้รับทราบถึงสิ่งที่คาดหวังได้ดีขึ้นและไฟล์ใดที่เขาหรือเธอต้องการมากที่สุด

วิธีการใช้สิ่งห่อหุ้ม

สิ่งที่แนบมามักไม่ถูกอ้างถึงในข้อความจริง แต่นี่ไม่ใช่กฎที่ยาก หากมีการอ้างถึงสิ่งที่แนบมาภายในจดหมายธุรกิจหรือบันทึกช่วยจำให้ใช้วิธีการเดียวกันที่อธิบายไว้สำหรับสิ่งที่แนบมา ตัวอย่างของสิ่งที่แนบมารวมถึงประวัติย่อหรือแอปพลิเคชัน ไฟล์เหล่านี้มีการอ้างอิงในตอนท้ายของตัวอักษรภายใต้ชื่อที่พิมพ์ของผู้ลงนามตามระยะขอบด้านล่างซ้าย

ใช้ "สิ่งที่แนบมา" สำหรับหนึ่งสิ่งที่แนบมาและ "สิ่งที่แนบมา" สำหรับมากกว่าหนึ่ง นอกจากนี้ยังยอมรับได้ในการเพิ่มจำนวนรวมของรายการที่รวมเช่นสิ่งห่อหุ้ม: 4. ถ้าเอกสารถูกอ้างถึงในจดหมาย แต่ไม่ได้ล้อมรอบจริงให้จดสิ่งนี้เป็น "w / o Enclosures"

รูปแบบของรัฐบาลที่แนะนำ

ในจดหมายโต้ตอบของรัฐบาลบางครั้งมีการสร้างความแตกต่างระหว่างจดหมายธุรกิจกับบันทึกช่วยจำ ด้วยตัวอักษรการอ้างอิงถูกอ้างถึงเป็น "สิ่งที่แนบมา" ในขณะที่บันทึกช่วยจำมักจะอ้างถึงพวกเขาว่า "สิ่งที่แนบมา" เอกสารเหล่านี้มักถูกอ้างถึงภายในข้อความตามตัวอักษรที่ได้รับมอบหมายเช่น "Attachment A."

ทำรายการสิ่งที่แนบหรือสิ่งที่แนบมาทั้งหมดแม้ว่าจะต้องมีหน้าที่สองในการทำอย่างถูกต้องโดยระบุว่า "สิ่งที่แนบมา: หน้า 2" หากเอกสารอ้างอิงไม่สามารถใช้งานได้จะมีการบันทึกโดยรวมถึง "สิ่งที่แนบมาด้วย" เพื่อให้ฝ่ายที่รับทราบว่าเอกสารไม่พร้อมใช้งานและไม่ได้ปิดล้อม ตรวจสอบกับหน่วยงานรัฐบาลเฉพาะสำหรับแม่แบบเฉพาะหรือแนวทางรูปแบบที่ไม่ซ้ำกัน