วิธีการตั้งค่าคอลเซ็นเตอร์

ลูกค้ามักต้องการการติดต่อในชีวิตจริงกับตัวแทน บริษัท ที่มีความรู้ที่ได้รับจากศูนย์บริการลูกค้าของ บริษัท ศูนย์บริการจัดการทุกอย่างตั้งแต่การร้องเรียนของลูกค้าความคิดเห็นของลูกค้าและข้อเสนอแนะไปจนถึงการขายและคำสั่งซื้อจริง ศูนย์บริการที่ประสบความสำเร็จคือศูนย์บริการที่ให้บริการลูกค้าและเปลี่ยนลูกค้าให้กลายเป็นลูกค้าตลอดชีพด้วยการตอบสนองความต้องการของผู้โทรได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ศูนย์บริการข้อมูลในอุดมคติประกอบด้วยพนักงานโทรศัพท์หลายคนห้องเก็บเสียงอุปกรณ์บันทึกเสียงการโทรแต่ละครั้งและความละเอียดและผู้จัดการที่มีความรู้

รายการที่คุณจะต้อง

• ห้องเก็บเสียง

• ซอฟต์แวร์คอลเซ็นเตอร์

• สคริปต์ศูนย์บริการ

ร่างเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงทั้งสำหรับศูนย์บริการทั้งหมดและตัวแทนแต่ละราย เป้าหมายเหล่านี้ควรรวมถึงการโทรออกการโทรการแก้ไขปัญหาและการขาย

แยกพื้นที่ศูนย์บริการของคุณ ควรอยู่ห่างจากความเร่งรีบของธุรกิจที่เหลือเพื่อป้องกันเสียงรบกวนรอบข้างเมื่อพูดกับผู้โทร ตั้งค่าห้องเล็ก ๆ หรือโต๊ะทำงานที่มีช่องว่างระหว่างกันเพื่อให้แน่ใจว่าตัวแทนของคุณสามารถได้ยินเสียงผู้โทรได้อย่างชัดเจน พิจารณาวางพาร์ติชั่นที่มีพรมปูไว้ระหว่างโต๊ะทำงานเพื่อป้องกันเสียงรบกวนเพิ่มเติม

ออกแบบการฝึกอบรมการบริการลูกค้าและนโยบายการขาย เขียนสคริปต์การขายและสคริปต์การแก้ปัญหาและขั้นตอนในการปฏิบัติตามเมื่อพูดถึงปัญหาของผู้โทรหรือแนะนำผู้โทรเข้าสู่การขาย พิมพ์สำเนาของวัสดุนี้หลายชุดเพื่อแจกจ่ายให้กับตัวแทนแต่ละคน

ฝึกอบรมตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าหรือพนักงานขาย จัดเวิร์กช็อปสร้างงานนำเสนอและทำสิ่งต่าง ๆ ที่คุณคาดว่าจะเกิดขึ้นในระหว่างวันทำงานโดยเฉลี่ย โฮสต์คำถามและคำตอบและเซสชันการระดมสมอง จัดการประชุมฝึกอบรมหลายครั้งตลอดระยะเวลาการตั้งค่าเริ่มต้น

เคล็ดลับ

• ดูแลตัวแทนและผู้ร่วมงานของคุณอย่างใกล้ชิดในตอนแรกเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจนโยบายของ บริษัท

การเตือน

เต็มใจที่จะกระโดดเข้ามาและโทรหาตัวเองเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจในสิ่งที่ตัวแทนของคุณและพนักงานขายติดต่อกันเป็นประจำทุกวัน

ศูนย์บริการโดยทั่วไปมีอัตราการหมุนเวียนสูง จัดให้มีการฝึกอบรมหลายครั้งตลอดทั้งปีเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนมีข้อมูลที่ทันสมัยโดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานใหม่