การสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นทางการอยู่ที่หัวจดหมายของ บริษัท และโดยทั่วไปจะมีลายเซ็นของผู้เขียนด้านล่างคำทักทายปิด รูปแบบของการสื่อสารทางธุรกิจประเภทนี้ตรงไปตรงมา อย่างไรก็ตามจดหมายที่ต้องมีลายเซ็นของบุคคลมากกว่าหนึ่งคนจะต้องประกอบและจัดรูปแบบในลักษณะที่แตกต่างกันเล็กน้อยเพื่ออธิบายว่าทำไมจดหมายจึงมีหลายลายเซ็นและเพื่อให้มีพื้นที่มากกว่าหนึ่งลายเซ็น
รูปแบบบล็อกดั้งเดิม
การโต้ตอบทางธุรกิจควรอยู่ในรูปแบบบล็อกแบบดั้งเดิมหมายถึงวันที่คือช่องว่างสองบรรทัดใต้หัวจดหมาย ชื่อของผู้รับและที่อยู่ทางไปรษณีย์เป็นช่องว่างสองบรรทัดด้านล่างวันที่; บรรทัดหัวเรื่องเป็นช่องว่างสองบรรทัดใต้ข้อมูลของผู้รับและสุดท้ายช่องว่างสองบรรทัดด้านล่างบรรทัดหัวเรื่องคือคำทักทาย คำทักทายที่ยอมรับได้สำหรับการติดต่อทางธุรกิจอย่างเป็นทางการคือ "Dear Ms. Smith" "Dear Mr. Jones," "Gentlemen" หรือเพียงแค่ "Greetings" ตัวอย่างสุดท้ายมีประโยชน์เมื่อจดหมายของคุณมีไว้สำหรับผู้รับหลายรายจากเพศผสม รูปแบบบล็อกแบบดั้งเดิมหมายถึงย่อหน้าที่ไม่เยื้องกับแต่ละบรรทัดล้างด้วยระยะขอบซ้าย
เหตุผลในการเซ็นหลาย ๆ
ในขณะที่คนที่คุณติดต่อด้วยอาจจะรู้ว่าทำไมมีผู้ลงชื่อหลายคน แต่ก็ควรที่จะย้ำเหตุผลในจดหมายของคุณ อินสแตนซ์ที่จดหมายอาจต้องมีลายเซ็นหลายรายการรวมถึงการสื่อสารการกระทำที่ต้องได้รับอนุญาตจากบุคคลมากกว่าหนึ่งคนหรือแสดงมุมมองโดยรวมของคนหลายคนที่สนับสนุนข้อความที่จดหมายของคุณสื่อถึง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน "ในนามของทีมผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท ABC จดหมายฉบับนี้ระบุถึงฉันทามติที่เราได้รับหลังจากพูดคุยคำขอของคุณเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อจ้างพนักงานทรัพยากรมนุษย์เพิ่มเติม" ในวรรคแรกของจดหมายระบุสาเหตุของการสื่อสารของคุณและสาเหตุที่จดหมายประกอบด้วยหลายลายเซ็น แน่นอนว่าย่อหน้าของจดหมายของคุณดังต่อไปนี้ให้ล้างด้วยระยะขอบซ้าย
ปิดคำทักทายและบล็อกลายเซ็น
คำทักทายที่ปิดควรเป็นจดหมายที่เหมาะสมสำหรับจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการเช่น "ขอแสดงความนับถืออย่างแท้จริง" "ด้วยความเคารพ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" คำทักทายปิดเริ่มต้นช่องว่างสองบรรทัดใต้วรรคสุดท้าย
หากคุณมีผู้ลงนามเพียงสองคนให้ข้ามช่องว่างสี่บรรทัดที่มีพื้นที่เพียงพอสำหรับลายเซ็นที่เป็นลายลักษณ์อักษรและพิมพ์ชื่อผู้ลงนามคนแรกที่ล้างด้วยระยะขอบซ้าย ที่บรรทัดด้านล่างชื่อผู้ลงนามพิมพ์ตำแหน่งหรือชื่อของพวกเขา ข้ามช่องว่างอีกสี่บรรทัดสำหรับชื่อและตำแหน่งหรือชื่อของผู้ลงนามที่สอง ชื่อและชื่อของบุคคลที่มีตำแหน่งสูงกว่าในองค์กรควรเป็นบล็อกลายเซ็นแรก
หากคุณมีผู้ลงนามสามคนให้ข้ามช่องว่างสี่บรรทัดและพิมพ์ชื่อผู้ลงนาม 1 พิมพ์ด้วยระยะขอบซ้าย แท็บเหนือและพิมพ์ชื่อของผู้ลงนาม 2; แท็บใหม่อีกครั้งและพิมพ์ชื่อของผู้ลงนาม 3. ข้ามช่องว่างหนึ่งบรรทัดและพิมพ์ตำแหน่งหรือชื่อของผู้ลงนาม 1, แท็บเหนือและทำเช่นเดียวกันสำหรับผู้ลงนาม 2 และผู้ลงชื่อ 3 เพื่อให้ชื่อของพวกเขาอยู่ภายใต้ชื่อพิมพ์ดีดโดยตรง
สำหรับผู้ลงนามสี่รายให้เว้นช่องว่างสี่บรรทัดและพิมพ์ชื่อผู้ลงนาม 1 พิมพ์ด้วยระยะขอบซ้าย แท็บไปที่กลางหน้าและพิมพ์ชื่อผู้ลงนาม 2; ข้ามไปที่บรรทัดถัดไปและพิมพ์ตำแหน่งหรือชื่อของผู้ลงนาม 1 และผู้ลงนาม 2 โดยตรงภายใต้ชื่อของพวกเขา ข้ามช่องว่างอีกสี่บรรทัดและทำซ้ำรูปแบบสำหรับ Signer 3 และ Signer 4
หมุนเวียนร่างของคุณ
เนื่องจากคุณกำลังเขียนจดหมายแทนบุคคลมากกว่าหนึ่งคนจึงเป็นการดีที่จะเผยแพร่ร่างจดหมายก่อนที่คุณจะขอลายเซ็น บอกพวกเขาว่าคุณยินดีต้อนรับข้อมูลของพวกเขาและส่งร่างทางอีเมลหรือโดยการเยี่ยมชมแต่ละคนเป็นรายบุคคล เมื่อทุกคนเห็นด้วยกับเนื้อหาและการส่งข้อความของจดหมายเตรียมรุ่นสุดท้ายและให้ทุกคนรู้ว่าคุณจะหมุนเวียนมันสำหรับลายเซ็นของพวกเขา
