ข้อดีของระบบข้อมูลทรัพยากรมนุษย์คืออะไร?

ในช่วงปี 1980 และ 1990 บริษัท ขนาดกลางและขนาดใหญ่เท่านั้นที่สามารถจัดหาระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคลที่มีราคาแพง (HRIS) โปรแกรมเหล่านี้ต้องการคอมพิวเตอร์เมนเฟรมขนาดใหญ่และโปรแกรมเมอร์ที่มีทักษะสูงในการใช้งานและบำรุงรักษา วันนี้เกือบทุก บริษัท ไม่เพียง แต่สามารถจ่ายได้ แต่ต้องการระบบข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ แม้แต่ บริษัท ที่มีพนักงานน้อยกว่า 10 คนก็สามารถซื้อโปรแกรม HRIS ขั้นพื้นฐานที่สามารถติดตั้งบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปเพื่อทำให้กระบวนการทรัพยากรมนุษย์พื้นฐานเป็นไปโดยอัตโนมัติ

HRIS คืออะไร

โดยพื้นฐานแล้ว HRIS เป็นฐานข้อมูลหรือการรวมกันของฐานข้อมูลที่ใช้ข้อมูลร่วมกัน ตัวอย่างเช่นฐานข้อมูลการจ้างงานของพนักงานรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการสมัครงาน เมื่อธุรกิจว่าจ้างพนักงานใหม่ข้อมูลประชากรพื้นฐานของบุคคลนั้นจะถูกแบ่งปันกับโมดูล HRIS อื่น ๆ เพื่อให้พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ต้องป้อนข้อมูลอีกครั้ง

กระบวนการอัตโนมัติและการทำให้เพรียวลม

HRIS มีองค์ประกอบพื้นฐานสามประการ ได้แก่ ข้อมูลพนักงานเงินเดือนและผลประโยชน์ สิ่งเหล่านี้แสดงถึงหน้าที่ทางธุรกิจหลักของแผนกทรัพยากรบุคคลขององค์กร HRIS ช่วยให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพซึ่งทำให้พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถทำงานโครงการและแก้ไขปัญหาได้อย่างอิสระ ตัวอย่างเช่นพนักงานใช้หมายเลขประจำตัวหรือ "รูด" บัตรประจำตัวพนักงานเพื่อเช็คอินทุกเช้าบนนาฬิกาเวลาอิเล็กทรอนิกส์ที่ถ่ายโอนข้อมูลไปยัง HRIS โดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ทำให้ไม่จำเป็นต้องให้พนักงานเงินเดือนป้อนชั่วโมงการทำงานของพนักงานด้วยตนเองจากบัตรลงเวลากระดาษลงในระบบบัญชีเงินเดือน

กระบวนการสมัครงานเป็นอีกตัวอย่างที่ดีของวิธีที่ HRIS สามารถลดต้นทุนได้ ในหลาย บริษัท ผู้สมัครงานผ่านทางอินเทอร์เน็ต ซึ่งหมายความว่าพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่จำเป็นต้องจัดการจัดเรียงและส่งต่อแอปพลิเคชันไปยังแผนกที่เหมาะสมอีกต่อไป

สนับสนุนการรายงานและการตัดสินใจ

เนื่องจากกระบวนการทรัพยากรบุคคลขั้นพื้นฐานเป็นไปโดยอัตโนมัติและข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่เชื่อมต่อกัน HRIS ทำให้กิจกรรมการรายงานและการสนับสนุนการตัดสินใจเป็นไปอย่างง่ายดาย ระบบส่วนใหญ่มีรายงานทรัพยากรบุคคลมาตรฐานที่หลากหลายซึ่งสามารถใช้ในการจัดการธุรกิจและวางแผนสำหรับอนาคตเช่นการชดเชยตามระยะเวลาการจ่ายเงินและปีถึงวันที่การลงทะเบียนผลประโยชน์และเวลาและการเข้าร่วมของพนักงาน ระบบ HR หลายระบบจะอนุญาตให้ผู้ใช้พัฒนารายงานเฉพาะกิจเพื่อวิเคราะห์ปัญหาเฉพาะหรือระบุแนวโน้มเพื่อช่วยในการจัดการในการวางแผนเชิงกลยุทธ์

การสนับสนุนการปฏิบัติตามกฎหมาย

ระบบเหล่านี้สร้างรายงานและเอกสารที่จำเป็นโดยหน่วยงานของรัฐและรัฐบาลกลางเช่น W-2 ค่าจ้างและคำชี้แจงภาษี, คณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน EEO-1 รายละเอียดและรายงานสรุปนายจ้างและรายงานการเจ็บป่วยและบาดเจ็บของกระทรวงแรงงาน (OSHA 301 รายงาน).

HRIS สามารถช่วยธุรกิจในการเจรจาข้อตกลงด้านแรงงานโดยการรวมข้อกำหนดของข้อตกลงไว้ในการดำเนินงานรายวันเช่นการติดตามอาวุโสเพื่อวัตถุประสงค์ในการส่งเสริมการปลดพนักงานและการจ่ายเงิน เทคโนโลยีสารสนเทศยังช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลในการตรวจสอบความคับข้องใจและปัญหาการปฏิบัติงานของพนักงาน

ลิงค์ HRIS

โปรแกรม HRIS จะช่วยให้การแบ่งปันข้อมูลและการรวมเข้ากับระบบธุรกิจที่จำเป็นอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของระบบเช่นการเงินและการจัดการห่วงโซ่อุปทาน นอกจากนี้บางระบบสามารถให้ลิงค์เครือข่ายกับผู้ให้บริการด้านประกันสุขภาพและผู้ดูแลกองทุนเพื่อการเกษียณ สิ่งนี้ช่วยให้นายจ้างและผู้ให้บริการประกันภัยหรือผู้ดูแลกองทุนสามารถแบ่งปันข้อมูลพนักงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

HRIS ยังเชื่อมโยงแผนกทรัพยากรบุคคลของ บริษัท กับผู้จัดการและพนักงาน การใช้อินทราเน็ต - เครือข่ายคอมพิวเตอร์ส่วนตัวที่ปลอดภัยซึ่ง บริษัท เป็นเจ้าของและดำเนินการ - พนักงานสามารถป้อนเวลาทำงานของพวกเขาลงทะเบียนในโปรแกรมผลประโยชน์หรือหลักสูตรการศึกษาต่อเนื่องและรับการสื่อสารจากแผนกทรัพยากรบุคคล