ฟังก์ชั่นการควบคุมเอกสารมีหน้าที่ในการจัดการการไหลของเอกสารและการจัดเก็บในองค์กรผ่านฟังก์ชั่นและกระบวนการต่าง ๆ เหล่านี้รวมถึงการดูแลรักษาไฟล์และการใช้ขั้นตอนการแจกจ่ายและแก้ไขที่เหมาะสมตามที่อธิบายไว้ที่ Siliconfareast.com
ระบบห้องสมุด
ฟังก์ชั่นการควบคุมเอกสารมีบทบาทในการบำรุงรักษากระบวนการห้องสมุดภายในอย่างเหมาะสมเพื่อให้การเข้าถึงบุคลากรที่เหมาะสมเกิดขึ้น แต่ยังคงเป็นที่รู้จักของเอกสารทางราชการตลอดเวลา
การจัดเก็บ / การยื่น
กิจกรรมสำคัญอีกอย่างของฟังก์ชั่นการควบคุมเอกสารคือการจัดเก็บเอกสารและการจัดเก็บเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงไฟล์ที่จำเป็นทั้งหมดได้อย่างเหมาะสม
การแก้ไข
ฟังก์ชั่นการควบคุมเอกสารมีหน้าที่รับผิดชอบเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารที่ได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการจะได้รับการแก้ไขในบริบทของกระบวนการและการอนุมัติที่เหมาะสมเท่านั้น สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับระบบเอกสาร (หรือโครงการ) คำขอเปลี่ยนแปลง (DCR) ที่ต้องมีลายเซ็นที่กำหนดไว้ก่อนที่เอกสารที่ได้รับอนุมัติก่อนหน้านี้จะมีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม
กระบวนการทำงาน
เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารยังทำกิจกรรมโดยมีเป้าหมายเพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพเช่นโดยการมอบหมายเอกสารให้กับเจ้าหน้าที่ธุรการหรือเลขานุการที่เหมาะสมสำหรับกิจกรรมเช่นการประมวลผลคำหรือการสแกน
การติดตาม
ฟังก์ชั่นการควบคุมเอกสารยังติดตามการผลิตเอกสารในเวลาที่เหมาะสมผ่านกระบวนการเวิร์กโฟลว์โดยรวมเช่นผ่านการใช้รายการอายุที่ระบุว่าเอกสารใช้เวลานานเกินไปในการผ่านกระบวนการเวิร์กโฟลว์
