บุคคลส่วนใหญ่ในธุรกิจส่งเอกสารเป็นเอกสารแนบเป็นประจำ อย่างไรก็ตามการสร้างโฟลเดอร์ที่ดีสำหรับการส่งไปรษณีย์ เป้าหมายของคุณในการเขียนเอกสารเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจคือการรวมข้อมูลที่บุคคลอื่นต้องการเป็นภาษามืออาชีพ นี่ไม่ได้หมายความว่าภาษาควรมีคิ้วสูงหรือคลุมเครือ หากผู้ที่จะอ่านเอกสารอาจไม่เข้าใจอย่างเต็มที่ให้พิจารณาสร้างหน้าข้อมูลสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยแยกต่างหากเพื่ออธิบายเอกสารหลัก
รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการสำหรับเอกสารของคุณ ให้ข้อมูลที่ชัดเจนในเอกสารด้วยขนาดตัวอักษรที่คนอื่นอ่านได้ง่าย ทดลองกับขนาดตัวอักษรและสไตล์การพิมพ์เพื่อสร้างความประทับใจที่ดี ถามคนที่คุณไว้วางใจให้ตรวจสอบเอกสารก่อนที่จะส่งออก
วางชื่อชื่อและแผนกของบุคคลที่จะได้รับเอกสาร รวมถึงชื่อของผู้แต่งเอกสารที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ พิมพ์ข้อมูลประเภทนี้ที่มุมขวาบนของหน้าปกหรือศูนย์ข้อมูลนี้ที่ด้านล่าง
เขียนบทสรุปผู้บริหารโดยระบุว่าข้อมูลใดเป็นเอกสาร ตัวอย่างเช่นระบุว่าเอกสารเป็นการเสนอราคาสำหรับงานที่ทำสัญญา จำกัด บทสรุปผู้บริหารให้เหลือครึ่งหน้าหรือน้อยกว่า เขียนหัวข้อนี้ราวกับว่าผู้อ่านไม่มีเงื่อนงำเกี่ยวกับข้อมูลใด ๆ ที่ให้ไว้ในเอกสาร ข้อมูลสรุปควรให้ข้อมูลที่บุคคลที่ได้รับเอกสารอาจต้องใช้ร่วมกับผู้อื่น
เสนอข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่คุณต้องการหารือโดยเริ่มจากข้อมูลที่สำคัญที่สุดก่อน ดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและพยายามเก็บไว้ในแต่ละย่อหน้า เอกสารทางธุรกิจมักจะกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อโดยใช้คำฟุ่มเฟือยมากเกินไป สร้างหัวเรื่องย่อยเพื่อนำเสนอข้อมูลในแบบที่น่าสนใจยิ่งขึ้น
วาดภาพด้วยคำพูดของคุณ ช่วยให้ผู้อ่านเห็นภาพจุดที่คุณพยายามทำโดยใช้ภาษาที่อธิบายสิ่งที่ต้องเกิดขึ้น
การเตือน
เขียนเอกสารธุรกิจใด ๆ เกี่ยวกับระดับการศึกษาของผู้อ่าน หากคุณวางแผนที่จะจ้าง บริษัท ขุดเพื่อขนดินจากสถานที่ก่อสร้างใช้ภาษาที่ บริษัท ใช้ในการดำเนินงานประจำวันไม่ใช่คำอธิบายทางวิทยาศาสตร์
