รายงานการประชุมเป็นบันทึกข้อมูลสำคัญทั้งหมดที่กล่าวถึงและการตัดสินใจใด ๆ ระหว่างการประชุมทางธุรกิจ โดยปกติผู้จดบันทึกนาทีที่กำหนดจะบันทึกการประชุมไว้บนกระดาษหรือแล็ปท็อป รายงานการประชุมรับรองว่าไม่มีการพูดถึงความสำคัญในการประชุม แต่อย่างใดและป้องกันความไม่เห็นด้วยในอนาคตเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้เข้าร่วมพูด รายงานการประชุมยังเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณบันทึกทุกอย่างอย่างถูกต้องโดยปฏิบัติตามแนวทางการประชุมไม่กี่นาที
รวบรวมข้อมูลจากโฮสต์เช่นชื่อของผู้เข้าร่วมทั้งหมดวัตถุประสงค์ของการประชุมและระเบียบวาระการประชุมก่อนเริ่มการประชุม สิ่งนี้จะช่วยให้คุณทำตามในการอภิปราย คุณสามารถจดจ่อกับการทำดีกว่านี้ได้หากคุณไม่ใช่ผู้มีส่วนร่วมสำคัญในการประชุม ยืนยันบทบาทของคุณกับโฮสต์หากคุณไม่แน่ใจ
ฟังอย่างระมัดระวังทันทีที่การประชุมเริ่มต้นขึ้น หลีกเลี่ยงการนำสิ่งรบกวนเช่นโทรศัพท์มือถือหรือถ้าคุณนำแล็ปท็อปมาเช็คอีเมลหรือท่องอินเทอร์เน็ต จดจ่อกับการสนทนาในมือ
บันทึกเฉพาะประเด็นหลัก การจดบันทึกทุกรายละเอียดเป็นไปไม่ได้และไม่จำเป็น ตัดสินใจสิ่งที่สำคัญโดยพิจารณาจากวัตถุประสงค์ของการประชุม บันทึกความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะที่เปล่งออกมาปัญหาไม่เห็นด้วยและถึงการตัดสินใจ
แปลความหมายเมื่อเป็นไปได้ ไม่จำเป็นต้องเขียนประโยคต่อคำและใช้เวลานานเกินไป การถอดความแสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจสิ่งที่ผู้เข้าร่วมอภิปราย
กำหนดหมายเลขหน้าของคุณหากเขียนด้วยปากกาและกระดาษเพื่อหลีกเลี่ยงการมั่วกระดาษ
ถามคำถามเมื่อจำเป็น อย่ากลัวที่จะหยุดหรือระงับการประชุมหากคุณต้องการตรวจสอบสิ่งที่มีคนพูด
ถามคำถามทันทีหลังการประชุมในขณะที่ข้อมูลยังคงสดอยู่ในใจของคุณหากคุณต้องการชี้แจงปัญหาที่ซับซ้อนเกินกว่าที่จะนำมาใช้ในระหว่างการประชุม
เขียนอย่างเป็นกลางที่สุด ในฐานะคนรับนาทีบทบาทของคุณไม่ได้ให้ความเห็นหรือการอภิปรายเซ็นเซอร์ แต่ให้สรุปสิ่งที่พูดอย่างเป็นกลาง
ตรวจสอบบันทึกย่อของคุณเพื่อตรวจการสะกดเครื่องหมายวรรคตอนและความชัดเจนเมื่อตรวจสอบในภายหลัง พิมพ์สำเนาที่ดีก่อนแจกจ่ายนาทีให้กับบุคคลที่จำเป็น
