การอนุญาตให้พนักงานซื้อโดยไม่มีแนวทางในสถานที่สามารถเพิ่มต้นทุนและลดผลกำไร การจัดซื้ออย่างชาญฉลาดเริ่มต้นด้วยการซื้อในปริมาณที่เหมาะสมและคุณภาพของสินค้าในราคาที่ดีที่สุดจากนั้นสร้างขั้นตอนที่ช่วยให้การตรวจสอบกระบวนการจัดซื้อ การใช้งบประมาณและการสร้างกระบวนการตรวจสอบมาตรฐานสามารถเปิดเผยแนวโน้มของตลาดเพื่อใช้ประโยชน์จากและโครงสร้างราคาที่อาจถูกมองข้าม
การจัดเตรียม
เขียนรายการโดยสรุปวัสดุและรายการทั้งหมดที่ธุรกิจจำเป็นต้องซื้อ จัดกลุ่มรายการที่คล้ายกันเข้าด้วยกันและให้หัวเรื่องที่เหมาะสมแก่แต่ละกลุ่ม ตัวอย่างเช่นรายการต่างๆเช่นปากกาแผ่นรองกฎหมายและกระดาษถ่ายเอกสารล้วนอยู่ภายใต้หัวข้อ "เครื่องใช้สำนักงาน" กาแฟชาถ้วยและช้อนพลาสติกอาจมีการระบุไว้ภายใต้ "อุปกรณ์ครัว" รายการต่างๆเช่นแฟ้มยึดประสานดีวีดีและกล่องดีวีดีอาจอยู่ภายใต้หัวข้อ "บรรจุภัณฑ์"
ระบุแผนกหรือพื้นที่ทั้งหมดใน บริษัท ที่จะทำการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลืองและจัดทำเอกสารกลุ่มของแต่ละรายการที่จะทำการซื้อ ตัวอย่างเช่นฝ่ายการตลาดอาจซื้อจากหัวข้อ "บรรจุภัณฑ์" และ "เครื่องใช้สำนักงาน" เจ้าหน้าที่ธุรการอาจเป็นคนเดียวที่ซื้อ "เครื่องใช้ในครัว" แต่จะซื้อ "เครื่องใช้สำนักงาน" ด้วย
วางแผนงบประมาณการจัดซื้อสำหรับแต่ละแผนกโดยใช้งบประมาณรายปีของ บริษัท เป็นจุดเริ่มต้น กำหนดงบประมาณรายเดือนสำหรับการซื้อของแต่ละแผนกซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการมีส่วนร่วมของหัวหน้าแผนกแต่ละฝ่ายเพื่อขออนุมัติขั้นสุดท้าย
รวบรวมข้อมูลผู้ขายเช่นชื่อ บริษัท ที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์ผู้ติดต่อและหมายเลขบัญชี บริษัท ของคุณ เชื่อมโยงแต่ละรายการที่กำลังซื้อกับผู้จัดจำหน่ายเฉพาะหรือผู้ขาย ก็ควรที่จะมีรายชื่อผู้จัดจำหน่ายสำหรับแต่ละรายการที่มีความลึกสามระดับเพื่อที่ว่าหากผู้ขายที่ต้องการหมดสต็อกจะมีผู้ค้าสำรองที่จะไป การมีผู้ขายมากกว่าหนึ่งรายเพื่อป้องกันการสั่งซื้อล่าช้า นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในธุรกิจที่ต้องสั่งซื้อและรับชิ้นส่วนหรือรายการอื่น ๆ ในเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้ทันตามกำหนดเวลา
สร้างความสัมพันธ์กับผู้ขายเพื่อเจรจาลดราคาและจัดการคำสั่งซื้อพิเศษ ตัวแทนขายที่ได้รับการแต่งตั้งภายใน บริษัท ผู้ขายสามารถรองรับและเร่งคำสั่งฉุกเฉินหรือเวลาการผลิตสั้น
เขียนขั้นตอน
เขียนกระบวนการทีละขั้นตอนเพื่อให้แต่ละแผนกปฏิบัติตามเมื่อทำการซื้อ พิจารณาว่าจะมีการร้องขอสั่งซื้ออนุมัติสั่งซื้อจัดส่งและชำระเงินอย่างไร พิจารณาการจัดซื้อหมวกสำหรับพนักงานและพนักงานในระดับต่างๆ รวมถึงขั้นตอนสำหรับการซื้อแบบ Ad-hoc ตัวเลือกการชำระเงินและการซื้อที่อาจต้องการการตอบสนองจากแผนกอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นการซื้อคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่โดยฝ่ายบริหารจะต้องมีการมีส่วนร่วมและการป้อนข้อมูลของแผนกไอทีเพื่อซื้อรายการติดตั้งเช่นสายเคเบิลโมเด็มและเราเตอร์
กำหนดกระบวนการทีละขั้นตอนสำหรับการจัดการงานเอกสารในกระบวนการจัดซื้อ อาจจำเป็นต้องมีกระบวนการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษเป็นหลักทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจ
ออกแบบแบบฟอร์มที่จำเป็นสำหรับการซื้อหรือซื้อแบบฟอร์มข้อตกลงมาตรฐานจากผู้จำหน่ายอุปกรณ์สำนักงาน แบบฟอร์มอาจรวมถึงแบบฟอร์มคำขอซื้อพร้อมด้วยห้องเพื่อขออนุมัติแบบฟอร์มสั่งซื้อที่จะส่งไปยังผู้ขายแบบฟอร์มสำหรับรับสินค้าในคลังสินค้าหลักและอีกแบบหนึ่งที่รับรู้การส่งมอบไปยังแผนกที่ร้องขอ
ออกแบบกระบวนการสำหรับการจัดการข้อร้องเรียนและความรับผิดชอบตรวจสอบความสัมพันธ์ของซัพพลายเออร์และโครงสร้างส่วนลดการตรวจสอบงบประมาณการจัดซื้อและการตรวจสอบและปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อ การปรับเปลี่ยนและปรับเปลี่ยนกระบวนการจัดซื้อสามารถสร้างผลตอบแทนที่ดีกว่าหากเข้าหาแบบมีระเบียบ การตรวจสอบรายไตรมาสและประจำปีสามารถเพิ่มบรรทัดล่างของ บริษัท
สร้างคู่มือขั้นตอนการจัดซื้อที่แสดงคำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อให้พนักงานปฏิบัติตาม คู่มือควรมีขั้นตอนที่ชัดเจนที่พนักงานแต่ละคนจะต้องปฏิบัติตามเพื่อขออนุมัติและวางคำสั่งซื้อ ควรระบุผู้ที่จะจัดการกระบวนการและได้รับอนุญาตให้อนุมัติการซื้อรวมถึงรายชื่อผู้จำหน่ายที่ได้รับอนุมัติและรายการแบบฟอร์มที่แสดงตำแหน่งทางกายภาพของแบบฟอร์มหรือที่อยู่ในเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของ บริษัท
