เป็นตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าที่ดีได้อย่างไร

ตัวแทนบริการลูกค้ามีงานทำในเกือบทุกอุตสาหกรรม พวกเขาทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานระหว่าง บริษัท หรือองค์กรที่พวกเขาทำงานและลูกค้าของพวกเขา ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าทำงานทางโทรศัพท์จดหมายหรืออินเทอร์เน็ตเพื่อตอบข้อซักถามจัดหาข้อมูลจัดการข้อร้องเรียนแนะนำแนวทางปรับหรือปรับปรุงบัญชีและพยายามแก้ไขปัญหา อาจมีความเชี่ยวชาญในด้านใดด้านหนึ่งเช่นการเรียกเก็บเงินหรือการสนับสนุนทางเทคนิค หน้าที่ของตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้านั้นแตกต่างกันไปตามลักษณะของนายจ้าง เนื่องจากการบริการลูกค้ามีผลต่อชื่อเสียงและผลกำไรของธุรกิจจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ตัวแทนบริการลูกค้าจะต้องใช้วิธีปฏิบัติที่เป็นที่รู้จักดีที่สุดเพื่อให้ลูกค้าพึงพอใจมีความสุขและกลับมาอีก

ตอบคำขอของลูกค้าหรือสอบถามข้อมูลได้ทันที หากมีการโทรออกให้ตอบรับโดยเร็วที่สุดหรือโทรซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าได้รับความช่วยเหลือที่พวกเขาต้องการในเวลาที่เหมาะสม

แสดงคำทักทายที่เป็นมิตรและสร้างความประทับใจแรกให้กับลูกค้า ใช้ชื่อลูกค้าเมื่อเหมาะสมเพื่อช่วยให้แน่ใจว่าได้รับประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัว ปฏิบัติต่อลูกค้าอย่างเป็นธรรมสุภาพและให้เกียรติ สุภาพและยิ้มแย้ม

ฟังอย่างระมัดระวังและสุภาพต่อคำขอของลูกค้าปัญหาหรือคำถาม อนุญาตให้ลูกค้าระบายแบ่งปันข้อมูลหรือถามคำถามได้มากเท่าที่เขาต้องการ

ขอแสดงความนับถือขอโทษและรับทราบปัญหาเมื่อมีความจำเป็น ทำความเข้าใจกับสิ่งที่ลูกค้าต้องการและกำหนดแผนการดำเนินการ ถามคำถามปลายเปิดเพื่อช่วยกำหนดสิ่งที่ลูกค้าต้องการ

แก้ไขสถานการณ์หรือตอบคำถามในเวลาที่เหมาะสม หากเกิดปัญหาที่คุณไม่สามารถแก้ไขหรือไม่ทราบคำตอบให้ขอความช่วยเหลือจากตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้ารายอื่นหรือหัวหน้างาน ใช้เครื่องมือที่จัดทำโดยฝ่ายจัดการเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า อาจมีการคืนเงินทดแทนความช่วยเหลือพิเศษหรือของขวัญ ปัญหาทั้งหมดไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยการคืนเงิน เสนอทางเลือกอื่นหากการแก้ปัญหาไม่เป็นที่พอใจของลูกค้า

เสนอบริการหรือความช่วยเหลืออย่างต่อเนื่อง หลังจากแก้ไขปัญหาแล้วให้ลูกค้าทราบว่าแผนกของคุณพร้อมให้ความช่วยเหลือหรือความเชี่ยวชาญอย่างต่อเนื่อง

ติดตามด้วยปัญหาหรือการเรียกร้องทันที รักษาสัญญาติดตามความคืบหน้าของการแก้ไขปัญหาหลายขั้นตอนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าปัญหาได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์

มอบคำทักทายให้ลูกค้าอย่างเป็นกันเอง สร้างหน่วยความจำในเชิงบวกและยั่งยืนเพื่อให้ลูกค้าต้องการกลับหรือใช้บริการของ บริษัท อีกครั้ง

เคล็ดลับ

• มีความรู้เกี่ยวกับธุรกิจหรือผลิตภัณฑ์เท่าที่คุณจะทำได้ การทำความเข้าใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการและวิธีการทำงานเป็นสิ่งสำคัญเมื่อช่วยเหลือลูกค้าและตอบคำถาม

การเตือน

แจ้งให้ลูกค้าทราบ หากไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ในทันทีให้ลูกค้าทราบ ให้ข้อมูลที่จะเอาใจลูกค้าที่ไม่พอใจ อย่าสัญญาผลลัพธ์ที่เป็นไปไม่ได้