การเขียนรายงานโครงการอาจเป็นงานที่น่ากังวลหากคุณไม่ได้เริ่มต้นด้วยแผนขององค์กร รายงานโครงการโดยทั่วไปมีองค์ประกอบพื้นฐานเดียวกันกับที่ให้ข้อมูลแก่ผู้อ่านเกี่ยวกับเป้าหมายแผนงานงบประมาณและผลลัพธ์ ด้วยการใช้เทคนิคการเขียนรายงานขั้นพื้นฐานบางอย่างคุณสามารถสร้างเอกสารโครงการที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะแสดงถึงเพื่อนที่คุณจัดระเบียบและสามารถส่งข้อมูลที่สำคัญ
กำหนดประเภทของรายงานโครงการที่คุณจะเขียน รายงานโครงการทั่วไปประกอบด้วยข้อเสนอขอบเขตของคำแนะนำการทำงานการอัพเดทสถานะการวิเคราะห์ความแปรปรวนและการทบทวนขั้นสุดท้ายและคำแนะนำ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถส่งข้อมูลที่แน่นอนของสมาชิกในทีมหัวหน้างานหรือผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ ที่คุณต้องการ
เขียนโครงร่างสำหรับรายงานของคุณ รวมหน้าปกหน้าเนื้อหาบทสรุปผู้บริหารเนื้อหาหลักและภาคผนวก ตัดสินใจเลือกหมวดหมู่ของข้อมูลที่คุณต้องการ ขึ้นอยู่กับประเภทของรายงานที่คุณเขียนซึ่งอาจรวมถึงเป้าหมายวิธีการโครงการพนักงานทรัพยากรที่จำเป็นระยะเวลาเกณฑ์มาตรฐานความสำเร็จงบประมาณความแปรปรวนการส่งมอบกำหนดเวลาผลลัพธ์และข้อเสนอแนะ
รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการทำแต่ละส่วนให้สมบูรณ์ สิ่งนี้อาจต้องมีการสัมภาษณ์กับบุคคลที่ร้องขอโครงการพนักงานที่ทำงานในโครงการและผู้มีส่วนได้เสียที่เป็นเป้าหมายของโครงการเช่นลูกค้าพนักงานภายในหรือผู้ขายและซัพพลายเออร์ รับข้อมูลประวัติเช่นยอดขายก่อนหน้างบประมาณระดับการมีส่วนร่วมและข้อมูลประชากร
เขียนร่างแรกของบทสรุปผู้บริหารซึ่งเป็นภาพรวมโดยย่อของรายงาน ซึ่งควรรวมถึงเหตุผลที่ผู้อ่านได้รับรายงานไฮไลท์พื้นฐานของรายงานและคำแนะนำ อย่ารวมรายละเอียดปลีกย่อยไว้ในบทสรุปผู้บริหารซึ่งมักจะเป็นภาพรวมครึ่งหน้า ให้รายละเอียดและการสนับสนุนในเนื้อหาของรายงานโครงการ
เขียนแต่ละส่วนของรายงานโดยใช้ข้อมูลและการสัมภาษณ์ของคุณ จัดระเบียบส่วนต่างๆโดยใช้ลำดับตรรกะ ตัวอย่างเช่นอย่าเริ่มต้นด้วยงบประมาณจนกว่าคุณจะได้อธิบายส่วนประกอบที่จำเป็นสำหรับโครงการ วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการอธิบายค่าใช้จ่ายแต่ละรายการและสาเหตุที่จำเป็นต้องใช้สองครั้ง อย่าแสดงรายชื่อพนักงานที่ทำงานในโครงการจนกว่าคุณจะได้ระบุองค์ประกอบของโครงการ สำหรับส่วนความแปรปรวนให้รวมผลลัพธ์ต้นฉบับที่ยกเว้นแล้วผลลัพธ์จริง
จัดทำรายงานโดยสรุปและข้อเสนอแนะโดยอิงตามข้อค้นพบของคุณ ใช้ข้อมูลเพื่อสนับสนุนข้อสรุปและคำแนะนำของคุณ อ้างอิงผู้อ่านถึงภาคผนวกของเอกสารของคุณซึ่งจะรวมถึงข้อมูลการสนับสนุนอย่างละเอียดเช่นงบประมาณรายละเอียดกราฟแผนภูมิและข้อมูลทางเทคนิคอื่น ๆ
ตรวจสอบบทสรุปผู้บริหารของคุณเพื่อตรวจสอบว่าการสรุปเริ่มต้นใด ๆ ของคุณควรมีการเปลี่ยนแปลงตามข้อมูลที่คุณค้นพบในขณะที่เขียนรายงานของคุณ เขียนบทสรุปผู้บริหารฉบับสุดท้าย
รวบรวมข้อมูลในภาคผนวกของคุณและวางไว้ตามลำดับข้อมูลที่ปรากฏในรายงานของคุณ กลับไปที่รายงานของคุณและใส่เชิงอรรถหรือหมายเลขหน้าเพื่อนำผู้อ่านไปยังข้อมูลภาคผนวก
