ฤดูกาลความคาดหวังในการบริการตลอด 24 ชั่วโมงและความสามารถในการปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาทำให้ขั้นตอนการทำงานที่เป็นระเบียบมีความสำคัญต่อการดำเนินงานของโรงแรมอย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่ากิจกรรมการทำงานจะมีการไหลลื่นในบางครั้ง แต่ในช่วงเวลาที่ยุ่งกิจกรรมเหล่านี้อาจทับซ้อนกัน สิ่งนี้ทำให้ระบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นส่วนสำคัญของกฎเส้นทางและบทบาทที่เข้าสู่กระบวนการทำงานของโรงแรม
วางแผนเวิร์กโฟลว์
สร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์แนวตั้งที่ระบุแต่ละแผนกหรือพื้นที่และแสดงลำดับของงานโดยใช้กล่องข้อความการเชื่อมต่อลูกศรและหมายเลขเพื่อระบุทิศทางของเวิร์กโฟลว์ สำหรับโรงแรมขนาดเล็กสิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงลูกค้าแผนกต้อนรับและแผนกแม่บ้าน ตัวอย่างเช่นแผนภาพจะหยุดการจองห้องพักในแต่ละขั้นตอนขององค์ประกอบ: แขกทำการจองได้รับการยืนยันและมาถึงที่แผนกต้อนรับซึ่งพนักงานแผนกต้อนรับส่วนหน้าดำเนินการเช็คอิน เมื่อแขกเช็คเอาต์แผนกต้อนรับจะดำเนินการชำระเงินและแจ้งให้ทราบถึงการดูแลทำความสะอาด
วิเคราะห์งาน
ในสภาพแวดล้อมการทำงานของโรงแรมมีหลายครั้งที่งานและความรับผิดชอบต้องทับซ้อนกัน ใช้แผนภาพเวิร์กโฟลว์เป็นข้อมูลอ้างอิงในการวิเคราะห์งานที่ทำในแต่ละกะเพื่อคาดการณ์ความต้องการพนักงาน ตัวอย่างเช่นพนักงานแผนกต้อนรับส่วนหน้าคนที่สามอาจสามารถจัดการงานทำความสะอาดเล็กน้อยและงานธุรการเพิ่มเติมเช่นการอัพเดทฐานข้อมูลการจองหรือการตอบอีเมล สิ่งนี้อาจลดความจำเป็นในการกำหนดตารางเวลาการดูแลทำความสะอาดข้ามคืนและเวลาว่างสำหรับพนักงานที่ทำงานกะครั้งแรกและครั้งที่สอง
การจัดตารางพนักงาน
ทั้งกำหนดเวลาของพนักงานและกำหนดเวลางานต้องมีความยืดหยุ่น ตัวอย่างเช่นหากเวลาเช็คอินปกติของคุณคือเที่ยงแม่บ้านต้องมีห้องพักที่สะอาดและพร้อมในเวลานั้น อย่างไรก็ตามคุณจะต้องปรับตารางเวลาหรือจ้างพนักงานชั่วคราวในช่วงเวลาที่ยุ่ง เช่นเดียวกับพนักงานแผนกต้อนรับส่วนหน้า หากปกติคุณกำหนดเวลาคนสองคนในระหว่างวันและหนึ่งคนข้ามคืนคุณอาจต้องปรับตารางการทำงาน - บางครั้งมีการแจ้งล่วงหน้าเล็กน้อย - เพื่อให้ความคุ้มครองที่ทับซ้อนกันในช่วงเวลาที่ยุ่ง
การวางแผนการสื่อสาร
แผนการสื่อสารที่ดีมีความสำคัญต่อกระบวนการทำงานของโรงแรม ตรวจสอบแผนภาพเวิร์กโฟลว์และระบุจุดการสื่อสารที่สำคัญ ตัวอย่างเช่นการประชุมเปลี่ยนกะขั้นตอนการโทรกรณีฉุกเฉินในการดูแลทำความสะอาดและขั้นตอนสำหรับการอัพเดตการซื้อโดยบังเอิญที่แขกทำระหว่างการเข้าพัก ตัวอย่างเช่นพนักงานทำความสะอาดต้องแจ้งแผนกต้อนรับเมื่อแขกนำสิ่งของออกจากตู้เย็นของห้อง รวมถึงขั้นตอนการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดถูกมองข้าม สิ่งนี้อาจต้องซื้ออุปกรณ์เพิ่มเติมเช่นวิทยุสองทางหรือโทรศัพท์มือถือสำหรับพนักงานที่โทร
