วิธีการเขียนจดหมายระดับมืออาชีพสำหรับการเปลี่ยนแปลงนโยบาย

ตัวอักษรการเปลี่ยนแปลงนโยบายเป็นการยากที่จะเขียนเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงมักจะไม่สนับสนุนลูกค้าหรือพนักงานแม้ว่าจะมีความจำเป็นก็ตาม ตัวอักษรที่เปลี่ยนแปลงนโยบายเช่นตัวอักษรใด ๆ ที่สื่อข่าวเชิงลบจำเป็นต้องมีการเตรียมการและการพิจารณาอย่างรอบคอบ หากคุณเขียนจดหมายอย่างระมัดระวังจะสามารถอธิบายเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงและยังคงรักษาความนิยมของลูกค้าหรือพนักงาน

ใช้หัวจดหมาย บริษัท ของคุณ เนื่องจากจดหมายฉบับนี้เป็นการแจ้งเตือนทางกฎหมายเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนโยบายจึงควรมีลักษณะเป็นทางการและเป็นทางการ

พิมพ์วันที่เต็ม ข้ามพื้นที่บรรทัด

พิมพ์ชื่อองค์กรและที่อยู่ผู้รับ หากจดหมายฉบับนี้เป็นการส่งจดหมายจำนวนมากไปยังพนักงานทุกคนหรือลูกค้าทั้งหมดคุณอาจละเว้นชื่อและที่อยู่หรือใช้คุณสมบัติจดหมายเวียนในโปรแกรมประมวลผลคำของคุณเพื่อแทรกชื่อและที่อยู่สำหรับจดหมายแต่ละฉบับโดยอัตโนมัติ ข้ามพื้นที่บรรทัดอื่น

พิมพ์ "Dear Mr./Ms. (ชื่อ)" ตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ หากนี่คือจดหมายจำนวนมากให้ใช้คำทักทายทั่วไปเช่น "Dear Valued Customer" หรือ "Dear Employee" แทน ข้ามพื้นที่บรรทัดอื่น

เริ่มต้นจดหมายโดยอธิบายปัญหาที่นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงนโยบาย ใช้ข้อเท็จจริงหรือสถิติใด ๆ ที่จะช่วยโน้มน้าวผู้รับ พูดคุยปัญหาก่อนเสมอในข้อความที่เป็นลบ - หากผู้รับเข้าใจปัญหาเธอจะมีแนวโน้มที่จะยอมรับวิธีแก้ปัญหาของคุณมากกว่า

อธิบายการเปลี่ยนแปลงนโยบายในภาษาที่ชัดเจนและชัดเจน อธิบายเมื่อนโยบายใหม่มีผลบังคับใช้ผลที่ตามมาของการไม่ปฏิบัติตามนโยบายและรายละเอียดใด ๆ ที่พนักงานหรือลูกค้าจะต้องดำเนินการเปลี่ยนแปลง

ขอบคุณลูกค้าหรือพนักงานสำหรับเวลาและความร่วมมือของเธอ ให้ข้อมูลติดต่อเพื่อให้เธอใช้หากเธอมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับนโยบาย

พิมพ์ "ขอแสดงความนับถือ" และข้ามช่องว่างสามบรรทัด พิมพ์ชื่อและชื่อเต็มของคุณ เซ็นชื่อของคุณเหนือชื่อที่คุณพิมพ์

ทำสำเนาจดหมายสำหรับบันทึกของคุณและให้สำเนาอื่นสำหรับแผนกกฎหมายของคุณ ส่งจดหมายต้นฉบับ หากการเปลี่ยนแปลงนโยบายมีความสำคัญหรือเป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงทางกฎหมายให้ส่งจดหมายทางไปรษณีย์ที่ผ่านการรับรองเพื่อที่คุณจะได้รับบันทึกเมื่อผู้รับแต่ละคนได้รับจดหมายของพวกเขา