ขั้นตอนในการสั่งซื้อสินค้าและกระบวนการจัดซื้อ

บริษัท ที่ขายสินค้าหรือต้องการของใช้เป็นประจำจะต้องมีหน่วยจัดซื้อหรือจุดติดต่อ บุคคลที่รับผิดชอบกระบวนการนี้เรียกว่าตัวแทนการจัดซื้อ ก่อนสั่งซื้อสินค้าคงคลังสำหรับธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเข้าใจพื้นฐานของกระบวนการสั่งซื้อและการจัดซื้อ

การประเมินผล

หนึ่งในขั้นตอนแรกของการสั่งซื้อและการจัดซื้อสินค้าคงคลังคือการประเมินรายการที่ บริษัท อาจซื้อ ผู้ซื้อที่ชาญฉลาดนั้นกังวลเกี่ยวกับคุณภาพเมื่อพูดถึงความต้องการสินค้าคงคลัง เขารับผิดชอบในการทำให้แน่ใจว่า บริษัท จะไม่ได้รับผลิตภัณฑ์ที่ทำมาไม่ดีหรือวัตถุดิบที่ไม่ถูกต้อง ดังนั้นผู้ซื้อจึงมักสั่งวัสดุตัวอย่างผลิตภัณฑ์และวัสดุสิ้นเปลืองเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีคุณภาพตามมาตรฐานของ บริษัท

สร้างข้อตกลง

เมื่อตัวแทนจัดซื้อตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการและผลิตภัณฑ์ที่ต้องการขั้นตอนต่อไปคือการเจรจาข้อตกลงการขาย ในข้อตกลงการขายผู้ซื้อและผู้จัดจำหน่ายตกลงส่วนลดราคาสำหรับสินค้าคงคลังและเงื่อนไขการชำระเงิน ตัวอย่างเช่น "net 30" หมายถึงการชำระเงินที่ครบกำหนด 30 วันหลังจากวันที่ในใบแจ้งหนี้ ข้อตกลงนี้ยังแสดงเงื่อนไขและกฎสำหรับผลตอบแทนการแลกเปลี่ยนและการชำระเงินสำหรับค่าขนส่ง

ส่งใบสั่งซื้อ

ขั้นตอนต่อไปคือให้ผู้ซื้อส่งคำสั่งซื้อผู้จัดจำหน่ายผู้ค้าส่งหรือผู้ผลิต คำสั่งซื้อเป็นข้อผูกพันในการซื้อสินค้าตราบใดที่ผู้รับมอบ ใบสั่งซื้อจะแสดงรายการที่แน่นอนที่ผู้ซื้อต้องการสำหรับสินค้าคงคลังและที่อยู่สำหรับการจัดส่ง นอกจากนี้ยังแสดงหมายเลขใบสั่งซื้อหมายเลขบัญชี (มอบหมายโดยผู้จัดจำหน่ายหรือผู้ผลิต) และสรุปเงื่อนไขที่ทั้งสองฝ่ายตกลงกัน

จ่ายใบแจ้งหนี้

บริษัท จัดจำหน่ายได้รับและดำเนินการตามคำสั่งซื้อของผู้ซื้อ หลังจากจัดส่งสินค้าไปยังผู้ซื้อผู้จัดจำหน่ายจะออกใบแจ้งหนี้เพื่อขอชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยหมายเลขคำสั่งซื้อหมายเลขบัญชีที่อยู่ของผู้ซื้อรายละเอียดของสินค้าที่จัดส่งและจำนวนเงินที่ครบกำหนด ใบแจ้งหนี้ยังแสดงวันที่ออกและเงื่อนไข (เช่น 30 สุทธิภายใน 30 วัน) เพื่อให้ผู้ซื้อสามารถส่งการชำระเงินตรงเวลา